«Черная среда»
В канун нового, 2018 года, многих ритейлеров ждал неприятный сюрприз: в среду, 20 декабря, в установленных в магазинах кассовых аппаратах произошел сбой, из-за которого многим торговым точкам пришлось временно приостановить работу.
Как выяснилось позже, сбой затронул кассовое оборудование от АО «Штрих-М» и связанных с ним ООО «РР-Электро», ООО «Тринити» и ООО «НТЦ «Измеритель». Обязательным использование подобного оборудования стало с июля 2017 года после соответствующих изменений в законодательстве. Кассовые аппараты нового образца должны отправлять в ФНС все налоговые данные по каждой операции онлайн, но 20 декабря из-за неполадок в кассах не было возможности передать информацию об операциях в ФНС.
Позднее в этот день массовый сбой устранили, но даже от этого небольшого «перерыва» убытки для компаний, по сообщениям СМИ, исчислялись миллиардами рублей.
Важный нюанс: беззащитными перед подобным «восстанием машин» не мелкие игроки рынка, а такие гиганты, как «Магнит», торговая группа X5 Retail Group (сети «Пятерочка», «Перекресток», «Карусель»), DNS и другие. Проблема не миновала и АЗС крупных нефтяных компаний, и интернет-ритейлеров.
Когда отказывает кассовая техника
Причины отказа в работе контрольно-кассовой техники (ККТ) могу быть самыми разнообразными: от банального отключения электропитания до серьезных неполадок с оборудованием. От подобных неприятностей не застрахован никто, но бороться с ними можно. Главное в такой ситуации – четко следовать инструкциям и рекомендациям, в особенности, тем, которые предлагают производители аппаратного и программного обеспечения.
Генеральный директор компании по автоматизации торговли LiteBox Роман Арифуллин о ситуации с массовым сбоем в работе касс комментирует:
«Мы уверены в том, что от таких ситуаций, к сожалению, не застрахован никто.
Техника и программное обеспечение могут давать сбой по разным причинам, дело может оказаться не только в прошивке. И хотя анализировать произошедшее необходимо, чтобы избежать подобного впредь, гораздо важнее то, как быстро проблемы можно устранить.
Чтобы минимизировать негативные последствия от подобных форс-мажоров, уделите внимание тому, как работает техподдержка компании, в которой вы купили и обслуживаете кассовую технику. То, насколько быстро специалисты устранят сбой в системе, отразится на объемах ваших убытков. Поэтому внимательно обсудите с поставщиком стоимость поддержки, быстроту обработки самой жалобы и сроки устранения неполадок».
Разработчики Litebox рекомендуют следующий порядок действий в проблемной ситуации:
Шаг 1: В настройках приложения LiteBox отключить использование кассового аппарата: в разделе настроек «Оборудование» переключите использование ККМ на «Отсутствует» и нажмите кнопку «Сохранить».
Шаг 2. Данные об операциях сохраняются в программе, но чек не печатается и не передается в ФНС. При этом вы по-прежнему можете выдавать покупателю товарный чек для подтверждения покупки.
Шаг 3. В случае наличия в ассортименте алкогольной продукции, продажа которой требует подтверждения в ЕГАИС, необходимо зайти в программе в раздел «ЕГАИС» и настроить фиксацию продаж. В результате сформированные чеки будут передаваться в универсальный транспортный модуль (УТМ) и только потом в облако ЕГАИС.
По информации ФНС, административные санкции не будут применяться к предпринимателям в случае приостановки онлайн-касс. Тем не менее, письмо № ЕД-4-20/2489 от 07.12.2017 ФНС России обязывает продавца формировать чек коррекции о суммах, поступивших в кассу, после восстановления её работоспособности. Чек коррекции позволит занести информацию о продажах в фискальный накопитель и передать впоследствии в налоговую.
Когда и как нужно формировать чек коррекции?
Требования 54-ФЗ обязывают продавца формировать чек коррекции в тех случаях, когда оплата товара происходит без применения ККТ. При этом не важно, по какой причине возникла подобная ситуация – чек коррекции необходимо пробить в любом случае.
