Лидеры Проектирования

Как автоматический отчёт экономит 40 часов в месяц В ПИР на весь мир новый автор экспертной рубрики 🎉 Николай Курманов, учредитель и технический директор компании «АтомПроектЗащита» рассказывает, как и зачем готовить автоматический отчет по проекту. safetycenter.ru/...ich Кому и зачем это выгодно? 👤 Заказчику — прозрачность хода работ без лишних встреч, звонков и напоминаний. 👤 ГИПу — вся информация по проекту в одном письме. Не нужно «дёргать» команду. 👤 Собственнику бизнеса — сотрудники тратят меньше времени на отчёты и больше на работу. Цели внедрения автоотчёта • Коммуникация с ГИПами Исключаются напоминания со стороны заказчика, ГИП видит просрочки и риски сразу в отчёте. Единая картина по срокам, этапам, ответственным. • Маркетинговое позиционирование Автоотчёт — признак системной компании. Укрепляет доверие и помогает в продажах и переговорах на этапе заключения договора. • Прозрачность работы Можно автоматически прикреплять к отчёту любые файлы: реестры исходных данных или текущие наработки и тома проектной и рабочей документации. • Экономия времени Экономия 40+ часов в месяц на ручных отчётах заказчику. Ресурсы специалистов направляются на разработку документации, а не на рутинные отчёты. Как происходит отправка отчётов у нас в «АтомПроектЗащита»? ✅ Старт процесса вручную (по одному проекту) или автоматически (по нескольким) в заданное время ✅ Генерация отчёта с актуальными данными ✅ Упаковка каждого отчёта в email-сообщение ✅ Прикрепление файлов (реестр ИД, промежуточные наработки по томам ПД и РД) ✅ Отправка с генерацией сопроводительного текста по списку рассылки Как внедрить такой отчёт в вашей организации? 1. Аудит текущих данных в CRM — что уже есть и как систематизировано 2. Определить список элементов системы для шаблона отчёта 3. Настроить шаблон и фильтры. Лучше — на официальном бланке компании 4. Настроить бизнес-процесс генерации отчёта (это есть почти в каждой CRM) 5. Протестировать рассылку и исправить ошибки Какие могут быть проблемы с отправкой отчётов? ⚠️ Разработчики и начальники отделов не обновляют % выполнения Решили обновлять % выполнения за день до отправки отчётов, а по фильтрам отслеживать, в каких проектах внесены изменения, а про какие коллеги забыли. ⚠️ К проекту не прикрепляются связанные элементы и документы (например, реестры ИД или промежуточные результаты по разработке томов ПД и РД) Проблема решена автоматическим созданием каталога в каждом проекте, из которого автоматически прикрепляются файлы с текущей датой изменения. ⚠️ Технические проблемы с ПО или средствами связи Наша CRM реализована на собственном сервере, для исключения проблем со связью используется резервный канал. Такой отчёт в компании «АтомПроектЗащита» отправляют уже более 8 лет. За это время мы сменили несколько CRM и подтвердили главное: важно понимать, какой функционал вам нужен, а не гнаться за конкретным ПО. 🔥 Мы подготовили пример автоматического отчета и сопроводительного письма к нему — скачивайте по ссылке. drive.google.com/...ing