Евразийская Группа, или Eurasian Resources Group, начала свою историю с 1994 года, когда акционерами компании был приобретен первый актив на территории Республики Казахстан. С тех пор ERG стала ведущей диверсифицированной компанией в сфере добычи и переработки природных ресурсов. Со временем штат сотрудников вырос, у холдинга стало больше предприятий, и тогда у компании возникла потребность в автоматизации документооборота, потому что бизнес-процессы становились сложнее, а их участников разделяли тысячи километров. В общем, Eurasian Resources Group решила внедрить ECM-систему WSS Docs на 66 предприятиях, оптимизировав работу более 15 000 сотрудников.
С чего все началось
До внедрения системы WSS Docs Евразийская группа уже имела опыт работы с СЭД – на некоторых предприятиях холдинга были установлены СЭД на базе Lotus Notes. Но системы не удовлетворяли заказчика по ряду причин:
- Не было возможности централизованно поддерживать и администрировать системы
- Они не справлялись с обработкой больших объемов данных
- Не охватывали автоматизацию документооборота в корпоративных офисах в Европе и еще на части предприятий Казахстана
- Не позволяли вносить изменения в процессы своими силами.
ERG начала поиски новой СЭД еще в 2016 году – несколько лет компания анализировала свои процессы и сопоставляла их с возможностями почти каждой СЭД, представленной на рынке. Это было необходимо, так как компания запланировала масштабный проект автоматизации. Время рассказать о грандиозных планах ERG.
Во-первых, заказчик хотел внедрить единую систему для всех 66 юридических лиц. Это значительное количество, учитывая, что у холдинга есть представительства в англоязычных странах.
Во-вторых, требовалась СЭД, которая легко интегрируется с внутренними сервисами компании, а также имеет возможность масштабирования (то есть, способна увеличивать производительность пропорционально дополнительным ресурсам).
Остальные задачи перечислим:
- Повышение уровня «управляемости» и прозрачности прохождения и согласования документов
- Обеспечение сотрудников инструментами групповой работы с документами
- Ускорение цикла согласования документов
- Реализация блока единой непротиворечивой аналитической отчётности
- Обеспечение основы для смежных задач, например, Управление проектами
- Предоставление инструментов для ДОЦО, центра юридической экспертизы по договорам и бухгалтерского центра обслуживания
- Автоматизация работы коллегиальных органов управления
- Внедрение безбумажного документооборота
- Разработка мобильного приложение WSS Docs и специального приложения для проведения совещаний коллегиальных органов.
Начинаем внедрение
Перед запуском масштабного проекта мы сперва реализовали пилотный проект, в рамках которого пользователи смогли протестировать систему WSS Docs в работе. «Пилот» включил в себя установку коробочной версии продукта на нескольких предприятиях и автоматизацию процессов договоров и дополнительных соглашений. Опытно-промышленная эксплуатация показала хорошие результаты, и заказчик решил совместно с командой WSS-Consulting развивать платформу, исходя из своих задач.
Проект внедрения проходил в 10 этапов, включая техническую поддержку и развитие системы.
Чтобы подробно не описывать каждый реализованный в СЭД процесс (а их было порядка 47), мы перечислили их на слайдах.
О реализации некоторых решений расскажем подробнее. Первое, о чем нужно сказать, это – Модуль переписки, или интеграция входящих и исходящих, для обмена документами между предприятиями группы. С помощью данного модуля на этапе регистрации исходящего письма регистратор имеет возможность выбрать, в какие компании направить письмо и каким сотрудникам. А на принимающей стороне в WSS Docs создаются входящие документы и регистратору приходит соответствующее оповещение.
Управление закупками
Сотрудники ERG ежедневно готовят и согласуют большое количество документов по закупкам различных товаров и услуг. Мы полностью автоматизировали этот процесс в WSS Docs - от создания технического задания, обоснования потребности и до согласования договора с контрагентом.
Блок Закупок в интерфейсе WSS Docs выглядит следующим образом:
Мультиязычность
В связи с тем, что ERG имеет свои представительства и предприятия по всему миру, реализация решения мультиязычности для заказчика была одной из приоритетных задач. Модуль осуществляет перевод всех элементов пользовательского интерфейса и содержимого полей справочников. Результат решения: каждый пользователь может переключать язык из интерфейса системы.
