XL.Skills - обучение Excel и анализу данных

В Excel существует несколько ограничений, которые стоит учитывать при работе с таблицами и данными: Вот мои ТОП-3 неожиданных "сюрпризов от Excel: 1. Нельзя назвать лист словом «Журнал», так как это зарезервированное слово в Excel 2. Число может содержать не более 15 цифр 3. Даты в Excel считаются с 1 января 1900 года, а время — с 0:00:00 Знали про эти ограничения?

Чек-лист проверки книги Excel перед отправкой "Сначала подумай, потом отправь, ПОДУМАЙ -> ОТПРАВЬ, не наоборот!" - звучало в моей голове, а указательный палец предательски нажимал на левую кнопку мыши, отправляя e-mail внешним партнерам... Бывало у вас так? Отправляешь файл, а потом думаешь... Стоп, а я же не проверил, вдруг там в файле какие-то связи остались или супер секретные данные? У меня к счастью практически не бывает таких опасных пересылок, а вот моему знакомому одна такая отправка письма стоила достаточно высокой должности и стабильной работы с зарплатой 2 раза в месяц. А всё потому, что в файле был скрытый лист с внутренними данными по ценовой политике. Как избегать таких нелепых ошибок и что в первую очередь надо проверить перед отправкой книги Excel? Разбираем в сегодняшней статье. Чек-лист проверки книг Excel перед отправкой 1. Связи файла Часто книги Excel взаимосвязаны - данные из одной книги подтягиваются в другую и в итоге при отправке данные могут "слететь". Как проверить такие внешние связи: Данные -> Изменить связи В файле на отправку нужно выбрать все связи и нажать кнопку "Разорвать связь" - в таком случае данные, которые вставали формулами из других файлов, сохранятся значениями 2. Скрытые листы Вот это как раз то, на чём погорел мой друг :( В книгах Excel могут быть листы, которые не отображаются на панели листов. Для того, чтобы отобразить скрытые листы, нужно нажать правой кнопкой мыши на любой лист и выбрать в появившемся меню "Показать" или "Отобразить" (зависит от версии). Кстати если в книге более одного скрытого листа, для каждого придётся идти в меню и нажимать "Показать". Отобразить несколько листов сразу можно только при помощи макроса 3. Скрытые строки и столбцы Ещё один подвох в Excel - скрытые столбцы и строки. Для их отображения можно выделить весь лист, нажать правой кнопкой мыши на область названия столбцов и выбрать "Показать", затем нажать на область строк, и также выбрать "Показать". Единственный подвох будет, если строки скрыты "хитрым способом" - можете почитать про него в нашем блоге в статье "Как свести коллег с ума" 4. Параметры печати Если вы не выставите параметры печати в ваших отчётах - никакой ошибки не возникнет, но эта рекомендация оставлена в Чек-листе как правило хорошего тона. Всегда приятно получать профессионально сделанные файлы. Так что это не правило, а скорее рекомендация. 5. Скрытые фигуры и объекты Возможно вы встречали такие файлы, которые весят 19 Мб, открываешь их - а там одна табличка на 5 строк. Одна из причин таких историй - фигуры и объекты на листе. Особенно этим "болеют" выгрузки из ERP-систем, поэтому если вес файл подозрительно большой, проверьте этот пункт. 6. Имена в файле Очень часто при копировании листов и диапазонов из других книг, появляются имена, которые становятся неактивными. Проверить наличие имен можно через вкладку Формулы -> раздел Определенные имена -> Диспетчер имен 7. Проверьте сведения о файле Кто автор файла? Кем изменен? Когда? Перед отправкой файла проверьте через Файл -> Сведения, что там содержится, нет ли конфиденциальной информации 8. Сохранить файл в pdf Если вам нужно отправить одну таблицу с данными, лучше сохраните файл в pdf - тогда все предыдущие пункты можно не проверять :) Как это сделать: 1. Настроить параметры печати 2. Файл - Сохранить как - В типе файла выбрать "PDF" Надеюсь, статья была вам полезна! А что бы вы ещё добавили в этот список?

EXCEL – МИННОЕ ПОЛЕ ДЛЯ ГЕНЕТИКОВ Это название статьи, которая вышла в 2016 году. Как вы уже, наверное, догадались, сегодня моя любимая рубрика – косяки Excel :-) ЧТО случилось: исследование 2016 года показало, что в каждой 5-й из 3597 работ по генетике, опубликованных в рецензируемых научных журналах есть ошибка из-за автокоррекции Excel. КАК? Excel старается максимально упростить нам жизнь и додумать за нас, что мы имеем ввиду при вводе данных. Замечали, как он заботливо предлагает поставить пропущенную скобочку в формуле или как меняет формат данных, убирая 0 перед числом? Excel тут похож на такую заботливую бабушку, которая подтыкает одеялко под внука, чтобы он не замерз. Такая гиперопека о пользователях и вылилась в целую трагедию для ученых-генетиков. При вводе, например, «MARCH1» программа автоматически признавала данные датой и меняла их на число, то же самое происходило и с другими аналогичными данными. Как решить? Можно отключить автоматическую конвертацию данных, но при открытии книги другим пользователем, без таких настроек, все данные вновь заменятся. Microsoft проблему проблемой не считает и менять ничего не стал, поэтому ученым ничего не оставалось, как переименовать 27 человеческих генов: MARCH1 стало MARCHF1, SEPT1 — SEPTIN1 и т.д. Почему такие ошибки возникают? Очевидно, что мало кто допускает их намеренно. Вы смотрели сериал «Чернобыль»? Если спросить меня, что больше всего запомнилось, первое, что приходит в голову - как Александр Акимов повторяет несколько раз фразу «Мы все делали правильно». И он прав. С тем уровнем владения инструментами, которыми они пользовались – они все делали правильно (я не берусь судить историю, здесь речь только о художественном фильме с элементами вымысла). Чтобы избегать критичных ошибок – важно понимать принципы работы инструментов, которые вы используете. В Excel, например, важно знать как работать с разными типами данных, как программа их обрабатывает, и понимать, какие инструменты к какой задаче лучше применить. Если хотите быть настоящим профессионалом и понимать, как работает Excel - подписывайтесь на наш канал - тут будет много полезного!