Функциональные возможности медицинских информационных систем очень разнообразны. Они охватывают все сферы деятельности медицинских учреждений, стоматологических центров и других компаний и организаций. Одно из таких решений - Клиентикс CRM. В нашем обзоре мы будем использовать эту облачную систему управления бизнесом в качестве примера, как можно в кратчайшие сроки автоматизировать процессы взаимодействия между медицинской компанией и ее клиентами.
Что такое МИС?
Согласно принятой в IT классификации, медицинская информационная система – это многофункциональное программное обеспечение. Одна из его возможностей: автоматизация внешнего и внутреннего документооборота в наиболее удобной для персонала клиники форме. В результате происходит полный или частичный отказ от бумажных форм. Благодаря облачным хранилищам баз данных в МИС, исчезает риск утраты важной информации из-за небрежности сотрудников, халатности или иных причин.
Отличие Клиентикс CRM от аналогов заключается в том, что клиент получает не отдельный инструмент для решения узкой задачи, а настоящую экосистему. Функции Клиентикс CRM охватывают кроме стандартного документооборота:
- складской учет;
- интеграцию с МКБ-10 и ЕГИСЗ;
- онлайн-регистратуру и онлайн-запись на прием для пациентов;
- онлайн-телефонию;
- мобильные приложения для персонала с разграничением прав доступа;
- финансовую и аналитическую отчетность;
- моделирование бизнес-процессов;
- учет рабочего времени персонала;
- многое другое.
Причем стоит особо отметить, что облачные сервера CRM Клиентикс успешно прошли сертификацию ФСТЭК, а также ФСБ.
Какой функционал нужен пользователю в МИС?
В медучреждениях частной формы собственности и бюджетных наиболее востребованы следующие функциональные возможности программного обеспечения:
- базы данных о пациентах, оказываемых услугах, реализуемых товарах;
- журналы записи и онлайн-запись на прием к врачу в соответствии с интерактивным виртуальным расписанием;
- аналитика, с помощью которой повышается уровень контроля и качество управления клиникой, а также осуществляется визуализация принимаемых управленческих решений;
- IP-телефония для повышения скорости обработки входящих звонков и отслеживания эффективности работы администраторов;
- стандартные формы медицинской документации (договоры, соглашения, товарные чеки, акты и др.);
- автоматизированное рабочее место (АРМ) врача, в котором реализовано заполнение протоколов осмотра и заполнение стандартизированных форм (например, 025/у);
- карты пациентов с полной информацией о предыдущих обращениях и результатах лечения;
- SMS-рассылки, с помощью которых напоминают о назначенных датах приема, рекламных акциях и т.д.
Но главное: у пользователей Клиентикс CRM имеется возможность при необходимости легко настраивать МИС в соответствии с конкретными потребностями.
Какие функции допустимо реализовать с помощью других продуктов?
Дополнением к МИС могут стать брендированные мобильные приложения, которые пациенты клиники смогут загружать в смартфон и пользоваться им через авторизацию в личном кабинете для:
- записи на прием к врачу;
- получения отчетов о выполненных лабораторных исследованиях;
- оплаты услуг;
- отправки данных о проведенном лечении в другие клиники;
- получения консультаций.
Аналогичные приложения разрабатываются для взаимодействия с поставщиками, страховщиками и другими деловыми партнерами. Причем обязательно выполняется ключевое условие – прямые интеграции всех приложений с базовой МИС.
Другими важнейшими модулями, которыми можно расширять цифровую архитектуру экосистемы Клиентикс CRM, являются:
- сайт с коннекторами к различным агрегаторам;
- средства телемедицины;
- передача данных в ЕГИСЗ в соответствии с требованиями Минздрава РФ;
- система помощи принятия врачебных решений;
- автоматизация маркировки лекарственных препаратов;
- сервис электронных рецептов;
- складской учет;
- управление персоналом;
- планирование ресурсов предприятия (ERP-система);
- штрихкодирование товарно-материальных ценностей;
- передача данных от медицинского оборудования (рентген, МРТ, браслеты пациентов и т.д.);
- файловые хранилища;
- контур безопасности в соответствии с ФЗ № 152 от 27.07.2006 г.;
- системы контроля удаленного доступа и система учета рабочего времени;
- корпоративные порталы;
- система постановки и управления производственными задачами;
- электронная очередь;
- системы распознавания пациентов;
- и многое другое.
Объединение всех этих продуктов в единую экосистему в значительной степени ускоряет все производственные процессы клиники и повышает качество оказываемых услуг.
Маркетинг и МИС
В современной медицинской клинике не обойтись без таких программных продуктов, как система доставки контента, которая объединяет все направления презентации компании на рынке от рекламы в СМИ до демонстрационных табло непосредственно в приемном покое.
При этом создание собственного сайта медицинского учреждения как части экосистемы МИС полностью соответствует:
- ФЗ № 323 от 21.11.2011 г. «Об основах охраны здоровья граждан в РФ»;
- ФЗ №326 от 20.11.2010 г. «Об обязательном медицинском страховании в РФ»;
- Постановлению Правительства № 1006 от 02.08.2019 г. «Об утверждении требований к антитеррористической защищенности…».
Облако или «коробка»?
Взаимодействие с облачным сервисом происходит в максимально удобном для пользователя режиме, поскольку для подключения к МИС и личной базе данных ему достаточно войти в личный кабинет. Для этого рабочие места персонала достаточно оснастить ноутбуками или ПК с защищенной линией связи. Финансово такое решение обходится также дешевле, поскольку все, что требуется – вовремя оплачивать поставщику МИС в соответствии с договором согласованный ежемесячный (ежегодный) тариф.
Коробочное решение предназначено для организаций, желающих получить информационную систему автономного типа на собственном сервере. Такие МИС способны выполнять все задачи без выхода в интернет, благодаря объединению всех модулей в локальную информационную сеть. Решения этого типа выгодны при штате врачей – от 100 человек, так как в этом случае разовое приобретение дорогостоящего программного продукта в дальнейшем потребует от медицинской организации небольших затрат на сервисное сопровождение.
От чего зависит цена МИС?
В первую очередь от поставщика, поскольку каждый разработчик предлагает клиентам продукты по различным ценам. До сих пор на рынке отсутствует такое явление, как усредненная тарификация IT-услуг.
Во вторую очередь цена формируется, исходя из комплектации программного продукта. Чем больше модулей включено в цифровую архитектуру МИС, тем выше ее итоговая цена. При этом клиенту в каждом случае важно получить необходимый ему минимум, который позволит в будущем по запросу свободно расширять функционал путем обращения к тому же самому поставщику программного обеспечения.
Чек-лист: как выбрать правильную МИС?
Чтобы не «заплатить лишнего», важно определить минимум функциональных возможностей МИС, без которого не обойдется даже самое маленькое медицинское учреждение. Перечислим ключевые критерии выбора программного обеспечения:
1. МИС входит в реестр российского ПО (Программного обеспечения)
Крайне важно в свете новейших тенденций рынка при выборе поставщика МИС отдавать предпочтение программным продуктам, внесенным в реестр российского ПО. Только в этом случае медицинская организация хранит базы данных клиентов и другую конфиденциальную информацию на облачных серверах, физически расположенных в России. В этом случае риск утечки сведений в связи с недобросовестными действиями иностранных поставщиков исключен на 100%.
Клиентикс CRM включен в реестр российского ПО. Запись в реестре №13395 от 26.04.2022 произведена на основании поручения Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 26.04.2022 по протоколу заседания экспертного совета от 18.04.2022 №488пр.
2. Имеется возможность интеграции с ЕГИСЗ
С сентября 2021 года передача данных в подсистемы ЕГИСЗ обязательна для государственных, а также для коммерческих медицинских организаций. Без этого невозможно получить лицензию медучреждения. Более того, отказ от передачи данных в реестры ЕГИСЗ означает для медицинской организации и персонала:
- штрафы в соответствии с ч. 4 ст. 14.1 КоАП РФ (до 200 000 рублей);
- приостановку деятельности на срок до 90 суток.
Интеграция с ЕГИСЗ через Клиентикс CRM это:
- простая процедура подключения — платформа берет на себя все вопросы внедрения и передачи данных, согласно действующим требованиям и нормативам;
- сертифицированное хранение медицинских данных;
- соответствие законодательству (242-ФЗ).
При этом передача данных происходит через официального оператора, уполномоченного МЗ РФ размещать сведения об оказанной медицинской помощи в ЕГИСЗ МЗ РФ в соответствии с действующим законодательством.
Клиентикс CRM автоматически передает в ЕГИСЗ:
- данные медицинских карт пациентов;
- информацию об оказании медицинских услуг;
- данные лечащего врача.
3. Имеется возможность интеграции с лабораториями
Благодаря специальному модулю, МИС выполняет разноплановые производственные задачи:
- автоматизирует работу лаборатории и осуществляет поэтапный контроль над учетом и обменом данными;
- оптимизирует расходы реагентов за счет контроля повторности назначений;
- помогает принимать управленческие решения на основе анализа эффективности производственных показателей лаборатории посредством автоматического мониторинга загруженности;
- реализует интеграцию с внешними учетными системами и лабораторными службами;
- автоматически отправляет результаты анализов пациенту и врачу в электронной форме;
4. Имеются настроенные модули автоматизации работы врача
Затраты рабочего времени персонала оптимизируются, благодаря функциональным возможностям МИС:
- электронные карты пациентов (ф. 025/у);
- загрузка стандартных форм, а также единых шаблонов компании;
- интерактивные кабинеты;
- профессионально ориентированные модули (стоматологические, пластической хирургии, выполнение профосмотров);
- интеграция с МКБ-10.
5. Имеются настроенные модули для автоматизации работы маркетинга
Компания пользуется готовыми инструментами для расширения клиентской базы:
- виджеты онлайн-записи и маркетингового блока, упрощающие использование программного продукта работниками компании и клиентами;
- модули взаимодействия со страховщиками (ОМС и ДМС);
- интеграция с сайтами-агрегаторами («СберЗдоровье», «ПроДокторов» и др.);
- WhatsApp и SMS-рассылки пациентам;
- программа лояльности;
- автоматическая рассылка уведомлений клиентам;
- отчеты по UTM-меткам;
- онлайн-телефония.
6. Соблюдаются требования по передаче персональных данных
Защита информации: обязательное требование, предъявляемое к МИС в соответствии с ФЗ №152 от 27.07.2006 г. «О персональных данных».
Так, Клиентикс CRM обеспечивает:
- защищенный доступ персонала к клиентской базе;
- шифровку данных на сервере по защищенному протоколу SSL;
- хранение информации на российских специализированных дата-центрах, оснащенных современной системой пожаротушения, резервным питанием, а также системой защиты от несанкционированного доступа;
- каждые несколько часов происходит создание резервных копий информации с сохранением на внешний носитель для защиты системы от внезапных сбоев — в результате восстановление данных не занимает более 10 минут.
7. Имеется полный блок аналитики и возможность формировать индивидуальную отчетность
Объединение информационных потоков позволяет получать мгновенный доступ к обновляемым в режиме реального времени данным о работе компании:
- анализ расходов и доходов клиники;
- инвентаризация и другие виды учета товарных остатков;
- финансовый и аналитический учет и отчетность;
- аналитические справки по работе персонала и оказанным услугам;
- возможность производить индивидуальный расчет заработной платы специалистов.
При сравнении различных программных продуктов, помимо их стоимости и набора функций, важно обращать внимание на современный интуитивно понятный интерфейс, позволяющий минимизировать затраты времени на обучение персонала и ускорить внедрение нового продукта, а также его окупаемость.
В заключение важно отметить, что выбор конфигурации МИС — ответственное решение, от которого во многом зависит комфорт работников и клиентов, а также финансовые результаты деятельности клиники.