Дневник Секретарши

Есть определенные требования, по которым кадровики осуществляют поиск людей на открытые вакансии. Вообще, это их работа - разрабатывать подобные регламенты приема тех или иных людей "с компетенциями, навыками и знаниями" на конкретные вакантные места в компании. Требования к "секретарю", в этом плане, не эксклюзивные. Можно разобрать требования к уровню профессионализма кандидата, но это все банально, найти информацию об этом легко. Давайте лучше разберем обратную ситуацию, почему вы не сможете работать секретарем? Рассмотрим данный вопрос с другой стороны...

Был декабрьский обычный рабочий день, вернее вечер. Совещание у Босса длилось уже несколько часов, и мне очень хотелось домой. Надо сказать, что в той компании я постоянно работала до самой ночи. График работы был ненормированный, а Босс любил все самые важные встречи и совещания переносить на вторую половину дня. Вдруг мне приходит смс от Босса с просьбой зайти к нему на совещание. Я тихо зашла и наклонила голову, чтобы услышать его просьбу, которую он хотел мне сообщить. "Принесите мне, пожалуйста, свежевыжатый мандариновый сок" - попросил Босс...

Красивая, молодая, приятная - стандартные характеристики для девушки-секретаря, которая вас встречает в компании и помогает решить любую проблему, отвечает на все ваши вопросы. Вы когда-нибудь встречали секретаря, которому 30+? Труднее встретить, если секретарю, допустим, 40+. Может быть вы встречали секретаря, которому 50+ и она - профессионал своего дела? Возраст для секретаря проходит красной линией по всей ее карьере! Слишком молодая Вот ей 18 и она, такая милая и амбициозная, устраивается на...

Утренняя рабочая рутина всегда занимает много времени. Приходя на работу любой офисный сотрудник делает стабильно несколько обычных ежедневных повторяющихся дел, в среднем, 10-15 дел. Например: раздеться, поздороваться, помыть свою кружку, сделать себе кофе, включить компьютер, проверить электронную почту... Утренние ритуалы делаются нами автоматически, мы не задумываемся об их последовательности, просто это необходимый минимум дел для начала рабочего дня. Сколько это занимает времени? По-разному...

Очень интригующая и волнительная тема для всех секретарей женского пола. Как реагировать, если Босс делает комплименты и явно проявляет свою симпатию, а вы не подавали повода и не хотите потерять работу? Я работала с совершенно разными директорами, их общее количество я не считала, но, думаю, что будет больше трех десятков. Комплименты делали только некоторые из них, большинство соблюдали деловой этикет и профессиональную субординацию, но были и такие, которые открыто заявляли о своей симпатии. Начнем с того, что симпатия к другому человеку - это нормальное и абсолютно естественное явление...

Один из моих боссов придерживался специальной диеты. Список разрешенных продуктов путешествовал из приемной в приемную, из города в город. Мы передавали этот список из нескольких страниц друг другу: поварам, охране, водителю - все знали об этой диете! По личной просьбе самого Босса каждый из нас следил за его диетой лучше, чем за своей. Шутка! Но, как говорится, в каждой шутке есть доля правды. Когда мой Босс прилетал из другого города в офис, а работал он на несколько городов и часто отсутствовал, он просил себе отвар шиповника комнатной температуры по его диете...

Однажды я наблюдала картину, как одна моя коллега (тоже секретарь), принесла Боссу чашечку кофе и поставила его прямо на его документы на столе. Мои глаза округлились, Босс ничего не сказал. Мы с ней вышли из кабинета и я сразу спросила: "Как же ты могла чашку и на документы???" Она с уверенностью мне ответила: "Ну и что? Там же живого места нет? Везде эти документы!" Мое удивление не передать словами. Разве можно представить себе офисную жизнь без кофе? А секретаря, который не разбирается в вопросах...

С чего начинается утро секретаря? Ещё по дороге на работу каждый секретарь думает только об одном: «Лишь бы Босса ещё не было!» И это правда! Ведь на утренние часы приходится самая интенсивная работа для секретаря. Помимо бесконечных документов, срочных и вчерашних, необходимо решить огромный список организационных вопросов!  Все двери кабинетов открыть, проветрить, компьютеры включить, кофемашину помыть, переговорную комнату к совещанию подготовить, документы распечатать, по выполненным поручениям...

Я решила завести серию статей на одну очень интересную тему: нестандартные поручения от руководителей. Здесь я с вами буду обсуждать случаи из своей и вашей профессиональной практики - какие дают поручения ваши боссы и почему решение этих поручений требует порой применение немалой фантазии, смекалки, нелогичного подхода. Приведу два примера для сравнения: 1 - Принести Боссу кокосовой воды в кабинет - это обычное стандартное поручение в жизни секретаря, личного помощника руководителя. 2 - Принести Боссу кокосовой воды, когда вы в офисе, а он едет в поезде "Москва - Казань" - уже нестандартное...

Отдать в руки Боссу или положить на стол документы на подпись? Решаем вместе. Может показаться, что вопрос банальный, но, как показывает практика, многие секретари просто кладут папку с документами на стол куда-попало! Иногда документы складываются в специальные лоточки: нижний/левый - на подпись, верхний/правый - подписанные, вариаций много. Часто секретари выбирают яркие папки для документов, но и они теряются среди рабочего хаоса, ведь документы Босс подпишет, но не факт, что положит все обратно...

Приветствие на работе - важная составляющая не только корпоративного и делового стиля, но и основной элемент общения, а иногда даже единственный. Только подумайте, сколько раз за один день вы повторяете эту приветственную фразу? А сколько раз вкладываете в нее какой-то смысл? Сколько раз после этой фразы вы сотрудничали с человеком, с которым поздоровались? Может стоило сделать эту важную часть рабочего процесса более эффективной? Давайте разбираться... Во-первых, как вы здороваетесь, во-вторых,...

Однажды меня спросили: "Сколько ты уже работаешь секретаршей?" После этих слов на меня опрокинулось ведро ледяной воды. "Секретарем", - ответила я, но это уже не имеет никакого значения, ведь данный вопрос задал не только тон предстоящей беседе, но и отношение ко мне, как к специалисту с высшим профессиональным образованием. За свой 10-летний опыт работы я много раз слышала данное обращение - "секретарша", "позови секретаршу", "секретаршей кто угодно может работать" и т.д. Кто-то даже не думал,...