Денис Толстиков :: эксперт по ClickUp и Битрикс24

youtu.be/...-uy

Испытывали ощущение, что рабочие дни пролетают мимо, хотя работы выше крыши? Представьте, что можно преобразовать рабочий хаос в оазис-мать-его продуктивности и спокойствия. И поможет нам тут пакетная обработка задач вражеского ПО ClickUp. Дальше будут подробности, как этот метод может радикально изменить подход к работе и снизить вашу ежедневную норму бензодиазепинов. Существуют исследования, что средний сотрудник отвлекается каждые 11 минут, и это прям таки сильно влияет на продуктивность. К счастью, тут есть решение - пакетная обработка задач. Это такой метод организации работы, когда группируете и выполняете схожие таски за один присест. Это снижает время переключения между задачами, что сказывается на продуктивности. Что получаем в итоге: 1️⃣ Увеличенная концентрация: мозг лучше сосредотачивается на однотипных задачах, что снижает внешние отвлекающие факторы. 2️⃣ Уменьшение прокрастинации: Четкая структура рабочего дня помогает быстрее принимать решения. 3️⃣ Снижение стресса: Упорядоченный подход к задачам делает рабочий процесс более спокойным и управляемым. Вот 5 шагов, чтобы внедрить этот способ в свой рабочий день: 🎯 Создайте полный список дел внутри ClickUp. 🎯 Категоризируйте и отсортируйте связанные задачи. 🎯 Установите приоритеты. 🎯 Заблокируйте время для работы над пакетами задач в ClickUp-календаре. 🎯 Отслеживайте выполнением схожих задач. В ClickUp можно легко интегрировать эти шаги в свой рабочий процесс. В нем есть все необходимое, чтобы управлять задачами, независимо от размера проекта или команды. И при этом ваши поиски идеально инструмента наконец закончатся. Простые принципы, чтобы оставаться в режиме пакетной обработки задач: → Выделяйте конкретный промежуток времени для рутинных задач. → Ограничивайте отвлекающие факторы. Это надо, чтобы сохранять концентрацию во время работы над пакетами задач. → Делайте перерывы между сессиями работы. Так вы избежите выгорания. И помните, время - наш самый ценный актив. Не давайте растащить его по кусочкам вместе с вашей энергией – пользуйтесь для этого пакетной обработкой в ClickUp! 🌟

Делаете еженедельное планирование, но не понимаете, как эффективность этого дела оценить в цифрах? Перестаньте гадать и присмотритесь к нашим трем обкатанными метриками! 1️⃣ Первым делом измеряем параметр, который показывает какая часть в общей массе недельных задач залетела туда случайно, а какая была запланирована проектным менеджером изначально. Например, если плановых задач было 10, а всего за неделю сделали 50, ваш коэффициент = 10/50 = 0.2. Это так себе результат. В идеале, как и в остальных наших коэффициентах надо стремиться к единице. 2️⃣ Дальше измеряем параметр, которые показывает степень выполнения только запланированных задач. К пример если запланировали 10, и из них выполнили 9 – коэффициент = 0.9. Неплохой результат, но есть куда стремиться. 3️⃣ Последний из нашей тройки коэффициент нужен, чтобы понять, насколько менеджер по проектам попадает в объем задач, который команда переваривает за неделю. Он по сути сравнивает запланированную и реально выполненную работу. Если планировалось 10, а выполнено 12 задач, коэффициент = 1,2. И в этом случае надо подумать про увеличение загрузки. ClickUp и наша методика внедрения для агентств помогут в цифрах оценить и улучшить продуктивность вашей команды. Просто контролируйте эти метрики, чтобы понимать насколько жизнеспособна текущая система для прогнозирования загрузки. Не догадки, а данные! Хотите узнать детали и использовать эту и многие другие проверенные методики у себя в компании – пишите в личку!

