Бухгалтер небольшой монтажной фирмы выгружает реестр закрывающих документов за третий квартал и видит, что тридцать из них заказчики ещё не подписали. Какие-то акты ушли в конце сентября, какие-то в начале октября. Звонить каждому заказчику она не хочет: на это уйдёт три дня. До отчётов 26 октября, понедельника, ещё есть время. Закрывающие документы нужны для НДС и прибыли за квартал, поэтому смотреть на них лучше сейчас, а не в день отчёта. В обороте фирмы за квартал обычно: УПД по поставкам материалов; акты выполненных работ; счета-фактуры там, где они нужны; накладные по отгрузке...

УПД часто «ломается» не в бухгалтерии и не у оператора, а на стыке: менеджер уже торопит подпись, контрагент ждет отгрузку, а в документе всплывает мелочь — неверный ИНН, лишний пробел в номере договора, не сходится сумма НДС. В итоге документ уходит на исправление, цепочка согласования откатывается, сроки горят, а виноватых не найти. Совет дня: встроите валидацию УПД до подписи как отдельный обязательный шаг — с понятными правилами и автоматическим возвратом на исправление при ошибках. Представьте ситуацию: отгрузка прошла, УПД сформировали, отправили на подпись, и уже после подписания выяснилось, что в строке номенклатуры не тот артикул...