Если до следующей встречи остался час, вряд ли вы потратите его с пользой. Так что лучше планировать рабочие совещания подряд, считают специалисты по тайм-менеджменту.
Случалось ли с вами, что вы откладывали важное дело на часок-другой, а потом в конце дня каким-то мистическим образом задача оказывалась невыполненной? Если да, то вы не одиноки. Людям свойственно неэффективно использовать время, если известно, что оно ограничено.
Была проведена серия экспериментов (причем не только в лабораторных условиях, но и, например, в зале ожидания аэропорта), которые показали, что это достаточно распространенное и устойчивое свойство людей. Даже если человек знает, что у него есть целый час до перехода к следующей задаче, он будет работать на 5-15 минут меньше, чем в ситуации, когда по истечении этого часа больше нет никаких задач.
Габриэла Тониетто (Gabriela Tonietto), преподаватель маркетинга в бизнес-школе Ратгерского университета, начала свое исследование во время работы над докторской диссертацией. Сокрушаясь по поводу своей непродуктивности, она заметила, что неэффективно использует время, если знает, что ей скоро нужно уходить на встречу в кафе или если у нее запланирована следующая задача.
Чтобы выяснить, распространено ли такое поведение у других, она организовала лабораторные исследования, в ходе которых испытуемым предлагалось ответить, сколько времени они готовы уделить работе в течение часа, если по истечении этого часа назначено другое дело и, напротив, если такого ограничения нет.
Оказалось, что при наличии нижней временной границы время, которое уделяется непосредственно работе, меньше у большинства участников эксперимента.
Также исследователи сравнили, сколько времени каждый из участников должен проводить за выполнением задачи и сколько получается работать в действительности. Как правило, второй показатель оказывался ниже.
«Все зависит от обстоятельств, но в среднем от 5 до 15 минут просто исчезают в никуда, и это заставляет задуматься о том, на что мы тратим время», — говорит Габриэла Тониетто.
В другом исследовании один из коллег Тониетто получил билет на самолет специально, чтобы пройти через зону безопасности аэропорта. Он ходил по залу ожидания и, представляясь выпускником факультета психологии, спрашивал у людей, есть ли у них 15 минут, чтобы заполнить анкету. Кроме того, он интересовался тем, на какое время назначена посадка на рейс.
Пассажиры, у которых посадка на рейс начиналась через 30 минут, менее охотно соглашались заполнить анкету по сравнению с теми, у кого было больше времени до вылета, хотя заполнение анкеты занимало всего 15 минут из 30.
Получив эти результаты, ученые решили продолжить. Они случайным образом выбирали часовой отрезок времени с ограничением или без него и предлагали участникам пройти30-минутный или 45-минутный опрос. Если человек выбирал 45-минутный опрос, он получал большее вознаграждение. Однако участники, чье время было ограничено, реже выбирали 45-минутную анкету.
Мы испытываем дискомфорт из-за страха не успеть, даже если риск не уложиться в срок невелик. Какие бы факторы ни говорили нам о том, что времени достаточно (и даже при наличии дополнительного времени на подготовку), результат всегда один и тот же.
Почему же люди ведут себя таким образом? Это до конца не понятно, говорит автор исследования. Существует теория, согласно которой то, чему человек уделяет внимание, ощущается физически ближе, чем в действительности.
Возможно, предстоящая встреча с подругой или корпоратив кажутся ближе, чем они есть, или более значимым мероприятием, чем на самом деле, и поэтому появляется желание выделить на них больше времени.
С практической точки зрения, по мнению Габриэлы Тониетто, планирование мероприятий одно за другим может повысить продуктивность. Если между встречами вы добавляете час времени, то, скорее всего, вы не проведете его с пользой.
Кроме того, очень полезно делить большие задачи на более мелкие, чтобы достигать цели даже за короткий промежуток времени.
Людям свойственно чувствовать удовлетворение от выполнения какой-то задачи, а если вы боитесь, что не сможете выполнить задачу, то велика вероятность того, что вы даже не приступите к работе. В очередной раз проверив почту и прочитав интересную статью, вы снова потеряете время, даже не обратив на это внимания.