А ощущали вы когда-нибудь себя, как Индиана Джонс? – тот, который за кладами охотился и гробницы расхищал. Так вот у него плана не было, – у Харрисона Форда все так получалось, что мы себе позволить не можем. Вот 9 пунктов, которых достаточно, чтобы создать библиотеку процессов. 1. Проведите интервью с сотрудниками. На этих встречах вместе пройдитесь по актуальным workflow. В процессе задавайте наводящие вопросы: "Расскажи, как ты публикуешь статью на сайте от сбора артифактов до размещения". Это поможет понять весь процесс и проработать нюансы. 2. Используйте скринкасты. Инструментов здесь хватает: OBS, Zoom, Camtasia, Loom – выбирайте любой. Записать скринкаст можно встроенными средствами ClickUp. Инструменты вроде Tango и Scribe записывают действия на экране и автоматически создают инструкции. Попробуйте, – это впечатляет и очень удобно! 3. Соберите уже имеющиеся у сотрудников инструкции и заметки по их ролям. Это бесценный материал, который можно объединить в общие документы. 4. Создайте центральное хранилище документации. Используйте Wiki, – тогда все инструкции будут в одном месте. Этом можно делать прямо внутри ClickUp. В этом случае не понадобится внешние инструменты и вся останется внутри одной системы. 5. Установите напоминания о регулярном обновлении документации. Так можно поддерживать её актуальность и избегать устаревания. Почему это плохо? – просто люди перестают пользоваться источником, как только понимают, что информация в нем не имеет ничего общего с реальностью. 6. Делайте ссылки на инструкции из задач ClickUp. Это то, ради чего все и затевалось. В шаблонах можно ссылаться на подробные описания процессов в Wiki. Тогда у исполнителя задачи нужная информация будет под рукой. 7. Заведите привычку обновлять документацию. Если процесс изменился - вносите правки в инструкцию. Так выработается рефлекс держать всё в актуальном состоянии. 8. Выделите время на создание документации, – особенно на старте. Качественная документация требует инвестиций, которая окупится чуть позже в виде чёткой работы команды. 9. Привлекайте сотрудников к созданию инструкций. Это повысит вовлеченность и единое понимание процессов.

Здесь про случай, когда вы точно знаете, что текущее ПО управления проектами устарело. Дедлайны срываются, больше вопросов от клиентов, сотрудники жалуются. Самое время взвесить все риски перехода на что-то новое. Из практики – такие миграции часто проваливаются. Через полгода многие с ужасом понимают, что вернулись к хаосу. К счастью, этого можно избежать. Вот мой простой чек-лист из более чем 12 лет опыта, чтобы ваша миграция случилась: 1. Определите цели. Читаю вот это сам и понимаю, что банальщина, – но что поделаешь, это так и есть. Проведите встречи с руководство и получите четкий список ответов на вопрос «Что мы хотим улучшить/получить в итоге?» 2. Составьте роадмэп переход. В нем детально опишите все этапы и логику переноса. 3. Получите одобрение команды. Тут хорошо бы назначить ответственных за миграцию из каждого отдела. 4. Назначьте ответственного за контроль исполнения (а лучше и корабли все сжечь). Иначе люди быстро вернутся к старому. 5. Постоянно отслеживайте и дорабатывайте процессы. Собирайте обратную связь что работает, а что нет. Делайте это просто потому что с «протухшиими процессами» работать не будут. Если прямо сейчас подумываете о смене своей системы – в профиле ссылка на подробную инструкцию, как такой переход сделать на ClickUp.

