Я календарь переверну, и продолжу рассказывать про сбор данных в эксель. В прошлой статье мы остановились на объединении нескольких файлов с помощью сбора данных (Query). Сегодня поговорим про формы и автоматизацию.
Собираем данные с помощью формы
Для начала нам понадобится учетная запись Microsoft. Если ее еще нет, можно получить вместе с адресом на @outlook.com или @hotmail.com (или многие другие), хотя скорее всего, учетка у вас уже есть.
Форму можно создать разными способами, но результат будет одинаковый. Можно на облачном диске OneDrive, можно в корпоративном портале Sharepoint или перейдя на сайт https://forms.microsoft.com. Создав форму, можно ввести необходимые вопросы, указать обязательные параметры. Ответы на вопросы могут быть как текстовые, так и дата, и выбор из списка - то что нам нужно. Смотрите галерею ниже, как я создал форму:
Посмотрите, кстати, что получилось, и попробуйте отправить ответ: https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=DQSIkWdsW0yxEjajBLZtrQAAAAAAAAAAAAN__og9bK1UQjdJUUJaRkdVMEI1N1czMFA2RVc1SkZWTi4u
Когда все ответы оставлены, можно посмотреть результаты в этой же форме в закладке Responses (Ответы), и скачать итоговый файл Excel:
Важный момент: если создавать форму с помощью OneDrive Business или Sharepoint, к ней впоследствие можно подключиться из Excel и не скачивать файл с нуля при добавлении одного ответа, а просто нажать кнопку обновить.
Плюсы: просто, наглядно, универсально; На сайте forms.microsoft.com в наличии готовые шаблоны.
Минусы: для автоматического обновления данных нужна подписка Microsoft 365 Business.
Автоматизируем с помощью сервиса Flow
Мало кто знает сегодня, но у Microsoft есть еще один полезный сервис, называется Flow. Ветераны интернета найдут сходства этого сервиса с IFTTT. Flow позволяет создавать сценарии, которые исполняются при наступлении определенного события. Например, если пришло письмо с определенной темой, то нужно сохранить аттачменты в определенную папку OneDrive (вспомним, в прошлой статье нам именно это и нужно было!). Или отправлять каждый день на почту сводку по погоде. Или даже позволяет зарезервировать дополнительное время в календаре, если с пробками беда (правда, не уверен, что у нас хорошо работает сервис Bing Maps, откуда Flow берет данные о пробках). Сценариев много, много уже готовых шаблонов.
Но сегодня мы хотим вводить данные в Excel. Начинаем с простого: идем на сайт https://flow.microsoft.com (и да, здесь тоже потребуется аккаунт Майкрософт).
- Жмем Create (Создать)
- Выбираем Instant Flow (Мгновенный) - который инициируется вручную при нажатии кнопки или переходу по ссылке.
- Вводим имя и указываем, что сценарий инициируется вручную (Manually trigger a flow), жмем кнопку Create.
- Добавляем поля для ввода (см. галерею)
- Выбираем файл, куда сохранять, таблицу и соответствие полей.
- Сохраняем сценарий и запускаем его, чтобы ввести данные.
Плюсы: наглядно, автоматизированно.
Минусы: чтобы поделиться сценареим, нужен бизнес-аккаунт или премиум-доступ. Не очень очевидно редактируется сценарий и добавляются поля ввода. Нет возможности добавить выпадающий список или выбор из нескольких вариантов.
Выводы
Если бы мне нужно было собирать данные, я бы предпочел варинат с формой или вариант с объединением файлов (из прошлой статьи). Сервис Flow многообещающий, но не очень подходит в данном случае.
Расскажите в комментариях, какой вариант вам понравился больше? Как вы собираете данные?
