Автоматически cоздаем и отправляем обычный и QR счета клиентам из Битрикс24.CRM

Частый случай из практики, менеджер опять забыл вовремя выставить ежемесячный (ежеквартальный или ежегодный) счет за аренду помещения клиенту.

Вопрос заказчика:

• Как автоматически создавать и своевременно отправлять, и контролировать периодические счета клиентам?

Откроем рабочий портал компании, которая работает в сфере сдачи в аренду офисных или других помещений.

С моделируем ситуацию и выделим только ее раздел, связанный с необходимостью периодического выставления счетов клиентам в любом временном периоде, начиная с посуточного кончая ежемесячным, ежегодным или другим заданным периодом.

В нашем портале данная процедура выполняется в CRM, в сущности сделка в направлении «аренда».

Согласно установленному регламенту на одной из стадии воронки продаж собственник выставляет очередной ежемесячный счет и отправляет его арендатору.

Заказчик обратился к нам с просьбой построить работу компании так, чтобы:

• За несколько дней до начала нового периода система в автоматическом режиме генерировала акт за истекший период и отправляла его и новый счет клиенту.
• Чтобы система отслеживала своевременное подписание акта, закрытие сделки и своевременность оплаты на новый очередной период.
• В случае задержки срока оплаты прописанного в договоре своевременно извещало об это ответственного менеджера и его руководителя для принятия мер исправления ситуации.

Как и обычно происходит работа в стандартном режиме?

• Создадим новую сделку по сдаче офиса в аренду для юридического лица и заполним согласно регламенту все обязательные поля.
• Карточка наполняется данными, ответственным по умолчанию назначается сотрудник курирующий выбранную нами в качестве примера компанию.
• Заполним вкладку товары, выберем услугу предоставление аренды на следующий месяц, сохраним внесенные изменения.
• Дальше менеджер обычно вручную переводит сделку в следующую стадию и выполняет ряд последовательных действий:

1. Генерирует счет.
2. Сохраняет в удобном ему месте ссылку на счет.
3. Пишет по готовому типовому шаблону из карточки сделки письмо, прикрепляет вкладку или вставляет ссылку на счет в тело письма и отправляет клиенту. Обязательно при этом прописывает напоминание о согласованный сроках своевременной оплаты.
4. Ручной перевод сделки в стадию – счет отправлен.
5. Отправить копию счета бухгалтеру для введения данных в 1с.
6. Дождаться информации о поступлении денег.
7. Вручную перевести сделку на стадию оплата получена.
8. Подготовить акт, отправить клиенту, получить подписанный оригинал и подшить в дело и завершить сделку.

Вся процедура состоит из стандартного набора действий. На практике это только часть обычных обязанностей менеджера. Часто на фоне основных обязанностей проведения переговоров, демонстраций и заключения договоров менеджеры мотивируя чрезмерной занятостью довольно часто забывает или пропускают эту важную рутинную обязанность, что приводит к нарушениям и задержкам поступления выплат от клиентов и это сильно огорчает владельцев бизнеса.

Как должна работать правильно выстроенная система?

• В назначенный и оговоренный договором день система должна автоматически создавать новую сделку по оплате арендатором очередного периода аренды.
• Система должна сгенерировать новый обычный счет, QR-код, QR-счет, ссылки на эти документы и отправить исходящее с вложениями и ссылками составленное по типовому шаблону компании письмо клиенту.
• Переход сделки на следующую стадию должен происходить автоматически после завершения отправки письма.
• Клиент получает наше письмо и производит оплату удобным для него способом.
• Система отслеживает в 1С поступление денег на счет компании, после смены статуса о оплате информация о платеже автоматически поступает в Битриес24.CRM и сделка переходит на следующую стадию.
• В случае задержки платежа система вовремя уведомит о проблеме менеджера, при необходимости бухгалтера и непосредственного начальника ответственного.
• Автоматически сгенерированный после оплаты АКТ отправляется на подпись клиенту, и система переходит в ожидание до получения оригинала документа обратно.
• После получения подписанного акта сделка закрывается вручную менеджером и автоматически запускается бизнес-процесс, который будет ожидать новой контрольной даты и после ее наступления создаст новый счет, и вся процедура будет повторятся по циклу до истечения договора о аренде.
• Вся работа менеджера при таком сценарии минимизирована и сводится в основном к контрольным функциям, к наблюдению за своевременной сменой статусов.
• Учитывая то что на контроле у менеджера может быть большое количество арендаторов, то что сроки аренды у клиентов могу быть сдвинутыми, то такое решение сильно упрощает жизнь сотрудникам, но и служит удобным инструментом контроля и дисциплинирования всех участников процесса.

Что нужно что бы заработал такой сценарий?

• Установить наше приложение QR.FIX4.ORG

Где живет и как установить приложение QR.FIX4.ORG?

• Установку приложения может осуществить сотрудник компании с правами администратора портала.
• Открываем вкладку «Приложение» главного левого меню портала, система открывает доступ к ресурсу маркетплейс. Для быстрого поиска воспользуемся поисковой строкой, наберем в ней название приложения.
• Дальше следует штатная процедура установки, сопровождаемая подробным описанием и иллюстрациями.
• После установки приложения прямой допуск к нему появится в левом главном меню портала.
• Для удобства клиентов для типовых сценариев приложение по команде пользователя (это настройки и прописанные команды в бизнес-процессах) автоматически генерирует типовые счета для юридических и физических лиц и сохраняет информацию о ID счета и URL ссылок в специальных полях каждой сделки.

В каких тарифах работает приложение?

• Если вам нужна только генерация простых и QR счетов, то во всех, даже бесплатных. В этом случае менеджеру придется вручную генерировать QR-код, готовить счета и отправлять письма клиенту.
• Если нужна автоматическая генерация готовых документов, рассылка писем и документов, контроль поступления оплати интеграция с 1С, то нужны тарифы (CRM+, Команда, Компания или любая коробочная версия (корпоративный портал)).

Сколько стоит приложение?

• Все приложения, разработанные нами, работают бесплатно в течении 30-дней.
• Стоимость аренды приложений обычно не превышает стоимости 1-2 чашек хорошего кофе в месяц.
• Бесплатно если Вы продлеваете или оформляете лицензию Битрикс24.CRM через нашу компанию в течении всего времени пока будет действовать ваша лицензия.
• Все наши приложения, установленные на Вашем портале вне зависимости от их количества, будут для Вас бесплатны если Вы продлеваете или оформляете лицензию Битрикс24.CRM через нашу компанию.

С уважением, Лаборатория автоматизации «LOG [IN] OFF»