Одной из наиболее трудоемких составляющих в ведении бухгалтерского учета является внесение закрывающих документов от поставщиков (в просторечии именуемых «первичкой»). Это в частности акты оказанных услуг, товарные накладные, УПД (универсальные передаточные документы), счета-фактуры и многие другие, а также ряд более узко ориентированных документов, например, формы КС в строительной сфере. Все эти «оправдательные документы» критически важны как для бухгалтерии и налогового учета (в части принимаемых к учету расходов), так и для сотрудников, занятых продажей, поскольку даже при фактическом наличии товара (или его комплектующих и/или полуфабрикатов) без их внесения в базу (будь то 1С или аналог) ПО зачастую не позволяет произвести реализацию товара покупателю. Бывают и исключения, когда, например, в базе отключен контроль учета отрицательного остатка. Однако это имеет и свои риски в учетных ошибках, пересортице и возникновению неточностей в реальных складских остатках.
Чем больше объемы продаж или производства, тем больше требуется для этого документации. Если, например, прибор собирается из нескольких десятков деталей, которые приходят от разных поставщиков и при этом различными отгрузками, то для правильного расчета себестоимости одной продажи приходится вносить в учет большое количество закрывающих документов. Таким же сложным может быть и процесс «формирования» единицы товара в сфере услуг, например, в общепите, где на изготовление одного продукта порой нужны ингредиенты от разных поставщиков/изготовителей. И если для повара на кухне салат – это всего лишь одно блюдо, то для бухгалтера это может быть несколько разных документов, необходимых для «комплектации единицы готовой продукции», без которых неверно формируется себестоимость, что может привести либо к занижению налоговой базы (смертный грех в глазах фискального ведомства), либо к завышению (непростительно уже для собственников бизнеса).
В компаниях, относящихся к сфере малого и среднего бизнеса, эти вопросы, как правило, целиком ложатся на измученные плечи бухгалтерии, которая справляется по мере своих сил и возможностей, порой резко не укладываясь в сроки по внесению всей первичной документации. Бывает, что документы проводят менеджеры по закупкам, чьи данные потом правит бухгалтерия на предмет верных счетов учета. Так или иначе, процесс этот занимает много времени и трудозатрат, не исключая при этом ошибок из-за человеческого фактора.
Подобно тому, как вопрос своевременного обмена документами и избавления от хранения гор макулатуры решается через ЭДО и электронно-цифровые подписи, так и для решения проблемы внесения накладных из десятков (а иногда и сотен) позиций решается с помощью автоматизации ручного «вбивания» документов в базы данных. На протяжении многих лет существуют программы интеллектуального сканирования документов с целью их единовременного внесения в БД. В качестве примера рассмотрим программное обеспечение EFSOL.
EFSOL – программа для интеллектуального сканирования данных первичных учетных документов и их автоматизированного внесения в базу данных пользователя [1]. Работает по принципу внешнего приложения, то есть как дополнение к основной программе учета (например, 1С разных модификаций). При этом распознает все наиболее распространенные форматы, включая doc, docx, rtf, excel, pdf, jpeg.
Полный текст статьи: https://corpinfosys.ru/archive/issue-9/85-2020-9-efsol
