Nezdeshniy_FM

МНОГО ВОПРОСОВ У меня есть клиент, который буквально сыплет вопросами и уточнениями после каждого этапа подготовки мероприятия. На этапе первого драфта программы, сметы, затем зачем-то пытается обогнать шаги и заняться сервировкой, когда еще не утверждена площадка и т.д. Я так злился сначала. Думаю: "Ну почему же ты так много вопросов задаешь? Почему ты так сильно ждешь подвоха или косяка?" Почему-то я решил, что её вопросы адресованы конкретно в мою сторону, направлены на мою работу, которые так и стремятся выставить меня плохим специалистом. И реакция у меня была соответствующая. Я злился и воспринимал это как упрёк, наезд, обвинение. Но оказалось все сильно проще. На одной из встреч ребята признались, что всегда обжигались с подрядчиками и почти каждое мероприятие проходило не очень. Тут у меня наконец-то сложился пазл. Я смог как-то очень резко поменять свое отношение к этому клиенту и его мероприятию. "Все будет хорошо, мы обо всем позаботимся и постараемся учесть все нюансы, не переживайте. Лучше расскажите подробнее какие еще есть переживания и я пойму, куда смотреть более пристально".

Не знаю, как у вас, но в моем рабочем окружении, тема отпуска всегда была с ноткой токсичности и насмешливого сарказма. То есть само явление «отпуск» сложилось исключительно плюгавое, несерьезное, незначащее. Раньше мы с коллегами всегда хихикали и подшучивали над теми, когда кто-то из нас уходил в отпуск или начинал его планировать. В предыдущий раз, уходя в отпуск, я вообще испытывал чувство вины. Все работают, а ты лежишь! В прошлом году я брал отпуск 2 раза, но оба были вынужденные: свадьба и поездка на север. Ну и, разумеется, в отпуске работал. Но все в порядке, я отдаю себе отчет, что так быть не должно. Хотя, я сам нормально отношусь к такому и этот пост не о том, как плохо, что у меня не было нормального отпуска. В моей работе вообще необходимо всегда держать руку на пульсе и лучше бы не выпадать из контекста. Однако, отдых в жизни все же должен быть. У такого режима жизни, есть риск стать непригодным и начать портить все, что так долго сторил и допускать ошибки. У меня был негативный пример того, как человек на работе буквально сгорел. Выглядел он жалко( В этом году попробую взять отпуск для отдыха и разгрузки, а не потому что есть такой лайфхак отсутствовать на месте дольше 1 раб.дня. Читал где-то, что 3 месяца работы равняется 1 неделе отдыха. Плюс, важно помнить, что первые 1-2 дня обычно уходят на уточнения для коллег, передачу каких-то забытых нюансов и т.д. Ну, а лучше всего отдохнуть и ребутнуться поможет активный отдых и смена занятия, обстановки. Простой откис в кровати принесет пользы меньше всего. Сейчас мы живем в новогодних каникулах и они мне нравятся больше всех отпусков и каникул. Это такая всеобщая пауза и время для того, чтобы выдохнуть нам всем! В общем, одна из целей на этот год: научиться отдыхать и взять отпуск именно для отдыха.... а пока...пока нужно взять рабочий мак и рабочий VPN и не отключать уведомления в рабочих чатах, а то мало ли, вдруг чего важного пропущу, да и вообще, я всегда на связи, коллеги! 🙋🏻‍♂️

