Русаков: Управление и жизнь

Прошлонедельная воскресная сказка вот только опубликована. https://rusakovserg.livejournal.com/163141.html

Предпосылки организации Поговорка «Знал бы, где упал бы, соломки б подстелил!» имеет одну интересную линию мудрости. Всякое падение должно формировать опыт и на основании его загодя стелить соломку - делать такое, чтобы в случае сбоя не пострадало задуманное и организованное дело. Это и будет предпосылкой того, что дело будет сделано, несмотря на сбои, отклонения и прочие случаи, когда что-то пошло не так. Это и есть организационные предпосылки. Важная часть задачи руководителя, организующего исполнение принятых им решений - создать организационные предпосылки. Упав, стелить на будущее соломку в месте падения, махать после драки кулаками, переживать сбой и неудачу, прокручивая заезженную пластинку с песней «Вот если бы я/мы…», и далее весьма полезный список идей на будущее: - запастись резервами - людей, денег, еды, воды, топлива, электробатареек и пр. - Собрать временную сводную группу/бригаду по типу оперативно-следственной. - Изменить подчинение исполнителей решения и плана - например, вывести из подчинения своим руководителям и подчинить одному руководителю, как это в проектном подходе или как это было в случае СМЕРШ, подчиненной Главковерху. - Усиленное обеспечение исполнителей необходимыми ресурсами, например, питанием. После поротной сдачи крови столовая накрывала усиленный обед. - Сосредоточение исполнителей в одном месте, местности, помещении, как в финальном эпизоде операции «Неман» в сарае (фильм «В августе 44-го). - Изменение распорядка для исполнителей - последние полгода в военном училище, когда писали и чертили дипломный проект, нам давали час сна после обеда… И это еще не все!… Руководителю нужно приучить себя «собирать коллекцию» организационных предпосылок.

А эту сказку «Ангел в метро» я написал в свой день рождения в 2014 году, и сегодня вспоминаю заново, каким я был :) https://rusakovserg.livejournal.com/162970.html

Почему в метро нет часов? Воскресная сказка раскрывает тайну времени и учит уважению к простым часам. Читайте! https://rusakovserg.livejournal.com/162742.html

Организовать слаженность? Аксиома о том, что производит система, а не люди, из которых она состоит, продолжает подвергаться сомнению изобретателями перпетуум мобиле. По-прежнему внимание руководителей сосредоточено на мотивации единиц, а не на организации целого. Как добиться слаженности действий трех работников? Есть два организующих управленческих действия: координация и взаимодействие. Слаженность действий трех работников задается координатором, наблюдающим за слаженностью и корректирующим сбои в слаженности. Руководитель - как диспетчер на вышке железнодорожного узла. Слаженность действий трех работников складывается также как результат их взаимодействия, когда каждый наблюдает за каждым и за собой и корректирует свои действия или действия коллег: «Эй! Помедленнее! Я не успеваю!». Если взаимодействие отдано на откуп исполнителям, производительность снижается и снижается, как затухающие колебания. Взаимодействие между тремя работниками должно быть результатом их обучения руководителем. Искусство управления сводится к балансу координации и взаимодействия. И то, и другое специально настраивается на стадии организации исполнения решения и плана перед тем как двинуться в путь!

Распределяй и властвуй! Если организовать, значит, создать исполнительную систему, сделать ее управляемой и снабдить нужными ресурсами, то как это - создать систему? Это просто! Раздать-распределить людям задачи, инструменты, деньги, бензин и патроны :) И если в плане все это распределяется на бумаге, то при организации все распределяется по-настоящему, по-живому, натурально. Лучше, если распределение задач между исполнителями происходит на совещании, хуже, когда по отдельности, совсем плохо - в письменном виде, даже по телефону еще куда ни шло. А кто-то помнит, что раньше проводились селекторные совещания массового параллельного телефонного участия исполнителей в телефонном совещании, проводимом руководителем, организующим выполнение задачи и достижение цели. На что надеются сторонники электронной почты, внутрикорпоративных чатов и смс-баловства? Организация - штука материальная, и чем материальнее и тверже ее составные части, тем «более лучше» складывается исполнительная система, а я напомню ключевую истину, что производит система, а не ее элементы! В ходе такого организационного совещания, благодаря обмену мнениями, спорам и сопротивленибю, распределение задач и прочего происходит наилучшим образом. Распределил на совещании - раздай в натуре! Письменные задания, карты местности с маршрутами и кроками, позывные и частоты на бумажке, бензин, сухпаёк, патроны и медпакеты. Теперь есть система, и она обеспечена необходимым, но это еще не вся организация.

Обычный дачный участок с домиком и банькой таит в себе нескончаемое число необычных приключений его хозяина и его внука, а уж если речь зайдет о старом колодце, то чудеса обязательны! Читайте воскресную сказку профессора Русакова! https://rusakovserg.livejournal.com/162430.html

