Если в вашем списке 10 дел, и все важные, вы никогда их не выполните.
Все советы по тайм-менеджменту сводятся к тому, что нужно сфокусироваться на самом важном и практически не оставлять времени на отвлекающие факторы. Но проблема в том, что очень трудно провести такую черту — важное-не важное. Обычно в вашем списке дел куча таких задач, которые важны — но в разной степени. Нужно научиться правильно расставлять их по местам. Консультант Джордж Брадт, автор Forbes, предлагает правило, которое позволит разумно распланировать все ваше время.
Итак, правило 40-30-20-10:
— 40% вашего времени должно уходить на самую приоритетную задачу;
— 30% на вторую по значимости задачу
— 20% на третью
— 10% на все остальное
Это подразумевает, что вы: 1) сосредоточитесь на трех самых важных делах; 2) расставляете между ними приоритеты; 3) отводите немного — но совсем немного — времени на все остальное.
Три самых важных дела
Миллион лет назад меня назначили руководителем команды из пяти человек. В первую же неделю я попросил каждого сформулировать три главных приоритета на предстоящую неделю. Каждый принес список из 10-12 пунктов. Я пытался заставить их вычеркнуть из списка хоть что-нибудь, но безуспешно. Зато мне удалось убедить их выделить три самых важных дела.
На следующей неделе я спросил каждого из них, как он справился с тремя самыми важными пунктами. Каждый сделал одно или два самых важных дела. Никому не удалось закончить все три. И в каждом случае люди объясняли, что им пришлось работать над другими пунктами из списка.
Но меня это не интересовало. Меня интересовало лишь одно: как каждый справился с тремя самыми приоритетными пунктами.
Через пару недель они стали приносить списки всего из трех пунктов — они поняли, что об остальном я все равно не буду с ними разговаривать.
И затем случилась удивительная вещь. Вместо того, чтобы планировать полсотни дел (на всех) каждую неделю, но успевать всего несколько, они стали выполнять в общей сложности по 15 значимых задач в неделю. Мораль: сосредоточенность приносит результат.
Три главных пункта: в каком порядке?
Правило 40-30-20-10 подсказывает, что на самое важное дело следует потратить вдвое больше времени, чем на третье по важности. Все животные равны, но одни равнее других. Самое приоритетное дело обычно приносит самый важный результат. Оно не просто так стоит на первом месте. Но важно, чтобы оно из теоретически важного превратилось в практически значимое: инвестируйте в него свое время.
Все остальное
Это элементарная математика. Если 90% вашего времени уйдет на три первых пункта, на все остальное остается только 10%. И тут есть два важных момента.
Во-первых, это все-таки 10%. Нереально уделять все свое время трем главным задачам. Всегда будут возникать какие-то не самые важные люди (например, ваш начальник), которые захотят, чтобы вы потратили свое время на то, что важно для них. Куда деваться? В идеале то, что важно для них, значится в вашем списке из трех приоритетов. Но если нет, то выделите некоторое время, чтобы отреагировать на эти запросы. Если вы не выделите определенное время на это, эти не самые важные дела будут отъедать время у более важных занятий. Например, у сна.
Во-вторых, это всего 10%. Вдумайтесь. Если вы работаете по 10 часов в день, это всего один час. Значит, за этот час вам придется разбираться с задачами под номерами 4-40, всякими административными делами и прочими отвлекающими обстоятельствами. Вы справитесь — если сумеете правильно их делегировать. Научитесь этому.