#Лайфхак. 10 золотых правил написания email It takes two to tango, гласит популярная поговорка. Вот и сообщение электронной почты касается не только вас, но и человека, которому вы пишете #email. Вероятно, обращаясь к адресату, вы не только что-то сообщаете, но и рассчитываете на его/ее помощь или поддержку, или хотите быстро получить интересующую информацию в ответ. Отсюда и произошли неписаные правила работы с электронной почтой, которые помогают как в рабочей, так и личной переписке. Банально, но не каждый это знает или использует. 1) Оформление письма. Каждое сообщение электронной почты должно начинаться с уважительного обращения к адресату по имени (отчеству), а заканчиваться подписью с указанием ваших имени и фамилии, и телефона для связи. 2) Сообщение от сотрудника компании должно точно сопровождаться ее полным названием, телефоном и адресом. Понятно, что если сегодня вы уже раз десять переписывались с адресатом, то обычные любезности можно опустить. Избегайте ответов без имени или подписи, если только это не продиктовано обстоятельствами. 3) Не оставляйте пустым поле «Тема письма». Тема должна быть выражена коротко, и по делу. Помните, что тема письма — это то, что получатель прочитает первым, и она его должна заинтересовать. 4) Если важно донести до адресата несколько идей, разбейте текст на абзацы, промаркируйте или пронумеруйте их — сделайте текст удобным для чтения, это облегчит понимание и быстрый ответ на поставленные вопросы. 5) Прочитайте внимательно или сделайте орфографическую проверку на предмет ошибок. Это важно. Иногда пропущенная буква или цифра придает совсем другой смысл тому, что вы хотели передать. Письмо, составленное на грамотном языке, будь то русский или иностранный, — жест уважения к адресату. 6) Избегайте передачи конфиденциальной информации в сообщении электронной почты; бывает, что письмо отправляют по ошибке не тому адресату. 7) Адрес получателя сообщения вводите в последнюю очередь, после того, как уже написали текст письма. Это необходимо сделать, чтобы письмо случайно не ушло раньше времени. 8) Перед отправкой проверьте, вложили ли вы файл(ы), что собирались отправить адресату. Как правило, почтовая программа, увидев слово приложение/attachment, сразу начинает спрашивать, все ли вы прикрепили? 9) Лучше, если в самом низу вашего письма будет так называемый "трейлер" - контактные данные, включая организацию, номер телефона, Whatsapp и другие, которые вы захотите указать. Зачем это нужно? Подозреваю, что большинство электронных писем сегодня читается на смартфонах и так же на них пишутся ответы. Иногда возникает непреодолимое желание сразу же позвонить в ответ адресату. И вы начинаете искать ее (его) телефон, который почему-то в письме не указан... Уходит драгоценное время. Ваше время. 10) На случай ошибочной отправки в почтовых клиентах (программах) есть функция отмены, которая доступна в течение 15 — 20 секунд после того, как вы нажали кнопку «Отправить». Часто эту функцию можно настроить, прописав точный интервал - 10, 20 или больше секунд. Очень полезно. #лайфхак @studythere
11 месяцев назад