Документы в офисах – это нормальный процесс работы. Они появляются ежедневно. При этом нормальное функционирование офиса зависит от того, насколько аккуратен документооборот, насколько упорядочена документация. В противном случае наступит «бумажный» хаос. Отметим, что в специализированных интернет-магазинах, предлагающих канцтовары для офисов, существует специальный каталог. В нем собраны все принадлежности для ведения документооборота. Основными элементами в этом каталоге выступают разнообразные папки для документов.
Безусловно, каждый из нас задавался вопросами относительно того, какие существуют папки для документов, как работать с этими папками и их основное назначение. Не единожды такие вопросы задавались и в поисковых интернет-системах. Причем здесь можно встретить массу типовых запросов, но ведь от этого функциональность папок не меняется.
Папки-регистраторы
Это вид папок, основным назначением которых является архивация документов по темам, хронологии, алфавиту и т.д. Бывают разных форматов – А3, А4, А5. Могут иметь «книжную» или «альбомную» ориентацию. Т.е. способ «вставления» документов. Но преимущественно все эти виды папок объединяются единым механизмом скрепления бумаг – механизм кольцевой разжимной рычажного типа со специальной планкой прижима.
Для того чтобы вставить в папку документ, необходимо предварительно на нем дыроколом сделать отверстия или же вложить документ в файл. Таким образом, документ «надевается» на стальные стержни и фиксируются в папке. Позволяют хранить большие объемы документов, обеспечивают быстрый доступ к документам. Производятся из прочного картона и надежного механизма. Это позволяет сохранить документацию в первоначальном виде, исключается сминание. Их легко укладывать или выставлять в шкафы, на столах и сейфах. Специальная наклейка позволяет наносить информацию для распознавания хранящихся в ней документов.
Пользование папкой с кольцами
Папка с кольцами – еще один вид канцтовара, который обеспечивает ведение делопроизводства. Такие изделия обеспечивают быстрое сшивание документов. Также потребуется сделать отверстия дыроколом, но уже вдоль всего листа. Преимущественно в такие папки подшивают документы, предварительно вложенные в файл. Механизм фиксации более простой, чем в папках с регистрацией. Для вложения и фиксации документа используются специальные кольца, которые вручную разжимаются и смыкаются.
Папки с зажимом или прижимом
Папка с зажимом или прижимом – это одинаковый вид. При этом нет необходимости использовать дырокол или файл для вложения документа в папку. Здесь фиксатором выступает обычный зажим или прижим. Однако такая разновидность продукции не позволит хранить большое количество документации в одной папке, так как механизм попросту не удержит листы. Максимум, что выдержит такой механизм, – это 50-60 листов.
Преимущества такого хранения документации заключается в том, что она не будет повреждена дыроколом и сохранит свой целостный вид. Этот вид папки в основном применим в офисах для оперативных документов. Тогда как два предыдущих – для архивных.