Когда-нибудь чувствовали, что еще чуть-чуть и потонете в бесконечных запросах на проработку очередного доп. соглашения? В такие моменты хочется это дело как-то ускорить и избежать бумажного хаоса. Здесь поговорим как эти процессы засунуть в ClickUp и получать при этом удовольствие. Итак, для настройки надо пройти несколько шагов: 1. Создание шаблоны контрактов. Сделайте в ClickUp шаблоны для контрактов, которые используются чаще всего. В будущем это сильно сократит время на создание новых договоров. 2. Используйте автоматизацию для управления задачами. С помощью ClickUp можно автоматически создавать задачи для проверки и подписания контрактов, устанавливая при этом сроки и напоминания и ответственных. 3. Сохраняйте всю информацию в одном месте. Контракты можно хранить прямо в ClickUp. При этом будет оперативный доступ для всей команды. 4. Пользуйтесь отчетами. Можно быстро сформировать отчеты по любому из статусов контрактов, – так вы всегда будете держать руку на пользе в плане своей загрузки и текущих ответственных за согласование. В ClickUp обработка дел в юридическом отделе может стать упорядоченной и размеренной. У вас будет четкое понимание следующего шага по каждому договору или судебному разбирательству.

На днях вышло обновление Битрикс24. Первые впечатления. Много времени в презентации уделили AI, который теперь внутри Б24. Показывали пример, как им пользоваться людям творческих профессий и не только. Мне вот только хочется посоветовать маркетологам компании 1С-Битрикс в следующий раз воспользоваться своим же AI, чтобы придумать названия для новых продуктов. А то как-то позорно, потому что Copilot – это почти имя-нарицательное AI-инструмента для разработчиков от Github и OpenAI, а М1 – это революционный процессор Apple. В остальном – круто. За одно обновление мобильного приложения уже можно ставить памятник, теперь там есть со SmartProcess'ы. Полезная функция автозаполнения полей при разговоре с клиентом по телефону. Интеграция с Телеграмм тоже впечатляет. У меня вот только с этим одна проблема. Последний раз рекомендовал я телефонию от Б24 лет 5-7 назад. После того как она периодически отключалась и у клиента сидел без звонков весь отдела продаж, у меня был сильно бледный вид и первые седые волосы тоже вроде именно тогда появились. Есть мнение, что с телефонией у Б24 есть еще шероховатости и сажать отдел продаж на это дело сможет либо безумец, либо сильно верующий в компанию человек. Анонсированный BI-конструктор еще не завезли – ждем. Вообще за этой темой в Б24 стоят уважаемые люди, поэтому с аналитикой все должно получиться, даже внутри. Много всякого повыходило для HR-службы и крупных компаний, которым нужно сложное согласование документов между разными отделами. Мое мнение – Б24 все равно не заменит системы документооборота (пока). А что более важно – в обновлении почти ничего нет по задаче управления проектами. Т.е. все по старому – зайдите в любую задачу и попробуйте создать вложенную – увидите статусы, которые там были еще лет 10 назад. Функционал управления проектами в Б24 сейчас явно не в приоритете, поэтому не вздумайте там начать вести свои проекты. Для этого есть ClickUp 🙂 А для Битрикс24 оставьте CRM – это лучшее, что сейчас есть на рынке.

Кто из нас не мечтал о магической кнопке «сделать все задачи», когда список дел на день напоминает бесконечную ленту? Ну что, друзья, похоже в мире ClickUp мечты становятся реальностью. Давайте вместе прокатимся по черному квадрату AI и узнаем, сможет ли он стать вашим личным героем эффективности." Так что же такое этот ClickUp AI и как он может помочь вашему агентству перестать топтаться на месте? Дальше все подробности. В любом задании, будь то главная задачи или подзадача, поищите описание ее описание. Нажимая на "Использовать AI инструменты", попадете в мир, полный AI сюрпризов. Инструменты AI в ClickUp Что дальше? А дальше - множество инструментов, которые могут перевернуть ваш рабочий процесс. Написать описание задачи, создать кампанию, сгенерировать идеи для контента - все это и многое другое теперь под рукой. Кем бы ты не был – дизайнер, email-маркетолог или SMM-щик – в ClickUp AI подготовил инструменты и для тебя. AI-команды: краткость - сестра таланта Чтобы экономить еще больше времени, в ClickUp можно использовать AI-команды. Просто вводи "/AI", и выбирай нужный пункт из списка меню. Создание контента с помощью AI И наконец, ClickUp AI может стать вашим персональным генератором контента. Создание заголовков для блога, написание статей, создание кампаний по электронной почте - все это теперь возможно с помощью AI. В качестве первого шага попробуйте заюзать AI в ClickUp для создания заголовка следующего поста в блог. Создайте задачу, выберите функцию "Добавить описание или использовать AI инструменты", и дальше – "Сгенерировать названия блогов".

