ГК ADVANTA уже 18 лет на рынке создания систем управления проектами. Наша миссия — сделать так, чтобы через эффективное управление проектами, программами и планами компании достигали своих бизнес-целей. Поэтому мы помогаем нашим клиентам создать эффективную корпоративную систему управления проектами.
Давайте разберемся, что для этого нужно. Но сначала ответим на вопрос:
Зачем бизнесу управление проектами?
Проекты нужны компаниям в двух случаях:
- Когда организация является проектным бизнесом, вся ее деятельность и есть проекты. Обычно это компании, которые выполняют свои задачи через проектный подход: IT c заказной разработкой, строительные, логистические фирмы и т.д.
- Не проектный бизнес − проекты для него становятся инструментом развития, движения вперед: внедрение новых продуктов и изменения бизнес-процессов.
Некоторые компании сочетают в себе и то, и другое.
Мы считаем, что умение выполнять проекты – ключевое преимущество бизнеса. Это дает не только прибыль, но и возможность проходить через качественные изменения внутри: создавать новые продукты, увеличивать мощность производства, мотивировать сотрудников. Неуспех проектов приносит явные потери. Это ощутимый результат со знаком «-», который может отбросить компанию назад и существенно ухудшить конкурентную позицию на рынке. Поэтому важность правильного управления проектами существенно повышается, поскольку это влияет на результаты компании в целом.
В данном случае мы говорим о том, что управление бизнесом через проекты ≠ управление проектом.
Подходы отличаются разным уровнем управления и принятия решений. В рамках отдельного проекта есть команда, ее задача выдать конкретные результаты в конкретный период в пределах согласованных ограничений, закрыть проект и двигаться дальше. На уровне топ-менеджмента и компании проекты влияют на достижение целей бизнеса.
Уловить эту разницу не всегда просто, но мы попробуем.
Может ли топ-менеджер управлять проектами полноценно?
Задача топ-менеджера – создавать условия для выполнения проектов. В большинстве компаний, где проектами не управляют как системой, топ-менеджер тушит «пожары» — решает проблемы, когда они уже случились. Если в компании один-два проекта, с этим еще можно справиться. Но если их десятки, то одним ресурсом высшего руководителя здесь точно не обойтись. Нужна система и инструменты, которые позволят не допустить этих «пожаров», а в случае возникновения снизить нагрузку на руководителей.
Получается, первое лицо компании должно сформировать культуру и среду, когда ответственность за результат отдельного проекта лежит на руководителе конкретного подразделения. А топ-менеджер решает глобальные задачи: выбирает проекты, которыми будет заниматься компания, выделяет ресурсы, принимает ключевые решения по изменениям и берет ответственность за бизнес-риски. А ниже уже выстраивается система, которая позволяет выполнять проекты без ежедневного погружения руководства во все детали. И здесь, конечно же, появляется следующий вопрос:
Как обеспечивать выполнение проектов?
В любом деле гарантировать результат может только проверенная технология. В нашем понимании - это некий алгоритм, который дает стабильный, предсказуемый результат по качеству и срокам.
Компании осознают потребность в проектном управлении, но часто, чтобы «построить проектный менеджмент» используют тупиковые сценарии:
✓ Всех обучим и все заработает.
✓ Купим программу, она сама знает что делать.
✓ Создадим проектный офис, они все придумают.
✓ Позовем консультанта, он сделает все за нас.
На практике отдельные элементы проектного управления не работают. Нужно использовать системный подход, чтобы все составные части были на надлежащем уровне развития и работали в связке. Тогда проекты будут давать нужный и предсказуемый результат.
Более того, нужна технология управления проектами, и именно эти элементы мы создаем вместе с клиентами, когда приходим к ним ее выстраивать.
Один из наиболее важных элементов — определение проектных ролей, четкое понимание, какие обязанности и полномочия есть у каждого участника системы управления проектами.
Не менее важен набор инструментов — регламенты, документы, шаблоны, IT-инструменты. Инструменты должны быть понятны, доступны и использоваться на практике. Не обойтись без правил, работающих для всех сотрудников и внедренных на всех уровнях управления. И конечно же нужен контроль соблюдения правил и использования инструментов. Только тогда проектное управление «взлетит».
