Выбирая решение для создания электронного архива, перво-наперво задайте себе вопрос: облака или свой хостинг? Как всегда, оба варианта имеют плюсы и минусы, что логично, ведь иначе бы один подход давно вытеснил другой.
Вооружившись достоинствами и недостатками этих вариантов, погрузимся с головой в муки выбора. И да: подразумевается, что компания ищет решение на рынке, а не пытается создать самописный велосипед, так как ничем хорошим это бы в наше время не кончилось.
Всё моё хоcчу с собой
Основные характеристики развёрнутого в компании электронного архива очевидны, но всё-таки перечислим их.
Лишь преданность друзей - сокровище владык
Главное преимущество "локального" электронного архива - полный и постоянный контроль над системой. Вы не зависите ни от кого и сами заботитесь о её работоспособности. Вы даже не зависите от Интернета.
Нет соединения, какие-то проблемы у провайдера, отвалился DNS, Роскомнадзор заблокировал что-то не то? Не беда, доступ к документам внутри компании никуда не делся.
Аптайм контролируете вы сами. Конечно, на 100% аптайма всё равно надеяться наивно, но, по крайней мере, в случае проблемы вы точно знаете, кто виноват и что делать.
Среди недостатков можно отметить высокую цену при закупке, а также дополнительные затраты на обновления. Безопасность требует отдельного и очень пристального внимания - файлы не сохраняются автоматически ни в каком облаке, так что надо будет позаботиться о надёжном резервном копировании, желательно - изолированном от общей сети (шифровальщики никто не отменял).
Защищаться от вредоносного ПО и хакеров тоже предстоит вам самим! Поставщик решения может (за деньги) поддерживать саму систему архива в актуальном состоянии и закрывать дыры в её безопасности, но безопасность в сети вашей компании - уже не совсем его забота.
Также, в связи с тем, что интерфейс доступа к таким системам электронного архива бывает разный, могут быть проблемы с совместимостью. Скажем, если у архива нет веб-интерфейса, а клиентские приложения сделаны только под определённые ОС. Или даже под определённые версии ОС.
Невыносимая облачность бытия
В свою очередь, облачные электронные архивы обладают следующими свойствами:
Очевидный плюс облачного электронного архива: вам даже не нужны ИТ-специалисты, чтобы начать им пользоваться. Нет крупного первого платежа, стоимость "размазывается" по времени. Резервирование - не ваша головная боль, а поставщика, а доступ везде, где Интернет.
Главный минус - ваш архив полностью во власти поставщика. У него могут быть проблемы с дата-центром, и вам останется только надеяться, что всё заработает, желательно - поскорее и без потерь информации.
От хакерских атак тоже предстоит защищаться поставщику. Ежегодные утечки намекают нам, что не все с этим справляются одинаково хорошо. Ну и, конечно же, вам также придётся надеяться на добросовестность вашего Интернет-провайдера, так как без доступа в глобальную сеть вы остаётесь и без доступа к своему архиву. А даже если провайдер хорошо себя ведёт, никогда не стоит забывать о древней войне экскаваторов и кабелей.
Ненайденный рай
В идеале, пожалуй, лучше всего совместить оба подхода. Специализация - ключ к эффективности. Берётся хорошее, проверенное временем решение, разработанное профессионалами (а в случае свободного ПО - разработанное и дорабатываемое под клиента), и хороший интегратор. Внедряется внутри вашей компании и поддерживается интегратором, с чёткими SLA.
При этом есть доступ через веб-интерфейс, что создаёт некую облачность и решает проблемы совместимости. Этот же интегратор поддерживает безопасность системы на уровне. А если уж совсем удариться в мечты - то всё это ещё и застраховать против кибер-рисков. Утопия? Возможно. Но надо всегда стремиться к лучшему.
Кирилл Кожевников
Автор блога АйТи
Вам понравилось? Поставьте лайк и подпишитесь на новые статьи!
