Easy busy - просто о финансах для бизнеса

Всем привет!✋ возобновляю ведение канала. Буду рассказывать всё о том же: о финансах, управленческом учёте и налогах. 🧨В чём новизна? В том, что рассказывать я буду о создании управленческого учета с нуля в новой для меня отрасли. Примерно с такого нуля: "мы делаем миллиард в год, но не знаем в плюс или минус, налоги платим, много, зп хорошие и пора задуматься о системе и понимании, где мы находимся в моменте" Есть желание собственника и пока всё. В общем, начинаю "дневник" или "журнал наблюдений". В том числе и для обмена мнениями в комментариях. ⏳⌛🚀

⚡ Мы рассмотрели риски, которые присущие выручке. Теперь будем знать, как следить за ней, даже если вы не будете следить каждый день, всё равно раз в месяц, квартал, полгода сможете задать хороший вопрос бухгалтеру или ответственному за учёт сотруднику. По-прежнему призываю вас хотя бы один раз вникнуть в учёт своей компании: 🔸где он ведётся; 🔸кем; 🔸понимаете ли вы общую картину/ состояние дел; 🔸если бухгалтер уйдёт завтра - где все храниться, что бы передать дела другому человеку/ сервису; Стоит отметить, что: 1️⃣Наличие 2️⃣Полнота 3️⃣Точность 4️⃣Своевременность признания 5️⃣Классификация относятся и к 🔺расходным операциям🔺 тоже и отвечают на такие вопросы: "А был ли этот расход? Кто-нибудь помнит?" "Мне звонит поставщик и просит оплатить счет. Смотрю в табличку, а там пусто...кто-нибудь внёс это в базу?" "Вроде договорились на 1000, но это не точно...запишем пока 1000, там посмотрим" "Вы говорите у нас прибыль в январе? может учтем все расходы, которые у нас были в этом месяце, а потом посмотрим на результат?" "Мы израсходовали на оплату труда больше, чем в прошлом месяце на 100%...почему? - записали расходы на аренду в строчку заработной платы...поправим" Следующим этапом будем разбирать работу с расходами❗

Открывались мы в кредит, кредиты нужно было выплачивать и мы с самого начала знали, что учёт нам нужен. Вести его мы начали задолго до того, как кафе открыло двери гостям. У нас был сделан бюджет инвестиций. Там мы расписали довольно-таки детально что нам нужно купить, сделать, заказать. В бюджете выделили такие укрупнённые категории: 1. Проектирование - регистрации ИП, проработка меню, бренда, дизайн проект (и строительный проект тоже), создание сайта и прочие подготовительные моменты 2. Ремонт - интерьер, экстерьер 3. Оборудование и мебель - кухня, зал, офис, инженерия 4. Дополнительные расходы - расходы на зп, аренду, закупку продуктов на первые три месяца, консультации и лучшая статья расходов "прочие" Сейчас я понимаю, что нужно стараться описывать как можно детальнее, от канцелярии до фильтра воды для кофемашины, от лопатки повару, до наклейки о времени работы на дверь Либо заложить прочие процентов 20% от того, что вы написали. Лучше сделать и то и другое😆 Конечно, можно предусмотреть все и под каждый шаг иметь уже полученное коммерческое предложения от поставщика. Это, на мой взгляд, практически не реально для микро и малого бизнеса. Но накинуть прочих все равно надо: доставка, возвраты, болезни, отключения электричества на объекте - все ведет к удорожанию. Даже если бюджет (смета) выйдет огромной, у вас будет понимание, что заложили все, что хотели, ещё и с резервом.

👋Рад приветствовать новых подписчиков! Если есть какие-то вопросы по теме учёта обращайтесь напрямую в тг @Medvedpuh или пишите в комментариях к постам. Будет здорово разобрать какой-нибудь интересный или неинтересный, но наболевший кейс, или узнать о том кто как видит доходы и расходы своей компании, подходе и способе узнать эффективность бизнеса: на глаз, по расчетному счету, по презентации финансового директора и т.п. 🎓Я же продолжу рассказывать как про теорию учёта, так и про практику. Практика помогает нам добиться некого результата, а теория даёт возможность этот результат трактовать.

Когда мы открывали кафе, то пользовались наработками партнёра по учёту в общепите, пользовались достижениями ДОДО пиццы - благо, менеджер была у нас прокаченной додошницей, пользовались iiko, и я настраивал процессы и имеющиеся инструменты под нас, дорабатывал, соединял, автоматизировал. Это было интересно, в этот момент чувствовалось, как работает команда, какие у кого интересы и требования к учёту: менеджеру - посмотреть кредиторку поставщикам и почему "кассу рвёт", мне - прогноз денежных средств, партнеру - вписывается ли бюджет маркетинга в текущую ситуацию. Когда ты не один, то учёт это средство коммуникации, даже лучше, чем телефонный звонок, т.к. мало кто пишет звонки, а учёт на серверах гугла в безопасности, наверное.