У меня уже сильно подгорает по поводу этой новой версии. Здесь подробности, что нужно знать об этом обновлении на сегодняшний день. Сразу скажу, что люблю обоих: и Битрикс24 и ClickUp – это лучшие продукты на рынке, каждый для своей ниши. Что лучше – Land Cruiser 200 или BMW Z4? Поэтому сравнивать бессмысленно. Про обновление 3.0. Очень надеюсь, что это просто трудные роды, или гадкий утёнок, или еще что-то в этом роде. Потому что проблемы у них были с самого начала – релиз обещали осенью прошлого года. Потом миллион обещаний и очередные срывы сроков. Так прошло полгода и вот он – релиз третей версии. Продукт все еще очень сырой, но это полбеды. То, что мы видим сегодня – это попытки отдела маркетинга (или он уже не по своей воле стал отделом по работе с online-репутацией) сделать из этого релиза "Событие" – прямо с большой буквы. Ведь на самом деле там ничего прям концептуально нового нет. Все, от чего выиграет конечный пользователь – это улучшенная карточка работы с задачами. Все остальное – это просто визуальный тюнинг, или, в крайнем случае, рестайлинг. Все, что нам такой помпой рассказывают уже в каком-то виде было. Кроме AI, который сейчас только ленивый не пихает в свои продукты. Те, кому он нужен, уже давно пользуются в других сервисах. Но даже это можно простить – крупное обновление и все такое, но они же, паразиты, ломают то, что работает. Например, раздел «Home». Теперь настраивается виджетами, но работает все медленно, а старый вариант, который ушел в «Legacy» стал практически неработоспособен. Причем когда это обновили в первый раз был просто треш, люди в официальном канале подняли хай и все в тот же день откатили назад! Вы такое видели когда-нибудь? – я нет. Это говорит о том, что разработчиков сильно подгоняют – чтобы выкатывали хоть что-то. Это просто позор какой-то. То, что раньше было главный преимуществом, – каждый двухнедельный релиз просто вызывал восхищения (ну или хотя бы тихое ожидаемое удовлетворение) стало каким-то болезненным ожиданием очередного скримера фильма ужасов. Ждем, что еще в этой спешке испортят. Остановись, ClickUp! Мы вас по-прежнему любим и давайте уже поскорее делайте лебедя из этого утенка.

Вы уже пережили сложные времена кассовых разрывов и недостатка лидов, и настало время не запутаться в случившемся успехе. Вот от чего имеет смысл оттолкнуться: Проблема 1: Нестандартизированные услуги Продажники, забрасывают отдел производства новыми контрактами. Кастомные проекты при этом заманчивы, но медленно отравляют компанию. Решение – стандартизация. – Проанализируйте последние 90 дней услуг с использованием правила 80/20. – Определите прибыльных клиентов и что вы для них делаете – Создайте четкие стандарты взаимодействия с заказчиками. – Внедрите специализацию – откажитесь от услуг, не вписывающихся в ваш основной профиль. Проблема 2: Отсутствие единого инструмента Когда его нет, получаем навигацию без карты. Решение – внедрение универсальной платформы. – Инвестируйте в единый инструмент для координации работ и обмена информацией. – Обеспечьте доступность актуальной информации по работе компании. – Используйте системы, поддерживающие ритм и скорость выполнения заказов. С таким инструментом команда сможет нормально общаться, а руководство – быстро принимать решения. Проблема 3: Ответственность, которая размазана Если нет понятной схемы поиска виноватых, беда не за горами. Решение – ясное распределение обязанностей. – Установите четкие роли и обязанности в команде. – Создайте систему ответственности за каждый этап проекта. – Регулярно пересматривайте инструкции и типовые процессы. С такими правилами, каждый член команды будет четко понимать свои задачи. Проблема 4: Отсутствие единой информационной среды Без такого ПО – как ходить на ощупь. Можно, но медленно и постоянно спотыкаешься. Решение – создание единого центра информации. – Объедините актуальную информацию в одном месте. – Развивайте базу данных с учетом новых проектов, шаблонов задачи и схем работы с клиентами. – Обучайте команду, как этим добром пользоваться

