Для организации редакционной деятельности средств массовой информации корпоративный портал Битрикc24, пожалуй, идеальный информационный продукт — об этом всегда говорили наши сотрудники с журналистским прошлым, и в этом мы убедились, пообщавшись с главным редактором и директором одного из крупнейших деловых изданий Беларуси.
Приводим наши доказательства
1. Виртуальный офис, объединяющий всех сотрудников в едином рабочем пространстве.
Независимо от места нахождения сотрудника с ним можно общаться и решать вопросы, как будто он сидит в соседней комнате.
Понятно, что в месте его нахождения должен быть доступ в интернет, но на большей части цивилизационно обустроенного пространства он есть. Но даже если сотрудник выпадает на время из поля зрения (ну, типа, вышел из кабинета), через какое-то время он в него вернется.
Для полноценного присутствия на портале достаточно даже смартфона. (А с планшетом или нотбуком – вообще как и не уезжал никуда).
2.Выбор средств коммуникаций под любой вид общения.
Портал Битрикс 24 имеет:
А) «Живую ленту». Это как ленты в соцсетях, только лучше (можно присоединять файлы). Сотрудник пишет сообщение, адресует его конкретным людям или группам – дальше все включенные участники могут оставлять свои комментарии, также добавлять свои файлы или редактировать уже «приаттаченные».
История переписки и редакции файлов сохраняются (не размываются по емэйлам). К переписке можно присоединить новых получателей – они увидят всю предыдущую историю.
Б) Чат. Быстрые сообщения с одним, несколькими сотрудниками или рабочими группами. Здесь как в любом чате, скайпе и т.п. Переписка также сохраняется, что очень удобно – иногда требуется восстановить информацию из такого общения. Файлы тоже можно присоединять.
В) Коммуникации по задачам. Про это – ниже…
3. Постановка и контроль исполнения задач (себе и другим сотрудникам).
Удобный инструмент самоорганизации и организации совместной работы. Это как задачный органайзер, только с функциями коммуникаций по каждой задаче. Задача поставлена – про нее уже нельзя забыть, пропустить (система будет постоянно напоминать).
Дальше постановщик и исполнитель ведут переписку прямо в задаче. Здесь же присоединяется, согласовывается и дорабатывается результат. Опять же, можно присоединять к задаче новых участников (исполнителей, наблюдателей) – они увидят всю историю. Это очень удобно для добросовестных исполнителей и очень неудобно для «разгильдяев»: не «отмажешься» и не «переведешь стрелки» в случае разборок (история вопроса прозрачна).
4. Согласование материалов, контроль сроков.
По этому вопросу уже начали разговор в пункте 3. Тем не менее, будет правильно выделить его в отдельный пункт наших доказательств.
Согласование материалов может идти как в «живой ленте» так и в задачах. В задачах лучше – поскольку там выставляются и контролируются сроки сдачи статей – предварительных и «чистовых» вариантов. Здесь же сохраняется вся переписка по согласованию, с версиями приложенных материалов. Наблюдатели (обычно, руководство) может ее видеть в режиме онлайн или посмотреть в случае возникновения разборок.
5. Рабочие группы по тематикам, изданиям и т.п.
Удобный инструмент, если издательство выпускает несколько информационных продуктов. Или для крупного СМИ с большими отделами по информационным темам.
Сотрудников можно объединять в группы по конкретным изданиям, темам, информационным проектам. В каждой группе будут своя «живая лента» и задачи, которые видят только участники группы.
Один сотрудник может быть включен в несколько групп. В эти группы могут быть включены внештатные сотрудники – про это ниже…
6. Экстранет
Битрикс 24 позволяет допускать для работы в группах внешних пользователей (внештатных сотрудников).
В каждой редакции СМИ обычно есть внештатные корреспонденты, удаленные дизайнеры и прочие непостоянные или периодически привлекаемые сотрудники. Этих людей можно заводить на портал в определенные рабочие группы через функцию Экстранет. Они будут видеть только информацию своей рабочей группы. При этом настроить права доступа можно так, что внешний пользователь будет видеть только свои персональные задачи. После завершения проекта или выполнения определенной части работ этого пользователя можно исключить из группы.
7. Недорого
Для работы любой редакции более чем достаточно не самой дорогой «облачной» версии Битрикс24 – это даже удобнее «коробки» в плане обслуживания и удаленных коммуникаций. Причем, для небольших редакций вполне может хватить и бесплатной версии Битрикс24: там есть ограничение на количество пользователей по задачам (12) и нет экстранета, но все остальные коммуникации – без ограничений.
«Коробочная» версия Битрикс24 может понадобиться только, если распространять портал на хозяйственную деятельность (бухгалтерию, продажи и т.п.), и то только в том случае, если понадобится интеграция CRM c бухгалтерией.
P.S.: Кстати, наличие в Битрикс24 полнофункциональной системы CRM (управление продажами) можно считать 8-м доказательством «идеальности» этого продукта для СМИ.
