Закупки любой компании, независимо от сегмента бизнеса, разделяются на два типа: плановые (Budgeted and Plan) и не вошедшие в основной план, их еще называют хвостовыми (Tail spend). Практика Tail spend, несмотря на свою небольшую долю в общем объеме закупок (до 20% основных затрат), может значительно увеличивать расходы компании. Давайте рассмотрим, как автоматизация внеплановых закупок может улучшить бизнес-процессы и снизить издержки компании.
Откуда берутся «хвосты»
Tail spend — это небольшие и нечастые закупки, которые компании осуществляют у различных поставщиков. Обычно товары в рамках таких закупок имеют низкую стоимость, но требуют значительных усилий от сотрудников, так как процесс включает в себя поиск поставщиков, согласование условий, оформление документации и прочие административные задачи. К хвостовым закупкам обычно относятся товары для офиса, расходные материалы, техническое обслуживание оборудования и любые незапланированные траты.
Из-за того, что бизнес-процессы в организациях индивидуальны, не существует общего определения хвостовых расходов. Каждой компании важно самостоятельно определить, насколько велик «хвост» относительно основных стратегических закупок. Здесь можно провести аналогию с принципом Парето (80/20), когда 80% внимания уделяется крупным многолетним контрактам с поставщиками и большому объему закупок, так как именно они приводят к значительной экономии. Однако такой подход ведет к игнорированию оставшихся 20% — неуправляемым расходам, которые обычно составляют 80% всех действий в закупках.
Плюсы автоматизации Tail spend
Компании отмечают следующие выгоды после автоматизации нестратегических закупок:
- Сокращение времени и усилий сотрудников на поиск и согласование.
- Полный контроль и прозрачность закупок, включая учет расходов, бюджетирование и согласование с руководством.
- Лучшие условия от поставщиков, так как объем закупок увеличивается, и компания становится более привлекательным партнером.
- Полная аналитическая отчетность помогает выявить потенциальные проблемы и оптимизировать бизнес-процессы.
Шаги для достижения прозрачности в хвостовых закупках
Анализ и классификация.
Первым шагом будет анализ и классификация расходов компании на все категории закупок, их периодичность, объем и т. д. На старте это может быть ручной анализ финансовых документов и счетов.
Установка лимитов.
Установите лимит, ниже которого расходы будут считаться хвостовыми. Это значение может быть разным для различных категорий закупок. Обычно расходы, составляющие менее 20% от общего расходного бюджета компании, признаются нестратегическими.
Анализ данных.
Снова проанализируйте данные, отобранные на первом этапе, чтобы определить, какие расходы можно отнести к Tail spend. Обратите внимание на постоянные оплаты небольшим поставщикам, редкие лицензионные платежи или разовые платежи. Это типичные примеры хвостовых закупок.
Оптимизация и поиск выгоды.
Оцените, от каких покупок можно полностью отказаться. Рассмотрите возможность сотрудничества с крупными поставщиками, которые предлагают лучшие условия. Пробуйте объединять закупки для получения большей скидки или пользуйтесь SaaS-платформами для снижения затрат.
Контроль и обновление.
Не забывайте про мониторинг и обновление стратегии по оптимизации Tail spend-закупок. Регулярно обновляйте данные и анализируйте результаты, чтобы убедиться, что предпринятые меры положительно влияют на бюджет компании.
Решения для управления практикой Tail spend
Одно из наиболее продвинутых решений для управления практикой Tail spend — это использование программного обеспечения или SaaS-решений с интегрированными системами электронного документооборота. С помощью таких инструментов можно установить более сложные процедуры закупок, включая определение лимитов для автоматического подтверждения заказов и сокращение цепочки согласования внутри компании. К примеру, регламентированная процедура закупок у одного из клиентов Softline подразумевает получение шести согласований внутри компании, внеплановые закупки не исключение. Обычно все согласования проходят через e-mail сотрудников, что фактически не позволяет контролировать цепочку согласований и планировать закупки на следующий период.
Кроме того, анализ данных может помочь выявить повторяющиеся покупки, которые можно объединить в одну, или выявить поставщиков, предлагающих более выгодные условия. По данным Boston Consulting Group, компании, которые использовали цифровые данные для управления нестратегическими закупками, сократили ежегодные расходы до 10%.
Рассмотрим реальный кейс
В 2022 году Softline стал поставщиком в инновационном маркетплейсе для B2B-закупок Industrial.Market (ПАО «Северсталь»).
Благодаря нашим возможностям управления цифровыми закупками, на площадке нашего заказчика теперь размещен каталог из более чем 16 тыс. товаров Softline, включая электронику, техническое оборудование и.т.д, разработанный с учетом индивидуальных потребностей ПАО "Северсталь" и других ключевых заказчиков.
С помощью платформы компании в цифровом виде получают прямой доступ к:
- Индивидуальным ценам в каталоге Softline по различным категориям (доступ к актуально информации 24/7);
- Созданию заказов и их отслеживанию (сокращение клиентского пути с 5+ действий до 2 кликов действий на всем этапе закупочной деятельности) ;
- Истории всех заказов (аналитика при планировании и бюджетировании)
Тем самым повышая эффективность закупочного процесса на 30-50% за счет сокращения сроков получения информации о товарах и заказах у своих основных стратегических поставщиков.
Компания «Северсталь» использует платформу для Tail spend-закупок, к которым относится торговое оборудование, оргтехника, электроника, строительные материалы и пр. В2В-платформа для закупок открывает круглосуточный доступ к актуальной информации о товарах на складах ГК Softline и партнерских дистрибьюторов.Пользователи могут размещать заказы, которые моментально обрабатываются командой ГК Softline, и получать детализированный контент с изображениями и характеристиками товаров для принятия решений о закупках.
Заключение
IT-решения для закупок становятся неотъемлемой частью Enterprise-бизнеса. Все больше компаний задумываются о внедрении корпоративных автоматизированных систем, а некоторые уже активно их реализуют. Однако в разрезе закупочной деятельности при выборе IT-решения крупные предприятия должны учесть ряд важных факторов, чтобы оно соответствовало их индивидуальным требованиям и особенностям бизнес-процессов:
- Масштаб бизнес-процессов компании. Крупные предприятия обычно имеют множество подразделений, филиалов и поставщиков. При такой структуре бизнес нуждается в совместной работе с данными, мониторинге и отчетности. Следовательно, платформа для закупок должна обрабатывать большое количество данных и выполнять сложные сценарии согласования и утверждения заказов.
- Интеграция с другими системами предприятия, такими, как ERP и CRM. Сквозной сценарий позволит предприятию оперативно контролировать все процессы — от поиска поставщиков до учета поступления товаров на склад.
- Обеспечение безопасности данных. Следует обратить внимание на меры безопасности, используемые платформой. Это может включать шифрование данных, корректную аутентификацию пользователей, открытые доступы системы. Также стоит удостовериться, что поставщик предлагает поддержку для обеспечения безопасности на протяжении всего срока использования системы.