Начиная с сентября 2023 года, для сотрудников компаний и предпринимателей станет обязательным использование своей электронной подписи, а не подписи организации или индивидуального предпринимателя. Для этого необходимо оформить машиночитаемую доверенность.
Машиночитаемая доверенность – это юридический документ в формате XML, который уполномочивает физическое или юридическое лицо действовать от имени другого физического или юридического лица в определенных ситуациях.
Зачем она нужна
Цель машиночитаемой доверенности – позволить доверенному лицу действовать от имени доверителя, когда он сам не в состоянии этого сделать. Это может быть связано с географической удаленностью или другими причинами. Предоставляя агенту определенные полномочия, доверитель может гарантировать, что его дела будут вестись в соответствии с его пожеланиями.
Использование
Чтобы оформить машиночитаемую доверенность, доверитель должен сначала определить, какие полномочия он хочет предоставить агенту. Эти полномочия могут включать управление финансовыми делами или ведение деловых операций.
После оформления машиночитаемой доверенности она может быть использована доверенным лицом по мере необходимости. Если доверитель путешествует за границей, и ему необходимо, чтобы кто-то управлял его финансами, представитель может использовать доверенность для доступа к банковским счетам и оплаты счетов.
Машиночитаемая доверенность для бизнеса
Данная доверенность должна быть подписана лицом, уполномоченным действовать от имени юридического лица даже без доверенности, или предпринимателем. Более того, не требуется прилагать машиночитаемую доверенность к каждому пакету документов, подписанных электронной подписью. Достаточно согласовать с контрагентом систему, в которой хранится доверенность.
Федеральный закон № 63-ФЗ содержит положения в статьях 17.2 и 17.3, которые диктуют определенные требования, связанные с электронной доверенностью. Эти требования дополнительно разъяснены в Приказе № 857, изданном Министерством финансов 18 августа 2021 года.
Обновленные правила теперь позволяют использовать электронную подпись компании для предоставления полномочий разным физическим лицам с помощью доверенности. При этом сотрудники могут подписывать документы своими собственными уникальными подписями, которые не могут быть переданы другим лицам. Это эффективно решает проблемы безопасности и упрощает процесс управления электронными подписями. Однако внедрение этих новых форматов подписей потребует обновления существующих информационных систем для включения в них необходимых функций.
Преимущества и недостатки
Главным преимуществом машиночитаемой доверенности является то, что она легко сканируется и читается компьютерными системами. Это облегчает предоставление доказательств своих полномочий при работе с государственными учреждениями и другими организациями.
Другие преимущества:
1. Доступность. Агент может легко представить документ. Это также позволяет быстрее обрабатывать сделки, поскольку нет необходимости в ручном вводе данных.
2. Конкретность. Полномочия, предоставляемые в машиночитаемой доверенности, могут быть предельно конкретными, это означает, что агент может использовать их только в целях, указанных доверителем.
3. Контроль. Доверитель сохраняет контроль над тем, какие полномочия предоставляются, и может ограничить объем полномочий агента.
Недостатки:
1. Сложность. Оформление машиночитаемой доверенности может быть сложным процессом.
2. Уязвимость. Поскольку документ является машиночитаемым, он может быть потенциально уязвим для взлома или других форм киберпреступлений, если он не защищен должным образом.
3. Отсутствие гибкости. После оформления документа может быть сложно внести изменения в предоставленные полномочия без оформления нового документа.
4. Злоупотребление. Всегда существует риск того, что агент может ненадлежащим образом использовать предоставленные ему полномочия, что грозит серьезными последствиями.
Машиночитаемая доверенность – это полезный инструмент для физических и юридических лиц, которые хотят предоставить конкретные полномочия другой стороне. Оформляя этот юридический документ, доверитель может быть уверен, что его дела будут вестись в соответствии с его пожеланиями.
Подписывайтесь на наш телеграм-канал https://t.me/astrixsolutions и не пропускайте наши публикации.