Секреты эффективной работы от Джоселин Глей.
Сегодня поговорим о том, как навести порядок в работе с электронной почтой: книга «E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике», автор Джоселин Глей, 2016 г.
Каждый из нас имеет как минимум два адреса электронной почты: рабочий и личный, а некоторые даже и по несколько личных адресов. Это значит, что ежедневно мы получаем тонны нужной и не очень информации. Когда-то в моей почте число уведомлений достигало несколько тысяч, и эти красенькие цифры, отображающиеся на экране смартфона, здорово нервировали. В какой-то момент я сказала себе стоп, провела генеральную уборку, но сначала – выработала принципы, которых в дальнейшем я буду придерживаться, иначе к тотальной уборке придется прибегать постоянно.
Поэтому сначала нужно начать с принципов. Некоторые из них предлагает автор рассматриваемой книги. Так, например, он рекомендует определить категории людей по значимости: например, руководство, ключевые клиенты и родные – это VIP-категория, отвечать которым нужно, как можно быстрее. Для этого можно настроить фильтры (письма падают в определенные папки) или уведомления.
Хотелось бы отметить два ключевых тезиса книги:
– считается, что если письмо написано позитивно, человек воспринимает его нейтрально, если письмо написано нейтрально, то – негативно, если негативно – очень агрессивно. То есть тон переписки всегда воспринимается на одну ступень ниже к негативной окраске, чем он есть. Теперь я понимаю, почему от некоторых vip-писем хочется бежать, а встретишь человека в коридоре, – сама милость;
– второй и основной момент – вы всегда должны держать в голове свои цели (приоритеты), как корпоративные, так и личные. Если их нет – срочно заняться целеполаганием! И каждое полученное письмо оценивать на предмет того, поможет ли оно придвинуться к этим целям или нет. Если нет – можете и не отвечать на него!
С последним микро-тезисом лично мне еще предстоит разобраться и опробовать на практике – понятно, что на спам я не отвечаю, но на большинство случайно залетных писем – да, трачу свое время... Приносит ли это какие-то результаты или нет – нужно будет оценить.
Вот еще несколько лайфхаков:
– писать черновик, не указав адресат(ы), и только после проверки вписывать, кому предназначено послание, – случайное нажатие мышкой может отправить письмо не дописанным (проверено на практике не раз);
– не пересылать письмо со всей «бородой», иначе можно неприятно влипнуть – автор, правда, советует навсегда забыть кнопку «переслать». Я бы на это сказала, что если у вас высокой уровень самоконтроля, то можно проверять пересылаемое письмо на присутствие в нем нежелательных для чтения фрагментов – иногда история переписки важна и нужна;
– проверять черновик письма на смартфоне – автор приводит статистику, утверждающей что с большинством писем знакомятся бегло, между делом – и именно в эти секунды принимается решение, отвечать в дальнейшем или нет. И уж точно времени на чтение «Войны и мир» нет в таком случае;
– выработать тактику быстрых ответов, например, если клиент прислал правку в договор или рекламный макет, сообщить о том, что вы получили это письмо (нет, речь не об автоответчике, а о нормальном, живом письме) и займетесь им чуть позже – так клиент не будет нервничать или считать, что письмо попало в спам, если вы долго не отвечаете. Кстати, тут поможет правило «2 минут», выработанное Дэвидом Алленом, подробнее об этом в другом книжном обзоре;
– к слову, ставить смайлики, чтобы снизить или повысить градус письма в зависимости от содержимого, можно и нужно – не всегда понятно, в каком тоне оно написано, и именно они позволяют это понять)))
Довольно много Джоселин Глей приводит примеры ответов, просьб (а это основная цель переписки, как выяснилось) и предложений – несмотря на то, что книга не российская, переводчик потрудился на славу – ни один из примеров, на мой взгляд, не требует адаптации под российскую действительность. В общем – бери и применяй на практике! А также – сервисы, мобильные приложения и расширения для браузеров, облегчающих работу.
И напоследок – первое, что я сделала сегодня, это включила проверку почты в план работы на день (а не каждые 10-20-25 минут...) и отключила уведомления о приходящих сообщениях. Посмотрим, насколько этот шаг позволит повысить производительность.
Не скажу, что эта книга маст-хэв для каждого (бывали и посильнее), но некоторые приемы можно взять на вооружение, тем более читается она легко – за пару поездок в метро)))
Да, к слову, и не делайте себе никогда (слышите НИКОГДА!!!) адрес личной почты типа: belochka@, zaika@, kiska@, zigmunderofeitch@, chikotillo@, katyushka_sun@, masyanya@ и т. п. К слову, это все реальные адреса из моей практики – работодатель вряд ли захочет с очередным «Чикотилло» или милой зайкой иметь дело, поэтому с большой вероятностью вам откажет в приглашении на собеседование. Но это совсем другая история, о которой поговорим в следующий раз.
Читайте также:
Ищете работу? Обратите внимание на эти книги
Вы уверены, что вам не нужен брачный договор?
80 популярных кейсов, с большинством из которых сталкивается каждый работник во время работа или ее поиска, – в книге "Отправь работодателя в нокаут. Все, что нужно знать каждому о своих трудовых правах"