ЗАКРЫВАШКИ Возможно, кому-то кажется, что ивент заканчивается ровно на моменте финальной речи ведущего и/или когда включается свет и всем начинают как бы намекать, что мероприятие окончено. Но нет. Мероприятие заканчивается сильно позже. Ещё есть демонтаж/закрывашки/отчеты. Закрывашки, лично для меня, долгое время были каким-то отдельным квестом, чем-то пугающим и страшным. Особенно, после большого ивента. Во многих дорожных картах проекта, команды выносят это отдельным блоком. Мы ведем отдельную таблицу «документооборот», в который заносим оплаты, актв, проверяем суммы, наличие подписей/печатей и пишем, где это добро хранится, чтобы в дальнейшем передать в архив. Стараюсь решать этот вопрос так: когда начинается мероприятие, я ставлю себе будильники и веду отдельный список в Todoist, куда пишу тех, кто мне должен акт, УПД или другую информацию (статистика, оборот, кол-во фоток на фотозоне, выданных сувениров, остаток алкоголя и т.д.). Важно в этот момент не терять бдительность и оставаться внимательным и все тысячу раз перепроверять. Закрытие проекта и подведение итогов - это то, что порой бывает затруднительным, ведь, кажется, что ивент закончился, можно выдохнуть, все прошло гладко и можно расслабиться. Но для менеджеров, отчет и итоги это то, что помогает фиксировать результат. Что-то уйдет в отчет, что-то в архив и т.д. Также, мы обязательно проводим ретроспективную встречу, где собираемся, чтобы поделиться моментами, которые можно и нужно улучшать, собираем положительный и негативный опыт и фиксируем это где-то в документе. А потом возвращаемся к нему и применяем уже в следующих (намного лучше) мероприятиях. буду ждать в тг t.me/..._fm

ШАБЛОНЫ В нашей работе мы очень часто повторяем этапы подготовки любого мероприятия. Запросы подрядчикам, ТЗ, бриф, смета, оперплан, график заездов, документооборот (КП, счет, договор, акт, УПД, отчет, приказ, служебная записка). Очень много времени уходит на подготовку всех документов. Поэтому мы собираем шаблоны буквально на каждый случай. У меня целая папка в гугле, в которой собраны все шаблоны. Мне остается только подставить нужные данные, заполнить паспортичку и вуаля! Это очень очевидная и простая истина, но я об этом пишу, потому что я прям исследовал. Я замерял время, которое трачу на подготовку документов и потом сравнивал заново, но уже с кучей шаблонов под рукой. Они всегда должны быть на hot key и всегда должны быть где-то у тебя под рукой очень оперативно. Пост про очевидные вещи, вроде бы. Но то, что очевидно для вас, не всегда очевидно для других. буду ждать в тг t.me/..._fm

УТРО ПОСЛЕ ИВЕНТА Часть 2 Знаете, пост вовсе не о том, какой я дохера герой и все вывез. Коллеги из ивентов-то меня поймут. Я даже уверен, что читая это, они думают: "пфф, щас я тебе расскажу как у нас было". В общем, это нормальная практика, нет в этом ничего сверх-удивительного. У всех всегда так. Соревноваться в степени стрессов и масштабов нет смысла. Я просто офтопом делюсь о том, как именно мы залетели в самую золотую дату года для коллег-ивенторов, и делюсь впечатлениями для тех, кто в мире ивентов не живет. Смысл поста в том, что у меня с этими большими ивентами так: я правда искренне обрадовался, когда нам эту задачу озвучили. Возможно, я покажусь выскочкой и радужным пряником, но, первое, о чем я подумал было: "Вау! Вот это будет приключение!". Это правда. Это искренне. Я прям обрадовался, что и у меня в этом году будет еще один прыжок из штанов в условия, в которых я вырасту и прокачаюсь. Пишу этот постик с такой вот долькой грусти и не совсем долькой опустошения. Я даже заранее начал чуть-чуть грустить, стоя на площадке и смотря на монтажные работы декораторов, застройки ферм и т.д. Поэтому, идя к машине с приятной утсалостью, с гигантским пакетом, контейнеров с оставшейся едой, раздатки, фоток и сувениров с активностей, и куча всяких мелочей и размышляю: "Просто всё вокруг нас с напарником последние 2 недели работало только ради одной цели, которую мы сейчас достигли. Все. Мой год случился. Теперь закрывашки, отчеты и ждать новый вызов уже в следующем году!". А утро после сложного ивента...это что-то особенно дивное) Коллеги, как у вас?! Делитесь! буду ждать в тг t.me/..._fm

