Весомый вклад в прибыльность ресторана вносит бухгалтер-калькулятор, ведущий складской учёт. Благодаря его работе управляющий может контролировать расход продуктов, сравнивать поставщиков, анализировать наценку и пресекать воровство.
Большая часть рабочего времени бухгалтера-калькулятора уходит на ввод первичной документации. Чтобы сформировать одну накладную, требуется от 5 до 15 минут. А сколько таких накладных в день может быть в большом ресторане! При такой нагрузке возрастает риск ошибок, большинство из которых происходит именно при внесении документов. Сотрудник может указать неверное количество, выбрать неправильную единицу измерения или перепутать цену. В результате учет ведется неверно, и на его данные полагаться нельзя.
Автоматизация документооборота позволяет избежать подобных ошибок, сэкономить время на работу с накладными и облегчить труд бухгалтерии. StoreHouse 5, складской модуль кассы r_keeper, предлагает несколько решений, которые оптимизируют внесение приходных накладных: шаблоны документов, прейскуранты, ввод накладных через FoodFactory и Терминал сбора данных.
В статье мы рассмотрим, как без дополнительных усилий и затрат автоматизировать ввод около половины поставок в ресторане, в том числе алкоголя и товаров животного происхождения (мяса, рыбы, морепродуктов, молока, сыра, колбасы т. д.).
StoreHouse 5 интегрируется с обязательными системами государственного учета ЕГАИС (учет алкоголя) и Меркурий (учет товаров животного происхождения). Работая с государственными системами через StoreHouse 5, пользователи могут в соответствии с законом подтверждать поставки алкоголя и гасить ВСД для поднадзорных ветеринарному контролю товаров.
Помимо этого, StoreHouse 5 может автоматически формировать приходные накладные на основании электронных накладных от поставщиков. Для этого при первой поставке потребуется сопоставить контрагентов и номенклатуры двух систем. Теперь ответственный сотрудник будет сверять информацию из электронной накладной с фактически пришедшим товаром и подтверждать поставку, а на основании электронных данных в складской учет автоматически будет добавляться накладная со всеми товарами, единицами измерения и ценами. Таким образом, накладные на мясо, колбасу, молоко, сливочное масло, сыр, яйца, мед, мороженое, рыбу, морепродукты, а также пиво и крепкий алкоголь больше не нужно вносить в систему вручную.
Автоматическое формирование приходных накладных из системы ЕГАИС позволяет быстрее составлять алкогольные декларации. Накладные, созданные на основании документов поставщиков, уже содержат все данные для формирования декларации: код вида продукции, производителей и импортеров алкоголя.
Работа со StoreHouse 5 не требует специального обучения, а простая и понятная интеграция с системами ЕГАИС и Меркурий позволяет:
- подтверждать накладные в один клик;
- автоматизировать документооборот для значительной части продуктов, приходящих в ресторан;
- повысить скорость обработки поставок продуктов;
- уменьшить нагрузку на бухгалтера-калькулятора и избежать ошибок.