Чек коррекции отличается от «стандартного» тем, что в нем отсутствуют товарное наименование, e -mail и мобильный номер покупателя.
Ведение кассовых операций и обмен данных с товароучетной системой предприятия осуществляется программным обеспечением (ПО) для кассового оборудования. Поэтому схема работы ККТ при технических сбоях различается в зависимости от используемой программы.
Рассмотрим для примера порядок действий при использовании облачного программного решения для онлайн-касс LiteBox (Лайтбокс).
Работа ККТ восстановлена – что дальше?
Во-первых, вам потребуется отразить все платежи, проведенные без использования ККТ в одном или нескольких чеках коррекции.
Для этого нужно в меню «Кассы» выбрать раздел «Кассовые отчеты» и нажать кнопку «Чек коррекции». После оформить чек, внеся всю требуемую информацию. Затем чек коррекции с установкой фискального признака отправляется оператору фискальных данных, который уже передает сведения в налоговую.
Обратите внимание: даже после того, как вы сформировали чек коррекции, указанная сумма не отразится в кассовом приложении LiteBox и денежном ящике оборудования.
Что делать при оформлении продажи с неверной налоговой ставкой?
В меню «Кассы» вам нужно выбрать раздел «Кассовые отчеты», нажать кнопку «Чек коррекции» и сформировать два чека: один с признаком расчета «Расход», который позволит отобразить возврат суммы с неверно указанной налоговой ставкой и второй с признаком расчета «Приход» на ту же сумму, но с верной налоговой ставкой.
Далее, как и было описано раньше, чек с фискальным признаком передается оператору фискальных данных и затем в ФНС. И необходимо помнить, что в кассовом приложении LiteBox и в денежном ящике устройства не отражается указанная в чеке сумма.
Облачные преимущества
Если вести речь об устранении возникших технических неполадок, то облачные технологии обладают рядом преимуществ.
Во-первых, нет необходимости в непосредственном присутствии специалистов на месте аварии для устранения неполадок и обновления программного обеспечения, что повлекло бы за собой дополнительные расходы.
Во-вторых, большую роль здесь играет сохранность и защищенность Ваших данных, в чем облачные технологии как раз преуспели. Они позволяют хранить сведения клиентов в зашифрованном виде в самых современных и безопасных DATA центрах в нескольких копиях вне зависимости от того, что происходит с вашей кассой. Кроме того, вам не надо помнить и заботиться об актуальной версии системы – её обновление всегда происходит автоматически.
Краткие итоги
При столкновении с проблемной ситуацией – главное – не паниковать. Лучший вариант – четко следовать инструкциям или обратиться к специалистам. Как правило, ККТ поставляется уже с предустановленным программным обеспечением, а потому следует заранее проанализировать его функционал, в том числе относительно вашего бизнеса.
Сети работают с новыми кассами относительно недавно, поэтому спрогнозировать все критические ситуации и заручиться стопроцентной гарантией защиты от них невозможно. Зато надежной страховкой от неприятностей является квалифицированная и оперативная техническая поддержка. Это может стать весомым фактором при выборе компании, работающей на рынке софта для онлайн-касс. Каждая из них предлагает разные варианты службы поддержки, и на сегодняшний день бизнесу предлагаются следующие форматы оказания технической помощи:
· круглосуточная поддержка 24/7
· восьмичасовая поддержка в будни (в определенное время)
· 12 часов поддержки в будни и 9 в выходные (в определенное время)
· консультации по телефону
· окно чата на сайте.
Что предлагает своим клиентам LiteBox: при оплате 500 р. в месяц за обслуживание Вы получаете безлимитный доступ к круглосуточной службе технической поддержке по телефону бесплатной горячей линии.
Гарантировать отсутствие проблемных ситуаций невозможно, однако оперативная помощь квалифицированных специалистов – залог уверенности в безопасности Вашего бизнеса.
