Сегодня Максим Макаров делится с нами своим кейсом, расскажет про автоматизацию бизнеса. О том как применить не сложные инструменты и автоматизировать свой бизнес.
Кейс как решить проблему связанности всех процессов на одном собственнике и отпустить отдыхать его в Индию
Дано:
Компания, все процессы которой завязаны на собственнике.
Задача:
Разгрузить собственника и отпустить отдыхать его в Индию, чтобы компания при этом автономно функционировала.
Используемые инструменты:
Регламент, обдуманная схема работы.
Результат:
Прозрачная схема работы с минимальным участием собственника и возможностью дальнейшего безболезненного развития.
Описание:
В компании о которой пойдет речь все процессы шли лично через собственника. И продажа услуг, и реализация услуги, и найм, и аренда и всё-всё-всё.
Род деятельности: артисты, выступления на крутых мероприятиях со своими особенными шоу.
Аудит бизнес процессов
Первое что было сделано — аудит всех процессов, которые происходят в компании.
Было выделено три основных ежедневных процесса, которые занимали больше всего ресурсов и времени:
Продажа выступлений
Организация тренировочного процесса
Организация выступлений
По каждому отдельно:
Продажа услуг заключалась в обработке входящего трафика. Все звонили на личный номер собственника, т.к. знали лично его. Решением было выделить роль менеджера по продажам, который мог обрабатывать звонки и фиксировать заказы в системе, учитывая доступные ресурсы и загруженность.
Организация тренировочного процесса заключалась в том, что нужно было собрать людей в определенное время на тренировочной площадке. Особенность в том, что у всех плавающий график и тренировочная площадка тоже не всегда свободна.
Решения
Первое — выделить роль администратора, в функционал которого входило договариваться и контролировать всех участников тренировки.
Второе — забронировать заранее время на тренировочной площадке, что бы в это время больше ничего другого не происходило на ней.
Третье — составить график фиксированных тренировок и график отсутствующих. Т.е. если кто-то не мог присутствовать, то ему было необходимо самому предупредить об этом заранее, иначе засчитывался прогул.
Организация выступлений
Это совместная деятельность администратора и менеджера по продажам. Менеджер по продажам продаёт выступление основываясь на количестве (и качестве) доступных артистов и загруженности на день и сразу договаривается о его времени, назначает исполнителей и фиксирует это в систему. На основе этих данных администратор собирает всех нужных людей и организовывает оборудование и необходимый реквизит.
После выступления артисты пишут отчёт, если что-то сломалось, то информация передаётся техническому специалисту на починку.
Так же была внедрена система контроля и повышения качества выступлений. О ней я расскажу в отдельной статье.
Итог
Автономный бизнес, собственник может спокойно путешествовать по миру на дивиденды от своего творения.