Электронная подпись
Система WSS Docs поддерживает хранение и обработку всех видов подписи: простой, усиленной, квалифицированной. Для ERG мы реализовали возможность подписания документов квалифицированной электронной подписью за счет интеграции WSS Docs с программным средством криптографической защиты «ТУМАР-CSP», сертифицированным в Республике Казахстан.
Мобильное приложение WSS Docs
Частые командировки руководителей компании потребовали рассмотреть инструменты для удаленной работы с системой, чтобы ускорить процесс согласования документов. С этой целью был разработан мобильный клиент WSS Docs, оснащенный основным функционалом.
В мобильной версии сотрудники имеют возможность просматривать документы и файлы документов, создавать и просматривать поручения.
Также для безопасности приложения был разработан центр администрирования AppCenter, с помощью которого администратор может принимать решение по допуску сотрудников к приложению. Это обеспечило защиту данных от сторонних лиц и от группы сотрудников ERG, которым запрещен доступ к функционалу клиента. Кроме того, в случае потери мобильного устройства сотрудником, администратор может отправить сервисное push-уведомление, которое удалит все данные приложения с телефона, предотвратив утечку корпоративной информации.
Стоит отметить, что в период пандемии мобильное приложение стало одним из ключевых инструментов, позволяющих минимизировать риски перехода на удаленный режим работы.
Файловое хранилище WSS Docs Storage
Для того, чтобы ERG могла работать и хранить большое количество документов, мы внедрили в систему дополнительный модуль «WSS Docs Storage». Это специализированное хранилище для файлов системы WSS Docs. С технической точки зрения модуль позволяет повысить производительность системы при больших объемах данных. Таким образом, компания может хранить в системе свыше 5000Tb документов.
Управление совещаниями
«Коллегиальные органы управления WSS Docs» — это отдельный модуль системы, предназначенный для оптимизации процесса заседаний. Для руководителей предприятий ERG было важно автоматизировать данный процесс, чтобы иметь возможность проводить заседания удаленно. В рамках модуля был автоматизирован полный цикл процесса от подготовки вопросов к заседанию до контроля исполнения поручений по его итогам. Пользователи WSS Docs могут отслеживать график заседаний, просматривать и согласовывать вопросы повестки совещаний, а также голосовать онлайн, прикреплять материалы к заседанию, формировать протоколы, ставить поручения, контролировать их выполнение и многое другое. Мы автоматизировали этот процесс не только в web-версии системы WSS Docs, но и в специальном мобильном приложении, предназначенном исключительно для оптимизации заседаний коллегиальных органов.
Что компания ERG получила по итогам проекта
В общей сложности в системе WSS Docs было разработано 57 процессов, полностью автоматизирующих жизненные циклы создания, согласования, обработки, исполнения и хранения документов компании.
Автоматизирована работа с документами:
- Организационно-распорядительная документация
- Переписка
- Внутренняя нормативная документация
- Договорные документы
- Юридические документы
Одним их важных критериев успешности внедрения мы, как разработчики системы, считаем проведенное обучение для группы развития и поддержки системы клиента. В результате тренинга, а также благодаря открытому коду системы, команда ERG самостоятельно разработала и внедрила модуль - Бухгалтерские документы для автоматизации работы бухгалтерского общего центра обслуживания.
Важным достижением совместной работы уже трех команд стало внедрение безбумажного документооборота на базе системы WSS Docs интегрированной с решением Tumar CSP.
По словам заказчика, с момента внедрения WSS Docs сотрудники всех предприятий группы были обучены работе в системе и без трудностей адаптировались к новой СЭД.
«С помощью WSS Docs нам удалось автоматизировать переписку между предприятиями группы, что позволило сократить время согласования и рассмотрения документов на 40%, а экономия времени ожидания обработки запросов системой составила 50 000$ в год», - отметил директор по развитию бизнес-систем компании Eurasian Resources Group Шухрат Латыпаев.
Эффекты от внедрения WSS Docs:
- Скорость настройки процесса в системе увеличена в 5 раз
- Предоставлено 25 вариантов настройки процессов согласования
- Общая оценочная косвенная экономия времени сотрудников Группы составила не менее 745 000$ в год