УТРО ПОСЛЕ ИВЕНТА Часть 1 Мы такое замутили, вы бы знали! 🤩 20 ноября. Сидя на общей встрече, мы узнаем, что я и моя коллега вытянули короткую спичку - подготовку резервного, запасного, параллельного ивента в самую золотую пятницу этого года - 22 декабря. План такой: 3000 человек. Нужны: сцена, трансляция, звук, декор, свет, еда, алко, активности, персонал, муз.группа, ведущий и куча мелочей типа полиграфии, навигации и пр. Нас двое и у нас три недели: "Ну, ребят. Все понимаю, но вот...сил всем нам". Поэтому, из трех недель, последние две, я не видел ничего, кроме смет, планов, согласований, переговоров, чатов, беготни по этажам к столам коллег и согласующих. А еще созвоны, проработка рисков (боже, да там одни сплошные риски были, 3 недели на реализацию!!). Не виделся с женой, котом, не читал каналов, не ходил в зал, не смотрел ютуб - в общем "полный джингл бэлс". Пришел - уснул - встал - умылся - ушел. А знаете, в чем особенность вот таких внезапных незапланированных ивентов? Что в работе у тебя уже есть ивенты и их слить нельзя. Ну и конечно еще то, что никто не знает, чего конкретно хочется и что будет. А руками делать нам. Поэтому, финальный сценарий и контент для трансляции мы передали на пульт за 40 минут до начала. А блоки и сам план был такой... живой организм. Но все это лирика, продолжение следом буду ждать в тг t.me/..._fm

ДЕРЖИ В КУРСЕ Меня начинает тревожить и беспокоить момент, когда делегированная задача уходит в работу, но тебе не сообщают по ней статус. Не то, чтобы я хочу контролировать и наблюдать за каждым шагом, но мне будет куда спокойнее, если раз в день, будь то в конце дня или начале, я буду знать, что все под контролем и работа ведется. Когда отдаешь задачу под ключ, то ты не избавляешся от нее, как от головной боли, а делегируешь и разделяешь результат вместе с коллегой. Потому что все равно ответственность за резульат лежит на мне. У задачи всегда есть только один ответственный. Поэтому всегда за этим слежу, есть ли статус или фидбек по процессу. Не все так делают, и это грустно. Это же сервис, забота, командная работа! Поэтому сам стараюсь такого не допускать и записывать в туду: «дать статус по задаче» Коллеги точно будут благодарны за мое небольшое: «Привет! держу в курсе. Запросы заслали. Ответы получаем. Ждём еще двух и принесем все вместе» Но не буду бить себя а грудь. Иногда в суматохе забывается. Поэтому приходится прямо так себе и отмечать: «отписать статус по задаче» подписывайся в тг t.me/..._fm

ИНТЕРЕСНЫЙ СЛУЧАЙ Я отправляю запросы на просчет мероприятия в региональных офисах. В целом, ничего сложного. Ведущий, диджей, пару фотокабинок и тд. И начинаю получать отказы один за одним или настойчивое желание узнать, какую именно компанию я представлю (традиционно я захожу в агентства или к подрядчикам анонимно, чтобы убедиться в одинаковых условиях и еще по ряду причин). В общем, это нормальное явление, узнавать компанию, но здесь прям настойчиво и прям каждый. Оказалось, что город не очень большой и все агентства как-то смогли скооперироваться вместе и поделить между собой рынок клиентов. И потому, они так настойчиво запрашивают компанию, чтобы нечаянно не зайти на чужую территорию. И от того я не могу сравнить цены, условия, сервис и вообще у меня нет выбора, с кем работать! Не привозить же агентство из Москвы?… Удивительно подписывайся в тг t.me/..._fm

Я работаю в большом бизнес-центре и ухожу обычно в 18:30-19:00. И всякий раз очень забавно наблюдать, как ровно в период с 17:55 по 18:00 начинают хлопать двери на этаже и греметь ключи. А когда я вызвал лифт, чтобы дойти до ресепшн, то улыбнулся от огромного количества людей. Их лица были будто взбешённые из-за меня, потому что вызвал лифт и задержал их спуск на выход. Кажется, что ровно в 17:59 во многих офисах люди стоят у дверей и как школьники в мультфильмах ждут начала каникул по секундам, чтобы вылететь в 18:00. Некоторые так рады этим 18:00, что говоря по телефону очень живо и радостно обсуждают вечер, хотя я видел их на этаже в середине дня, и они были сильно грустнее. Эта такая атмосфера, которая витает в в это время в воздухе и как бы кричит «отмучилиииись!» Забавно)