Как удержать внимание аудитории до последнего слайда
«Конец года на носу, пора готовить отчет!» – знакомая фраза, способная заставить нервничать руководителя с любым опытом работы. Подготовка к отчету – это всегда стресс.
На работу над презентацией может уйти от двух недель до двух месяцев, но не исключено, что в результате получится громоздкий материал с тонной информации, в которой очень просто утонуть.
В своей практике эксперты BITOBE проанализировали и оптимизировали более 100 презентаций. Мы выделили две основные проблемы, которые порой могут «запороть» любой отчет:
- У отчета нет структуры.
- Слайды перегружены информацией и сложно читаются.
Готовы поделиться тремя важными рекомендациями, которые избавят создателей отчетной презентации от лишнего стресса и впустую потраченного времени и помогут захватить и удержать внимание аудитории.
Совет 1. Задайте логику отчету
Прежде чем приступить к визуальному оформлению, следует определить последовательность слайдов. В отчете вы демонстрируете работу направления за год: ключевые показатели эффективности, результаты инициатив и проектов и так далее. Напомните про цели, которые вы ставили перед собой в самом начале презентации. А затем раскройте каждую из них более детально.
Насколько детальным должен быть отчет, зависит от аудитории, для которой вы его готовите.
Пример структуры отчета:
Совет 2. Разделите контент на смысловые блоки с помощью навигации
Вы задали структуру, теперь важно ее правильно раскрыть, чтобы читатель мог легче ориентироваться в массиве контента. В этом поможет навигация.
Чтобы навигация сработала, вначале ее нужно «ввести». Например, сделать слайд-содержание и далее использовать эти блоки как навигационные. Или показать классификацию, а потом раскрывать ее элементы и с помощью навигации указывать, на каком из элементов мы находимся.
Глобально можно выделить три основных типа навигации:
1. На сутевых слайдах в виде текста или иконки. Такую навигацию удобнее всего располагать в зоне заголовка.
2. Как часть слайда. В этом случае мы можем на одной и той же схеме (важно, чтобы она всегда была расположена в одном и том же месте) показывать сутевые моменты.
3. На отдельных слайдах (их еще называют разбивочными). Такой тип навигации хорошо использовать, если в разделах не меньше трех слайдов, чтобы не возникало мельтешения.
Совет 3. Оптимизируйте контент каждого слайда
Важно помогать аудитории быстро считывать информацию, которую содержит презентация.
Как это сделать:
- Вписывайте вывод на каждый слайд. Его можно поместить прямо в заголовок. Вместо общей фразы «результаты проекта» конкретизируйте – «благодаря проекту X нам удалось увеличить выручку на 30%».
- Упрощайте и сокращайте текст. Отказывайтесь от лишнего, минимизируйте вводные предложения и сложные конструкции. Что можно сделать:
Адаптируйте сложные таблицы и графики. Диаграммы, таблицы и схемы помогают быстрее донести суть. Но не все графики одинаково полезны. Используйте акценты, чтобы выделить главное и удаляйте повторяющуюся информацию.
Пример 2
Пусть отчет будет запоминающимся. Продуманная структура, навигация, адаптированный текст и акценты в визуальном оформлении помогут удерживать внимание аудитории вплоть до последнего слайда.
Скачать чек-лист подготовки отчета можно на нашем блоге Новая Эпоха Управления: https://blog.bitobe.ru/article/otchetnaya-prezentatsiya-bez-stressa/
Подписывайтесь! Мы публикуем интересные статьи и видео каждую неделю.