Данная информация касается одного из проектов, который мы помогали реализовать для одной организации в структуре Исполкома. Для оптимизации информационных процессов и документооборота исполнительных органов предприятие выбрало Битрикс24. И благодаря настойчивости и способностям руководителя проекта внедрения, предприятие успешно внедрило корпоративный портал и его развитие идет постоянно.
Особенность деятельности госпредприятий (впрочем, любых предприятий, просто в госорганах эта сторона особенно важна) – большое количество рутинных операций, не требующих квалификации или связанных с простым получением информации, но в совокупности (в пересчете на всех сотрудников) занимающих значительное количество «человекочасов».
Как помог Битрикс24 автоматизировать рутинные стороны деятельности госпредприятия и оптимизировать ресурсозатраты? Вот некоторые примеры решений:
Автоматическое информирование начальников управлений (или других ответственных лиц) о приближении срока истечения контрактов подчиненных.
За определенный период до конца завершения контракта подчиненного, начальник получает в автоматическом режиме сообщение, содержащее список сотрудников, у которых истекает контракт, и установленную персональную информацию о сотрудниках, помогающую ему принять решение о дальнейшем сотрудничестве.
Информирование об отсутствиях сотрудников
Отображение информации о плановых отсутствиях сотрудников на своих рабочих местах реализовано на портале через механизм компонента “График отсутствий”. Средствами ПО организации раз в месяц формируется график отсутствий сотрудников предприятия. Портал автоматически в заданные временные промежутки скачивает такой файл для дальнейшей обработки и представления информации в виде компонента “График отсутствий” на Портале.
Получение расчетных листков
Начальник управления автоматически получает расчетные листки сотрудников своего управления. Система 1С:Предприятие, используемая в организации в кадровом учете, выгружает расчетные листки на один из защищенных сетевых дисков предприятия. При этом каждый сотрудник получает уникальную ссылку, перейдя по которой он сможет скачать свой расчетных листок.
Организация хранения нормативно-справочной информации с использованием Wiki-хранилищ, которая реализуется посредством использования модуля Wiki.
Кроме вышеописанных задач портал в значительной степени упростил и оптимизировал такие стороны деятельности, как:
- Заявки на закупку оборудования и на получение денежных средства на нужды отделов.
- Резервирование автомобилей.
- Закупка канцелярских товаров.
- Обращения сотрудников в службу техподдержки.
Используются также информационный сервисы – вакансии, Доска почета и пр.