Бывает, что в компании есть методология и проектная мотивация, но система не запущена в эксплуатацию, управленческие решения принимаются «ручным способом». И здесь наши клиенты сталкиваются с разными проблемами:
Со стороны топ-менеджмента — отсутствие полной картины, нет ясности по статусу проектов, ключевые проблемы не решаются без его участия, нет системы делегирования. Топ-менеджер погружается в разруливание вопросов вместо развития бизнеса.
Со стороны заказчика проектов другая ситуация. Зачастую он получает результаты проекта с задержкой, до последнего не знает о проблемах и сталкивается с ними, когда они уже случились. Процесс выделения ресурсов на проект крайне непрозрачный.
Носитель знаний о проекте — руководитель проекта, поэтому заказчик проекта не может получить к ним доступ из-за отсутствия инструментов.
Руководитель конкретного проекта тоже сталкивается с рядом проблем: у него уходит много времени на подготовку отчетности, но все равно приходится отчитываться устно. Нет понимания, как правильно эскалировать проблемы в проекте и как управлять изменениями. Поэтому участие во многих совещаниях проходит неэффективно. Проблемы замалчиваются или наоборот по самому простому поводу выдергивается топ-менеджмент.
В итоге при ручном управлении есть большой риск неуспеха из-за высокого процента неопределенности и зависимости от личности руководителя проекта, его компетенций. Здесь компании вынуждены нанимать звездных менеджеров проектов или мириться с тем, что у одинаковых проектов получаются разные результаты.
Наше мнение — создание управленческой технологии стабилизирует качество, процесс становится прозрачным и понятным. Здесь можно требовать от РП соблюдать определенные процессы и таким образом меньше зависеть от его личности.
Технология управления проектами, основанная на практике
Мы отобрали лучшие практики и создали технологию управления проектами. Успех наших клиентов основан на одних и тех же фактах:
- стандарты утверждены и работают
- их статус исполнения регулярно контролируется
- решения принимаются на основе объективных данных
- топ-менеджмент понимает значение «проектного» подхода и стремится к его применению
- участники проектов обучены применению стандартов и корректируют их под свою практику
- настроен единый источник данных
- операции автоматизированы
Это простые подходы и инструменты, четкая последовательность шагов для успешного внедрения. Методы проверены на практике наших клиентов.
Мы считаем, что наведение базового уровня порядка достаточно для старта. А потом на этот скелет можно наращивать дополнительные процессы и усложнять систему до разумного уровня.
Наша технология подходит компаниям любого типа и уровня зрелости. Из чего она состоит:
- определение ролей, какие обязанности и зона ответственности у каждого участника проектной деятельности
- необходимый набор инструментов: регламенты, документы, инструкции
- согласованные и принятые правила для всех
- контроль соблюдения правил и применения инструментов
Внедрение дает прирост в эффективности, но возрастают расходы. И здесь нужен баланс: стоимость внедрения должна быть сопоставима с пользой, которую получает компания. Есть метрика: инвестиция в 3-5% и наведение порядка дают снижение отклонений на 10-20%.
Начинать внедрение нужно с простых вещей и в дальнейшем растить управленческие подходы вместе ростом компании. В нашем подходе мы используем универсальный жизненный цикл проекта: старт-исполнение-завершение. Так мы обеспечиваем его контроль. Важно не перемудрить и сделать так, чтобы новые правила не были изгоем к другим процессам компании. Наша технология — системное управление проектами ориентирована на получение результата, а не идеализацию процессов.
Такой подход обеспечивает приемлемый результат по большинству проектов без участия первых лиц. Топ-менеджер фокусируется на поддержке и регулярном контроле.
Внедрение системы проектного управления приносит качественные выгоды, которые отвечают на запросы наших клиентов:
- прозрачность выполнения проектов
- эффективное управление ресурсами
- эффективное планирование проектов
- ранняя идентификация рисков и проактивное управление
- ускорение решения эскалированных вопросов
- отсутствие «зависших» проектов
В зависимости от зрелости компании получают еще и количественные выгоды: сокращение на 20% задержки по срокам и на 10% превышение по бюджетам проектов.
Таким образом, после внедрения проектного управления уменьшается доля проектов со сдвигами сроков, сокращаются общие задержки по проектам портфеля и снижаются превышения бюджета по портфелю.