Сегодня расскажу об инструменте, без которого бухучет был бы просто красивым умопостроением, сколько угодно далеким от реальности. Он отлично показан в фильме «Служебный роман». Помните сцену в кабинете Людмилы Прокофьевны, когда сотрудницы поднимали каждый предмет обстановки и диктовали числа и названия, а завхоз в исполнении Буркова крыжил их в журнале? Примерно так и должна работать инвентаризационная комиссия.
Закон 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит, что при инвентаризации выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета. Перевожу на русский: задача инвентаризации — определить соответствует ли бухгалтерские данные реальному наличию активов и обязательств. Если этого не делать, активы имеют склонность пропадать, а обязательства — отражаться не в полном объеме. Случаются и обратное — бывает, что обязательство уже нужно списать, а оно продолжает числиться или актив есть, но он не принят к учету. Виной тому как злоупотребления, так и ошибки. Инвентаризация позволяет привести бухучет в соответствие с истинным имущественным положением компании.
Инвентаризации бывают обязательными и инициативными. Обязательные инвентаризации проводятся в следующих случаях:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении хищений, злоупотреблений или порчи имущества;
- после стихийных бедствий, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
- при реорганизации или ликвидации компании.
Инициативные инвентаризации обычно проводят, если есть подозрение, что бухучет оторвался от реальности. Например, утрачено доверие к материально ответственному лицу. В таких случаях проводится внезапная инвентаризация, о которой его не предупреждают. Инициативные инвентаризации могут быть и плановыми. Например, проводиться в конце каждого месяца, недели или даже дня. О таких инвентаризациях материально ответственные лица знают заранее и готовятся к ним. Это имеет воспитательный эффект и предупреждает злоупотребления. Когда сотрудник знает, что его точно проверят, он не одолжит имущество компании «до зарплаты».
Технически инвентаризация проводится так. Руководитель компании подписывает приказ о назначении инвентаризационной комиссии. В нее обычно включаются:
- председатель — представитель топ-менеджмента (замдиректора, главный инженер или главный бухгалтер);
- члены комиссии — бухгалтеры (обычно ведущие учет по тем участкам, которые проверяют) и инженерно-технический работник (чтобы материально ответственное лицо на голубом глазу не подсунуло бухам координатно-расточной станок под видом карусельного).
Бухгалтерия готовит инвентаризационные описи проверяемых объектов, комиссия берет их и выдвигается на участок. Там в присутствии материально ответственного лица в зависимости от того, что проверяется, ценности пересчитываются, взвешиваются, перемеряются и вносятся в опись. При инвентаризации обязательств проверяется соответствие первички и остатков по счетам, составляются акты сверки расчетов с контрагентами. Если выявляются излишки или недостачи, их заносят в сличительные ведомости, на основании которых в бухучете потом делают корректировочные проводки.
По результатам инвентаризации проводят разбор полетов. Излишки ставят на баланс по рыночной стоимости. Недостачи относят либо на виновника, либо на убытки — если виновника нет или он не найден. Так восстанавливается достоверность бухучета.
Если вам понравился этот пост, подписывайтесь на мой телеграм-канал «Переводчик с бухгалтерского» — так вы точно ничего не пропустите!