В процессе жизнедеятельности любой организации образуется множество различных документов. У большинства людей "бумажка с печатью" вызывает трепетное отношение, даже если это простая накладная, счет или доверенность. Это, в какой-то степени, правильно, ведь любой документ фиксирует факт совершения какой-либо административной, хозяйственной или финансовой операции или намерения совершить её. Вопрос в другом - все документы имеют разные сроки хранения, в зависимости от их практической (и исторической) ценности, и правила обработки и дальнейшего хранения для них также разные...

Архивация файлов, это уменьшение размеров файла за счет его сжатия с помощью специальных программ. Полезным архивирование может быть в случаях резервного копирования важной информации. Такие файлы удобно хранить на флешке, они занимают мало места и всегда находятся под рукой. Но при этом уменьшить размер файлов удается не всегда. При архивации видео, фотографий размер практически не изменится. Но вот текстовые файлы можно уменьшить в три, четыре раза, что значительно экономит место на жестком диске...