Для достижения цели запрягай лошадь! Давняя история, однажды удачно выдуманная. Предновогодний декабрь. Бабка ради радости внучки отправляет деда в лес за ёлкой. Получив задачу, дед запрягает лошадь в сани. Дед создал систему для достижения цели. Для достижения цели всегда создается система или используется уже созданная. Система - это соединение двух и более элементов в целое. В системе старые свойства пропадают или ослабляются, но появляются новые, ранее не проявленные. Так, дед не свободен делать, что на душу положит, пока правит санями. Лошадь не вольна брести куда глаза глядят, пока запряжена и направляется вожжами, кнутом и крепким дедовым словом. Новое свойство созданной системы - доехать до елки и отвезти ее срубленную домой. По отдельности ни дед, ни лошадь на это не способны. Если в система создается намеренно ради достижения цели и в ней есть два и более человека, то такая система называется организация. Добавив антропоморфности фигуре умной лошади, назовем и мы созданную дедом систему организацией. Только этого для организации недостаточно - не хватает кое-чего для достижения ёлочной цели. Нужно встроить в систему подсистему управления - упряжь, которая не только соединяет силовой агрегат с санями, но и дает возможность рулить лошадью с помощью вожжей налево-направо, стоп-поехали, быстрее-медленнее. Теперь система стала управляемой, а во главе системы управления - субъект управления, управляющий субъект дед. Чтобы организации хватило всего для движения к заветной (бабкиной) цели, нужно обеспечить, снабдить систему всеми необходимыми ресурсами: сена в сани для лошади; бутерброд с колбасой и то, что им закусывать. Теперь организация имеет завершенный вид. Теперь организация как действие завершена. Теперь организация как степень организованности достаточна для старта движения к цели. Термин «организация» имеет несколько значений: созданная система, процесс создания системы, степень соединенности, управляемости, обеспеченности системы. Всякая цель достигается организацией (во всех смыслах слова).

График Ганта и прочие… Хороший план, кроме того, что он план, сразу становится и организующим началом, и средством контроля. Однако самое важное - наглядность плана. То, как представлен план перед очами, имеет необычайное значение, и передовиком производительности планов является, конечно, График Ганта. Таблица, где в левом столбце перечислены мероприятия (желательно в соответствии со временем их исполнения, но можно и по важности, и по группам, объединяющим исполнителей), а в верхней строке - дни недели или месяца, а можно недели и даже месяцы. В клеточках на пересечении мероприятий и дней (недель, месяцев) закрашиваются квадратики на один день или на несколько - сколько планируется потратить на выполнение мероприятия. Очень наглядный инструмент! Крутой лайфхак: если мероприятие расписать построчно исполнителями, то на пересечении строк исполнителей одного мероприятия получится наглядная картина того, когда кто начинает и кончает, входит и выходит в работу. График Ганта хорош еще и тем, что наглядность его можно поднять, нарисовав на больших листах А1 и даже больше (склейки). А еще внутри закрашенных полей можно что-то написать, и тогда ни одна компьютерная программа не сравнится с этим по эффективности. Потоковые диаграммы. Параллельные прямоугольники, означающие виды работ или мероприятия. Очень наглядно и удобно для контроля. Ну, и наконец, опыт одного моего ученика. Список дел на день или неделю на листе бумаги, из которого он ножницами вырезал выполненные дела, и собирал вырезанные полоски в граненый стакан…

Атомные планы! План. Если план представить системой, например, молекулой, то ее атомом является мероприятие плана. Мероприятие - это такая единица, которую должен выполнить работник или коллектив в единицу времени - к за период, к сроку. Единица мероприятия определяется тем, что сможет сделать один работник или группа или коллектив. Что сможет, что под силу, с чем справится. Для того, чтобы вычислить этот объем, а значит, содержание работ, проделывается одна удивительная операция - декомпозиция цели. Если если цель - солдатский обед в изрядных объемах, исходя из числа числа голодных едоков, и нужно успеть с утра к обеду, то эта цель разделяется на подцели - первый уровень: первое, второе, салат, хлеб, компот. Кажется, что нужно на каждый вид еды назначить по одному повару, но все не так просто. Один человек не потянет кубовый чан супа сварить, и тогда эта подцель разделяется на подподцели второго уровня: мясной бульон; приготовленные к варке овощи. С мясным бульоном справится один повар, но с овощами еще плюс один не справится - слишком много картошки нужно почистить, и тогда происходит еще один акт декомпозиции, выводящий на третий уровень - подподподцелей: один повар, а лучше бригада из солдат дежурного наряда по кухне чистит картошку мешок за мешком, а еще один повар чистит и нарезает лук и морковь. Если это не гороховый суп а борщ, то понадобится еще один пункт декомпозиции второго уровня - эксперт по шинковке капусты и свёклы. Вот так, дробя общую цель на подцели уходящих в детали уровней, примеряя каждый уровень к исполнителю, возникают мероприятия плана. Искусство планирования сводится к точной декомпозиции цели, чтобы каждый исполнитель и справился, и не бездельничал. Каждому исполнителю его атом мероприятия должен быть впору!

Планирование - наше все! Так все говорят, а что такое план, знают не все. План - это распределение. Что такое план местности или план квартиры? Это распределение холмов, оврагов, лесов и речек в каком-то месте местности или стен, окон и дверей в пространстве этажа здания. Финансовый план - это распределение денег по предстоящим по покупкам. Планы нужны, чтобы не появляясь на местности, в квартире и не заглядывая в кошелек, знать что там и как. План работы или план мероприятий или план проекта - это тоже распределение - людей, материалов, инструментов, ресурсов по задачам да еще и по времени работы. План - это распределение, зафиксированное на бумаге или на макете, в тексте, в таблице, в схеме, в рисунке или в 3D, чтобы было легко и удобно обозревать и понять, все ли правильно распределено. Вот тут-то и поможет руководителю слово «карта» в значении картонка игральных карт, и тогда планирование полезно похожим на пасьянс. Нарисуй на бумаге символы покупок - напитки, закуски, хлеб и разложи деньги по эти кружкам с символами, и вот план закупок или финансовый план застолья готов! Нарисуй человечков и подпиши фамилиями работников. Вырежи из плана работ полоски с текстом мероприятий и разложи по человечкам… Нарежь карточки и подпиши ресурсы - деньги, топливо, транспорт и тоже разложи по фигуркам. Или разложи полоски мероприятий по нарисованным квадратикам недель и месяцев… Вот что такое планирование.

Воскресная сказка о будущем и настоящем каждого из нас и нашей страны. Читайте о правилах будущего! https://rusakovserg.livejournal.com/162123.html