С 1 февраля 2017 года организации и предприниматели при расчетах с физическими лицами обязаны использовать кассу с фискальным накопителем и передавать все фискальные данные (чеки, отчеты) в ИФНС онлайн.
Оператор фискальных данных (ОФД) — это организация-посредник между пользователем онлайн-кассы и ФНС. Он обеспечивает передачу всех кассовых документов в зашифрованном виде в налоговую и предоставляет услуги по обработке, хранению и передаче всех данных.
Согласно закону № 54-ФЗ, самостоятельно передавать данные в ИФНС - нельзя. Современная касса обязана передавать все фискальные документы в налоговую в электронном виде.
При регистрации онлайн-кассы необходимо заключить договор с одним из аккредитованных операторов фискальных данных и отправлять чеки в электронном виде в ФНС через оператора. Реестр операторов фискальных данных размещен на сайте ФНС.
Не все обязаны отправлять данные в ФНС. Если касса находится в отдаленной от сетей связи местности или на территории военных объектов, органов ФСБ, госохраны, внешней разведки, ККТ может работать автономно. Данные сохраняются в фискальном накопителе и передаются в налоговую службу только при его замене.
Как работает оператор фискальных данных
После того как чек о продаже был сформирован на вашей кассе, он через интернет передаётся оператору фискальных данных. Онлайн-касса формирует не только чеки, но и разные отчеты - эти документы называют фискальными.
Процесс передачи фискальных данных:
- При пробитии фискального документа онлайн-касса сохраняет его в установленный внутри кассы фискальный накопитель (ФН);
- ФН формирует фискальные данные, шифрует их и передаёт обратно кассе;
- ОФД через интернет получает фискальные данные c кассы, обрабатывает, сохраняет и отправляет в ФНС в течение 24 часов с момента получения;
- Оператор формирует подтверждение — фискальный признак — для каждого фискального документа и отправляет на кассу;
- Документы, полученные оператором, отражаются в личном кабинете ОФД.
Если касса подключена к интернету и нет сбоев сети, а так же в работе кассового аппарата и ФН, данные в ФНС будут переданы мгновенно. Если фискальный документ отображается в вашем личном кабинете клиента ОФД, это значит, что он был успешно передан в ФНС.
Так же налоговая инспекция по запросу может получить данные о продажах, когда хочет проверить компанию. Так ФНС следит за выручкой предприятия и проверяет, верно ли предприниматель платит налоги.
Какие фискальные документы ОФД передает в налоговую
Через оператора фискальных данных онлайн-касса передает следующие фискальные документы:
- «Отчет об открытии и закрытии смены» — смена не должна превышать 24 часа, если отчет о закрытии смены не пришел в налоговую вовремя — это нарушение закона о ККТ;
- «Кассовый чек» — подтверждает оплату товара или услуги;
- «Чек коррекции» — создают, когда касса выдала ошибку или провела покупку без чека;
- «Отчет о закрытии ФН» - формируют, когда нужно менять фискальный накопитель на новый;
- «Отчет о перерегистрации ККТ» — нужен после замены накопителя, или если изменились данные, которые были указаны при регистрации кассы;
- «Отчет о текущем состоянии расчетов» - в нем отобразятся все преданные и непереданные данные в ФНС. Отчет можно сформировать на кассе и не закрывая смену. Если данные с ККТ не попадают оператору дольше 30 дней, фискальный накопитель автоматически блокируется.
Где хранятся данные ОФД
Все фискальные документы сформированные на онлайн-кассе попадают оператору фискальных данных, он обрабатывает их на своих серверах, шифрует и по безопасным каналам отправляет в ФНС.
Когда ваши фискальные документы (чеки) попадают оператору фискальных данных, он обрабатывает их на своих серверах, шифрует и по безопасным каналам отправляет в ФНС. В это же время создаются электронные копии всех фискальных документов, которые ОФД хранит на своих серверах.
Согласно 54-ФЗ, ОФД обязан обеспечить пользователю конфиденциальность и защиту всех полученных фискальных документов, а так же их хранение в течение 5 лет.
Серверы ОФД размещаются в ЦОДах (дата-центрах повышенной степени безопасности), где хранятся миллиарды фискальных документов. Система безопасности в ЦОДах многоуровневая — начиная от вооружённой охраны и заканчивая многоступенчатой пропускной системой. Каждый дата-центр имеет свою систему резервного питания и протокол по сохранению данных в случае форс-мажорной ситуации.
Специалисты нашей компании АСТРИКС бесплатно проконсультируют и помогут подключить или продлить услуги ОФД по привлекательной цене оставить заявку.