На практике надо заранее сделать все, чтобы избежать этой ситуации. Чтобы отошлось без наркотиков и сильных болеутоляющих. Правда лет 10 назад думали по-другому. В то время был такой миф, что новый продукт надо дать сотрудникам “попробовать”, а дальше само будет на энтузиазме заходить. По такой технологии пытались работать и мы, когда внедряли социальный интранет (оттуда, кстати, и появился Битрикс24, который раньше назывался «1С-Битрикс: Корпоративный портал»). Никак не забуду одно внедрение в холдинге из 9 компаний, где на обучении собрали директоров и обучали их работате с задачами. Звучит, как безумие, но тогда прям за руку мышкой каждого водили, рассказывали как задачи ставить. Потом, правда, удивлялись, – почему ничего не взлетело, кроме HR-службы. Вот рекомендации, как пройти этот путь безболезненно и с радостью: 1️⃣ Выделяйте одного сотрудника и делайте его ответственным за внедрение (это окого 20% рабочего времени на начальном этапе). Дайте необходимые полномочия и ресурсы. Этот человек будет важным звеном в цепочке запуска и сопровождения. 2️⃣ Сделайте открытую платформу для выражения опасений, страхов и агрессии со стороны команды. Чем больше их соберете и продумаете как от них отбиваться в будущем – тем безкровнее потом пройдут общие дебаты, на которых будут приниматься решения о запуске. 3️⃣ Соберите команду, обсудите преимущества и риски внедрения. Решение должно быть коллективным. Все должны согласиться, что эта новая штука решает, как проблемы компании, так и их личные. Если добиться такого согласия не удалось – дальше можно не двигаться, возвращаемся к проработке аргументов о наносимой пользе. 4️⃣ Дальше – план внедрения. Учитывает текущие процессы и потребности команды. Этот план станет роадмэпом для дальнейших шагов. 5️⃣ Определите четкие форматы участия и ожидания. Обучите людей, – снизится вероятность сопротивления и ускорится адаптация. 6️⃣ Запускайтесь и отслеживайте процесс адаптации команды. Внимательно за всем следите. Попытки сопротивления и саботажа – жестко пресекаем. 7️⃣ После запуска продолжаем допиливание. Конечно с учетом обратной связи от команды. Дорабатываем и улучшаем процессы, вносим необходимые корректировки.

Какие 5 KPI обязательны для отслеживания в агентстве? 📈 LTV (Пожизненная ценность клиента): Чтобы понимать, сколько клиент приносит денег в долгосрочной перспективе. Держите в уме, что довольный клиент - твой постоянный клиент! 🤝 Sales Closing Ratio (Коэффициент закрытия сделок): Важно не только плодить, но и закрывать сделки. Умение вести клиента от "Здравствуй!" до "Было приятно с вами работать" - важный навык. 🚪 Churn Rate (Коэффициент оттока): Берегите своих клиентов, чтобы они не сбежали в другое агентство. Высокий уровень сервиса - лучший шанс сохранить каждого. 🌐 NPS (Индекс лояльности потребителя): Позвольте клиентам говорить о своем опыте. Счастливый клиент - твой лучший рекламщик. ⏱️ EvAPT (Расчетное и фактическое время проекта): Время - ваш самый ценный ресурс. Распределяйте его грамотно и следите за реализацией проектов.