Екатерина Ерофеева

Искусство писать отчеты для руководителя По тому, как ассистент пишет отчет на тестовой неделе с заказчиком, я могу предсказать их совместное будущее 😁 Но сначала, зачем нужны отчеты? Руководитель дает задачу, вы ее сделали — супер, об этом нужно сообщить, а не ждать, пока он сам спросит. И да, статуса «готово» в таске недостаточно. Отчет помогает оценить проделанную работу за день и убедиться, что никакие задачи не забыты и всё остается в фокусе у ассистента (так мы снимаем тревожность руководителя). Это также дополнительный повод напомнить, что от руководителя ждут ответа на вопрос или согласования. Правила здесь простые: — Задача не выполнена? Опиши, почему и что ты будешь делать дальше. — Ждешь согласования документа, чтобы продвинуться дальше? Отлично, сразу к отчету прикрепи ссылку на документ (это увеличивает шанс на согласование примерно на 50%). — Задача выполнена? Отлично, прикрепи к отчету ссылку на нее. Важно всегда и по любому вопросу прикладывать руководителю ссылку или указывать, где можно посмотреть. Руководители тоже не телепаты 😁 Ежедневные отчеты с итогами работы — это спокойный руководитель и меньше выпитой валерьянки ассистентом. К тому же, работа будет двигаться быстрее и оперативнее. Отчеты можно делать, даже если руководитель не просит об этом. Это тоже к вопросу об ассистентском чутье. В картиночках примеры хороших и плохого отчета 👆

Внешний вид на собеседовании, как выглядеть и почему? Веду сейчас вакансию ассистента в крупную компанию, которая на рынке уже 20 лет и занимается строительством электростанций. Мы сотрудничаем уже почти год, и сейчас я занимаюсь поиском уже третьего ассистента в команду к руководителю. Эти вакансии для меня самые сложные, но и самые интересные, потому что кандидаты нужны сюда скилловые, а это значит, что собеседования проходят с максимально профессиональным «вайбом» и очень интересными рассказами об опыте работы кандидатов. Но что более интересно, это внешний вид кандидатов. Например, на трёх последних собеседованиях все кандидаты были в белых рубашках. В БЕЛЫХ, БЛИН, РУБАШКАХ! Мне, как человеку, травмированному после проведения чуть ли не тысячи собеседований, такой подход очень приятен. 😁 Потому что иногда кандидаты даже на знакомство с руководителем приходят с мокрой головой, а на собеседование с HR — в пеньюаре либо прямо лёжа на кровати. 😭 (не шучу вообще). Но самая моя любимая ситуация — когда мы общались с кандидатом, и ей понадобилось встать и что-то сделать в комнате. В этот момент моим глазам был представлен наряд «футболка и трусы». Ну можно же было выключить камеру, за что вы так со мной? К чему хочу подвести: мы хоть и работаем на удалёнке, и дома мы не носим белые рубашки — это понятно. Но работа или собеседование — это профессиональное поле, и пусть у вас на ногах будут пижамные штанишки, но верх пусть выглядит профессионально, по-рабочему! Сразу же складывается другое впечатление. Оценивают не только по навыкам, но и по тому, в пижамке вы или в белой рубашке)) Интересно, согласны ли вы с этим?)

Почему ассистенты увольняются? 🥲 Хочу поговорить именно о ситуации, когда руководитель нанимает классного ассистента, а через неделю/месяц он уходит из проекта со словами «Извините это не мое» 1. Психологический прессинг со стороны руководителя Как-то у нас была ситуация, когда мы вывели ассистента в работу, через неделю ассистент уволился, мы изучили чат в котором велась работа и подметили, что ассистенту за неделю ниразу не было сказано «Спасибо» 😄 Звучит как ерунда? Но при этом было выполнено 90% задач на отлично и несколько задач требовали правок, что на это говорил руководитель «Почему ты сделала не правильно? Я же сказал как надо» Все это конечно в жесткой форме. Да, ошибка, но не стоит обесценивать все что было выше. Ассистент забоится о руководителе, но не стоит забывать, что и руководителю нужно забоиться о комфорте своего помощника, особенно эмоциональном, хотя бы иногда говорить  «Спасибо» 2. Требование чтобы понимали с первого раза и полутона, полуслова Если я вижу в запросах на ассистента такое требование, то сразу отказываю в сотрудничестве, потому что ассистенты не телепаты. Да, понимание должно присутствовать, но не с первых дней. Это понимание с полуслова нарабатывается месяцами, в постоянной коммуникации, а не постоянном избегании ассистента и думая, что я скажу одну фразу а он сам догадается. Увы, не догадается и из-за постоянного недопонимания, какой бы не был хороший и классный ассистент, он уволится. 3. Создание хаоса со стороны руководителя Ассистент нужен, чтобы снимать этот хаос с руководителя, но это невозможно сделать когда руководитель сам является хаосом и ураганом. 👉Ситуация: ассистент навел порядки, приходит руководитель и начинает эти порядки ломать, дает одну задачу очень срочную, затем еще одну очень срочную и так до бесконечности. Ассистент сидит с этими срочными задачами, работает сутками, а сверху продолжает прилетатать все больше срочных задач и гениальных идей. Сесть и систематизировать все это дело времени нет, руководитель не соглашается на созвоны, все время занят и куда-то бежит. Бонус: руководитель ругает ассистента за то, что он ничего не успевает. Итог: ассистент уволится. Выводы: — Быть благодарным очень важно, это про здоровую психологическую обстановку и долгосрочные отношения, выделять заслуги и хвалить. — 100% понимание нарабатывается временем и постоянной коммуникацией, объяснением своих действий и шагов, либо нанимается ассистент телепат с картами таро. — Порядок в проекте начинается с руководителя, ассистент лишь помогает его поддерживать и в нужные моменты направить. Не получится просто скинуть на ассистента ответственность и ожидать чуда, чудо нужно создавать вместе 🙏 Все постоянно говорят о том, как нужен ассистент, как это прекрасно, как все сделает и что он должен и кому чем обязан. Но никто не говорит об ошибках которые допускают руководители в работе со своими помощниками, как выстаривать отношения и эффективную работу. Те пункты которые я описала, это еще цветочки, мы встречали и похлеще ситуации. Если эта тема вас заинтересовала, и вы хотите разобрать в том как работать с ассистентом, рекомендую изучить «Руководство для предпринимателей»