В связи с пандемией и трендом на цифровизацию компании уделяют всё больше внимания электронному документообороту, который помогает оптимизировать работу транспортных компаний и 3PL-операторов, ритейлеров и дистрибьюторов. В статье рассматриваем трудности внедрения ЭТрН, типовые проекты на рынке России, их плюсы и минусы для бизнеса.
Предпосылки внедрения
Постепенно все глобальные транспортные системы переходят на электронный документооборот. Многие знают о технологической платформе для железнодорожных перевозок или о возможности использования электронных коносаментов при перевозке грузов морским транспортом. Теперь пришло время автомобильных перевозок в России и за рубежом.
1,5 млрд документов в год — потенциальный объём рынка документооборота электронных транспортных накладных в России.
Это только ЭТрН, без расчёта остальных документов, участвующих в процессе перевозки: контрактов, договоров, заявок на перевозку, поручений экспедитору, путевых листов, универсальных передаточных документов. Средняя цена электронного документа колеблется от 3 до 7 рублей, печатного с отправкой курьером или почтой — порядка 30-40 рублей. Экономическая выгода внедрения ЭТрН очевидна, однако есть факторы, затрудняющие переход на этот формат.
Сложности внедрения ЭТрН
Автомобильная отрасль отстаёт в автоматизации бизнес-процессов из-за сложностей с перевозками, огромного количества специфичных документов, неоднозначных требований законодательства и мультимодальных перевозок.
Представители бизнеса в сегменте международных перевозок сталкиваются с ещё большими проблемами: существуют различные подходы законодательства разных стран, вопросы по взаимному признанию электронных подписей и правовому регулированию транзитного перемещения грузов.
Несмотря на эти факторы, государство и коммерческие структуры понимают необходимость цифровизации отрасли и выгоды от перевода процессов в электронный вид. Актуально это не только для России, но и для других стран, в чём можно убедиться на примере обсуждения эксперимента по внедрению электронной международной транспортной накладной (eCMR) в Польше, Эстонии, Литве и Латвии.
Примеры внедрения ЭТрН в России. Плюсы и минусы
Рассмотрим шесть распространенных проектов по внедрению ЭТрН в России, их слабые и сильные стороны, ограничения и выгоды.
Кейс 1
Автоматическая генерация печатного образа транспортной накладной с нанесением факсимиле подписи и печати участников грузоперевозки (отправитель, получатель, перевозчик, водитель, кладовщики, бухгалтеры и т. д.). Документами обмениваются здесь через электронные каналы связи. Но этот вариант не освобождает от передачи оригинала. Затраты на пересылку сохраняются.
Кейс 2
Автоматическая генерация печатного образа транспортной накладной с подписанием УКЭП. Документом обмениваются через электронные каналы связи, включая платформы доверенных операторов ЭДО.
Кейс 3
Комбинированный обмен бумажных документов и скан-копий, когда контрагенты с высоким уровнем автоматизации используют документы свободного формата, заверенные УКЭП, а контрагенты без автоматизации используют бумажные документы и скан-копии с отметкой о подписании УКП технологичных компаний.
Кейс 4
Все участники процесса используют в качестве транспортной накладной структурированный документ, подписывают его УКЭП и сохраняют печатную форму по формату Приложения 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, а также отметками о подписании документа УКЭП. Заверяют документ «мокрой» печатью, подписью и отметкой «Копия верна».
Кейс 5
Участники процесса используют в качестве транспортной накладной несколько структурированных документов. Заверяют их в ручном или в автоматическом режиме УКЭП. С документами могут работать сотрудники, осуществляющие грузоперевозки.
Кейс 6
Всё тоже самое, что и в кейсе №5, но участники используют формат, утвержденный государством для передачи документов в ИС Министерства транспорта и последующего транзита данных в заинтересованные ФОИВы (МВД, ФНС, Ространснадзор и т. д.).
Сравним варианты реализации по принципиальным для бизнеса моментам.
