График отпусков под роспись
Нужно ли знакомить работников с графиком отпусков? Вопрос, казалось бы, простой, но ответ на него неоднозначный. Чёткая связь между ознакомлением работника и ежегодным оплачиваемым отпуском содержится лишь в части третьей ст. 123 ТК РФ:
«О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала».
Каким образом работодатель должен ознакомить работника с датой начала отпуска, законодательство не устанавливает, требуя лишь соблюсти два условия:
· ознакомить работника под роспись;
· не позднее, чем за две недели до начала отпуска.
Получается, если график отпусков утверждён в вашей организации с соблюдением сроков - не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (часть первая ст. 123 ТК РФ) - и в нём указаны конкретные даты начала отпуска, ознакомив с таким графиком работников под роспись, вы эти необходимые условия выполните, даже для тех работников, кому вздумается уйти в отпуск с 1 января 😊. В этом случае вам уже не нужно будет уведомлять каждого работника персонально в течение года.
То есть в данном случае график отпусков, по сути, является этаким «всеобщим уведомлением» всех работников о датах начала их отпусков.
Вторая причина, по которой вам нужно знакомить работников с графиком отпусков – если данный документ является локальным нормативным актом. На этот счёт существуют две точки зрения, подробно данный вопрос я рассматривала в статье «Является ли график отпусков локальным нормативным актом».
Порядок ознакомления с документами
Таким образом, вы можете придерживаться следующей схемы: в графике отпусков указываете точную дату начала отпуска, после утверждения знакомите с графиком всех работников под роспись, и тем самым выполняете требования двух статей ТК РФ – 22 и 123.
Можете для подстраховки приказ о предоставлении отпуска оформлять за две недели, и тогда ознакомление работника с данным приказом также будет фактом исполнения требования ст. 123.
Но из своей практики я знаю, что невозможно соблюдать график в первоначально утверждённом виде, всегда есть изменения. Поэтому я для себя выбрала компромиссный вариант: после утверждения работники знакомились с графиком, но в течение года за три недели я напоминала им о начале отпуска посредством электронной почты, чтобы в случае каких-то изменений мы успели подготовиться. При этом норма об уведомлении электронной почтой была закреплена в правилах внутреннего трудового распорядка. Подробнее об этом вы можете прочитать в статье «График отпусков: маленькие хитрости».
Если же вы придерживаетесь мнения, что график отпусков не является локальным нормативным актом, и готовы отстаивать свою позицию перед инспекторами ГИТ, вам достаточно иметь в наличии доказательства уведомления работников о начале отпуска – письменно и с соблюдением сроков.
Как ознакомить с графиком отпусков
Как знакомить с графиком отпусков, законодательство не устанавливает. Возможные варианты:
· внести в форму графика дополнительную графу – «Подпись работника об ознакомлении и дата»;
· использовать листы ознакомления. Не забудьте в заголовке указать наименование и реквизиты документа, с которым происходит ознакомление;
· вести специальный журнал ознакомления работников с графиком отпусков. Возможно, в вашей организации используется общий журнал об ознакомлении со всеми локальными нормативными актами, можете использовать его, если это вам удобно.
В некоторых организациях вывешивают утверждённый график отпусков на информационных стендах либо размещают на корпоративном портале. Если кроме этого больше не делается ничего, то есть работников не уведомляют за две недели о дате начала отпуска, такая мера не спасёт вас от возможного штрафа за несоблюдение требования ст. 123 ТК РФ.
Важно: в случае разделения отпуска на части, переноса по разным причинам, в том числе, из-за отзыва работника из отпуска, кадровики часто забывают уведомлять о начале этой части отпуска, что является нарушением.
Также вам будет интересно: