Я постоянно нахожусь в поисках идеального приложения для планирования и отслеживания задач, поскольку в данный момент пользуюсь неким разношерстным набором инструментов: некоторые приложения казались мне слишком сложными и неповоротливыми, некоторые имели недостаточно настроек для моих нужд, третьи ушли с рынка.
И вот попалось мне на глаза творение отечественных разработчиков — планировщик Singularity, который сразу привлек внимание приятным космическим дизайном (люблю космос), и я немедленно решила протестировать.
У меня уже сложилась собственная система планирования и отслеживания, и мне было интересно, насколько легко Singularity поможет мне ее поддерживать.
- Я предпочитаю хранить и отслеживать рабочие и личные списки дел в одном месте, поскольку я один человек, и мои задачи могут пересекаться. Поэтому мне, с одной стороны, важно, чтобы я могла полностью видеть свой график, а с другой — чтобы личные и рабочие задачи были четко разделены.
- Для отслеживания задач я следую собственному алгоритму из 4 этапов, который должен оставаться максимально простым для меня.
Итак, я перенесла в Singularity два актуальных на данный момент проекта: один домашний (обновление интерьера в доме), другой рабочий (создание нового курса).
1 этап. Захват информации
Первый этап заключается в том, чтобы фиксировать каждую задачу или идею максимально быстрым, простым и доступным способом. Здесь у меня не было никаких проблем: в Singularity для этого существует папка «Входящие», а задачи туда можно добавлять самыми разными способами, в том числе через Телеграмм, из электронной почты и даже голосом, что очень приятно, так как далеко не всегда удобно открывать приложение.
Итак, все, что требует от меня каких-то действий, отправляется на временную передержку в папку «Входящие», до тех пор, пока не придет время обработки.
2 этап. Обработка
Это означает, что после захвата задача должна быть помещена в определенное место, где она будет у меня под контролем.
Я рассматриваю каждую задачу в двух аспектах: проект, к которому она принадлежит (для чего я это делаю) и контекст, который она подразумевает (что требуется для выполнения).
Примеры моих контекстов:
- У компьютера – что-то узнать, что-то заказать, скачать, обработать, оплатить и т.д. (относится только к домашним проектам, поскольку рабочие и так это подразумевают)
- Купить – все, что нужно купить для какого-то проекта
- Поручить – то, что я не могу/не хочу делать сама
- Сделать самой – в основном это относится к домашним проектам, которые требуют моих навыков рукоделия
- Контент – по этому тегу находится все задачи, которые требуют что-то написать (для блога, паблика, обучающего курса и т.д.)
- Техническое – технические работы, такие как изменить дизайн, добавить меню, поправить ссылки и т. д.
Рассмотрев возможности Singularity, я решила, что буду использовать мою систему следующим образом:
Задачи, принадлежащие конкретному проекту я помещаю в папку соответствующего проекта (в моих примерах - "Обновление дома" и "Новый курс"). Если задача имеет точную дату или крайний срок, сразу их указываю.
Одновременно я назначаю каждой задаче контекст, который имеет смысл лично для меня. Мне нравится работать с задачами "пакетами", выполняя однотипные задачи, требующие одних и тех же ресурсов, "кучками". Например, если я занялась оплатой счетов, я могу отсортировать задачи по контексту "у компьютера" и заодно отсканировать фото или распечатать документ. Если я собираюсь за покупками, я могу отсортировать задачи по тегу "купить" и внести в список покупок все необходимое.
Задачи "на будущее" и идеи отправляются в папку "Когда-нибудь". Здесь я не присваиваю ни конкретных проектов, ни контекста, ни сроков - это я сделаю, когда решу заняться этими задачами, и они превратятся в проект.
В папку "Архив" я помещаю выполненные задачи, если предполагаю, что в будущем мне может понадобиться какая-то связанная с ними информация. Например, код краски, которую я использовала для ремонта или шаблон объявлений для рекламной кампании. Поскольку к каждой задаче можно добавлять заметки, здесь можно сохранить любую важную информацию.
3 этап. Отслеживание
Цель этого этапа заключается в том, чтобы иметь возможность четко видеть, что мне предстоит сделать в ближайшее время и на каком этапе находятся незавершенные задачи.
Я придерживаюсь более или менее традиционного подхода к планированию - на день, на неделю, на месяц, на 3 месяца. Планировать на более длительные сроки я не люблю.
Раз в день
Просматриваю список "Входящие" и распределяю задачи по вышеописанному алгоритму. В календаре вижу, какие задачи обязательно нужно сделать сегодня.
Раз в неделю
Просматриваю список проектов и решаю, какими задачами я займусь на этой неделе, чтобы проекты двигались к завершению.
Раз в месяц/квартал
Просматриваю свой мастер-список (в Singularity это папка "Когда-нибудь") и выбираю из него задачи, которыми хочу заняться в ближайший месяц/квартал. Выбранные задачи организую в новые проекты.
4 этап. Итоги и архивирование
Я еще не пользуюсь Singularity достаточно долго, чтобы успеть закончить какой-то проект, но как я уже сказала, здесь есть важная возможность архивировать как целые проекты, так и отдельные задачи, что может быть полезно, если вам нужно сохранить на будущее информацию, которую вы использовали.
Я еще не изучила все инструменты и возможности Singularity, но за 2 недели использования вижу, что мне достаточно инструментов для того, чтобы поддерживать мою систему планирования.
Какие возможности я для себя отметила:
- Возможность вести списки чего угодно + делиться этими списками
- Синхронизация с онлайн-календарями
- Синхронизация мобильной и веб-версии
- Создание иерархии задач/подзадач любой вложенности с любым содержанием + отслеживание % выполнения
- Создание задач с определенной датой начала/завершения + повторяющихся
- Есть дополнительные фишки вроде техники "Помодоро" и трекера привычек
На первый взгляд, инструмент довольно мощный и способен поддерживать работу хоть целого отдела) Но и для простого планирования вашей повседневной жизни вполне подойдет, в освоении несложен, бесплатного функционала, я думаю, хватит за уши и по уши.