Меньше рутины

Первый месяц про документооборот закончился. Но рутина в бизнесе на этом не останавливается — она просто переезжает в другое место. Следующая большая тема: CRM-системы и автоматизация продаж. Большинство владельцев малого бизнеса при слове CRM представляют что-то громоздкое, дорогое и требующее отдельного специалиста для настройки. Это устаревший образ. Современные CRM для малого бизнеса запускаются за один день, стоят меньше чашки кофе в день на сотрудника, а часть из них вообще бесплатна при небольшом объёме...

Когда говорят об электронном документообороте, обычно имеют в виду производство, торговлю или юридические компании. История, которую прислал один из читателей канала, показала: тема актуальна даже там, где это совсем не очевидно. Небольшое ателье, пять сотрудников, несколько клиентов в день — и документы, которые терялись между примерочной и бухгалтерией. Как выглядел хаос Каждый заказ оформлялся на бумажном бланке вручную. Бланк заполнял мастер, потом он каким-то образом должен был попасть к администратору для выставления счёта, потом — к бухгалтеру для учёта...

Первый месяц канала закончился. Вышло двенадцать материалов — от диагностики готовности к автоматизации до пошаговых инструкций по конкретным инструментам. Поделюсь честно, что зашло и что из этого говорит о реальных задачах аудитории. Что читали больше всего Лидер по просмотрам — первая статья про потери времени в малом бизнесе. Это ожидаемо: тема узнаваемая, сценарии из жизни, никакой технической терминологии. Люди читают про боль охотнее, чем про решение. Неожиданно хорошо зашла публикация про бесплатные инструменты...

За первый месяц канала в комментариях появились живые вопросы и споры — часть из них повторялась в разных формулировках. Это хороший знак: значит тема настоящая, а не теоретическая. Разбираю самое интересное. «Диадок перегруженный? Не согласен — по-моему, он самый понятный» Геннадий Власенко в комментариях к пятой публикации справедливо возразил. И он прав в важном смысле: восприятие интерфейса сильно зависит от того, с чем сравниваешь. Если до этого работал в тяжёлых корпоративных системах — Диадок покажется лёгким и логичным...

Клиент звонит и просит выставить счёт. Бухгалтер открывает папку, ищет последний выставленный счёт, смотрит номер, прибавляет единицу и вписывает вручную в шаблон. Это происходит несколько раз в день в тысячах компаний — хотя автоматизируется за двадцать минут. Почему это не мелочь Ручная нумерация — это не просто потеря времени. Это риск ошибки. Два сотрудника одновременно выставляют счета и присваивают одинаковый номер. Или в спешке пропускают номер. Или используют старый шаблон и не замечают, что нумерация сбилась...

На консультациях я задаю этот вопрос каждый раз — и ответы в совершенно разных компаниях совпадают до деталей. Бухгалтер в строительной фирме и администратор в медицинском центре называют одно и то же: «согласование», «поиск файлов», «одни и те же данные вручную по несколько раз». Но иногда попадаются истории, которые по-настоящему удивляют. Хочу услышать вашу. Не абстрактную — а конкретную. Какое действие вы повторяете каждый день, которое давно должно работать само? Может быть это утренний сбор отчётов вручную...

Звучит сложно только до первого раза. После того как маршрут согласования настроен один раз, вы больше не будете писать «напомни мне посмотреть этот договор» в личку коллеге — система сделает это сама. Настройка занимает около часа и не требует технических знаний. Что такое маршрут согласования Это заранее прописанный порядок: кто смотрит документ первым, кто вторым, кто финально утверждает. Каждый участник получает уведомление, когда очередь доходит до него. Никто не ждёт и не напоминает вручную...

Генеральный директор подписывал три договора в неделю. Каждый из них проходил один и тот же путь: менеджер готовил документ, отправлял почтой юристу, юрист правил и возвращал без комментариев к конкретным местам, менеджер вносил правки наугад, и всё начиналось заново. На каждый договор уходило от двух до пяти дней. После одного изменения в процессе — без новых программ и без бюджета — тот же путь стал занимать четыре часа. Как выглядел процесс до Менеджер готовил договор в Word, сохранял на рабочем столе и отправлял файл юристу по электронной почте...

Большинство ошибок при выборе программного обеспечения происходят не из-за неправильного продукта. Компания просто не ответила себе на базовые вопросы заранее. Потом выясняется, что система куплена и оплачена, а половина команды продолжает работать по-старому — «удобнее по старинке». Вопрос первый: кто реально будет этим пользоваться Не вы как руководитель, а конкретные люди в команде. Сколько их, какой у них технический уровень, сколько времени они готовы потратить на освоение нового инструмента...

Технические характеристики у большинства систем примерно одинаковые. А вот работать в интерфейсе приходится каждый день — бухгалтеру, секретарю, менеджеру по продажам, которые не читали ни одного технического описания. Именно удобство интерфейса определяет, будет ли команда реально пользоваться системой или вернётся к привычным распечаткам через неделю. На что смотреть в первую очередь Войти и сразу понять, что делать дальше — это первый тест. Если на главном экране десять разделов и ни один не называется понятно, новый сотрудник будет звонить в поддержку или спрашивать коллег...

Прежде чем покупать лицензию на корпоративную систему, стоит попробовать несколько вещей, которые уже есть в вашем распоряжении. Многие компании годами платят за функции, которые можно закрыть бесплатными инструментами — особенно на старте, когда объём документов невелик. Google Диск и Яндекс Диск Самый очевидный вариант, который многие недооценивают. Общие папки с разграничением доступа, история версий каждого файла, комментарии прямо в документе — это уже полноценный внутренний документооборот для небольшой команды...

Когда начинаешь разбираться в системах электронного документооборота, первое ощущение — как будто зашёл в магазин электроники, где продавцы со всех сторон предлагают разные модели с одинаковыми характеристиками. Я разобрал три самых популярных направления для малого бизнеса, чтобы сэкономить вам это время. Правильный выбор зависит от одного простого вопроса, который большинство компаний себе не задают. Зачем вообще отдельная система, если есть почта Почта справляется, пока документов мало. Когда...