Контроль наличия всех документов является одной из ключевых задач бухгалтерии, поскольку отсутствие той или иной формы может привести к доначислению налогов контролирующими органами, а также выставлению штрафных санкций. Особенно актуальна данная проблема для НДС, поэтому сотрудникам бухгалтерии следует уделять особенно тщательное внимание наличию оригиналов всех полученных компанией счетов-фактур. В 1С Бухгалтерии 8.3 данную работу можно автоматизировать двумя способами.
Первый – через использование поля с комментариями при оформлении полученного счета-фактуры. Для этого при заполнении документа в указанном поле должно быть проставлено одно из значений:
- Оригинал, если в компании имеется оригинальный экземпляр, подписанный поставщиком.
- Копия, если в организацию направлен документ по электронной почте или иным способом (оригинал пока не предоставлен).
- В ожидании, если документ отсутствует в любом виде.
Второй способ – добавление в документ дополнительного сведения. Следует иметь в виду, что сделать это может только пользователь, у которого имеются права администратора или полный набор прав. Простой сотрудник со стандартными правами в 1С Бухгалтерии выполнить действие по добавлению дополнительного поля не сможет.
Чтобы добавить дополнительное сведение, следует произвести следующие действия:
- В разделе меню 1С Бухгалтерии 8.3 в разделе Администрирования выбрать общие настройки.
- Указать возможность внесения в документ дополнительных реквизитов с определенным списком значений путем установки в настройках флажков в соответствующих полях.
- В списке, открывающемся по ссылке с дополнительными сведениями, следует выбрать нужное наименование документа, и добавить к нему новое поле.
- В предложенной для заполнения форме следует указать наименование поля и сохранить его. Затем следует заполнить вкладку со значениями (они могут быть аналогичными статусам в комментарии).
- После завершения заполнения формы, ее следует сохранить и закрыть.
После настройки формы документа следует внести изменения в журнал документов. Для этого с помощью специальных стрелок в форме с настройками необходимо определить порядок расположения колонок и, при необходимости, ввести дополнительное поле.
После осуществления таких настроек в журнале должна появиться колонка, где будут отражаться статусы счетов-фактур. Изменять значение в колонке можно как в документе через введение дополнительных сведений, так и в самом журнале. При этом, следует учитывать, что при корректировке документа, изменения сразу отображаются в журнале, а при внесении изменений в журнал, необходимо его дополнительно обновить.
Чтобы получить отчет о наличии полученных счетов-фактур, и быть уверенным, что в 1С Бухгалтерии учет НДС ведется корректно, следует выполнить ряд действий:
- в перечне счетов-фактур указать период для отчета;
- установить перечень колонок, которые необходимы в отчете;
- запустить процесс формирования отчета
В результате на экране появится отчет, где будут указаны статусы всех счетов-фактур. При необходимости, его можно напечатать.