Но мы говорим про учёт. Зачем его вести, как лучше, удобнее и информативнее. В предыдущих постах я рассказал, что учет нужен, чтобы понять сколько я все же заработал. И классический бухгалтер на аутсорсе не даст такого понимания. Надо вникнуть в учет самостоятельно, не призываю вести его самому, но понимать как он работает, как получается то, что называется дивидендами 100% обязательно.

Чем отличается ремесло от бизнеса? Тем, что ремесленник все делает сам и по сути является активом. Если он уйдёт, то дело перестанет существовать. Для себя я пришел к выводу, что в бизнесе операционная деятельность отделена от предпринимателя. Сложно быть кассиром, товароведом, маркетологом, поваром, портным одновременно и стрельнуть. Ремесло может вырасти в компанию. Вот тут-то, на мой взгляд, основная сложность. Операционка засасывает и ты хочешь на прилечь на диван думаешь о кадрах, продуктах, сырье, аренде, электричестве, претензиях, а не о том, что бы закупить новый станок, открыть новую точку, подумать о стандартизации процессов и обучении персонала, если такой вообще есть. Согласен, что иногда дальше можно и не расти, если ремесло - это твоё. А если не твоё, и по уши в операционке, и нет понимания как быть...ситуация.

‼В продолжении темы учета розничной выручки на точке предлагаю ознакомиться с таблицей, заполнение которой поможет вам контролировать выручку, выявлять расхождения, прививать сотрудникам и вам ответственное отношение к делу☝, и в дальнейшем использовать ее для консолидации данных в ОТЧЁТ О ПРИБЫЛЯХ И УБЫТКАХ. По сути это и есть кассовая книга, которую нам предписывают вести в указаниях ЦБ. Но в 21 веке в микро бизнесе у нас может не быть принтера на точке, не быть особого ПО, не быть обученного старшего кассира Может быть просто необученный младший кассир... И мы можем вести кассовую книгу в гугле, с любого устройства, с фото документов и прочими действительно важными для бизнеса вещами. https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GgLvUjqwd6A1zMI4edSFRmXTYp4O0_-WCIIr1Q9pey8/edit?usp=sharing

Когда я открыл бюро переводов в 2012 году, то вел учет и прикидывал прибыль в уме. У меня было ООО на упрощенке с доходов, сервис "мое дело", где я сдавал какие-то нужные отчеты и делал документы. Этого хватало. Заказы были не маленькие и их было не много. И учет был позаказным, а именно: есть заказ, есть переводчик - знаю сколько заплатить переводчику, сколько получу от заказчика. Разница - прибыль. Был интерес (interest - процент, то есть доход). Сейчас я понимаю, что эта разница далеко не прибыль, и если записывать все расходы - стоимость сервиса, стоимость 1С, интернет, бумага, чернила для принтера, аренда комнаты в квартире родителей крутого офиса, транспорт, конкурентные переговоры в кафе с черчением схем откатов на салфетках - интереса может и не стать. Если подходить системно и относится к делу, как к отдельному от себя организму, то нужно собирать о нём информацию. Жизнеспособен организм или нет. Если нет - то в чем именно слабые места. Конечно, можно сказать - делай больше выручки и прибыль останется по-любому. Справедливо, но со временем за большей выручкой подтянутся расходы. Снова делай больше выручки...и так далее. Это хороший подход для ремесла.

В предыдущих постах про методы бухгалтерского учета - кассовый и начисления - я писал, что выбор метода зависит от выбранной системы налогообложения. О чем это нам говорит? О том, что налоговая банкует и классический бухгалтер, тем более в случае с микро и малым бизнесом, составляет бухгалтерскую отчетность "для налоговой", и пользователем ее является именно ФНС, а не собственник. Тем временем предприниматель в тетрадке, в уме, в экселе прикидывает результат своих усилий. Хорошо, если ум крепкий, тетрадка толстая или эксель на уровне. Но зачастую крепкий ум предпринимателя занят текущей деятельностью, а не учетом.

Да, не сказал про второй метод учета - метод начисления. Когда мы признали расход или доход, но деньги еще не получили. По такому методу работают уже средние и большие компании. Он позволяет более точно увидеть состояние дел, анализировать, планировать, делать резервы и прочее. Компании, которые работают не на упрощёнке, не на патенте, а на общей системе налогообложения обязаны использовать именно метод начисления. Но! Когда я малый бизнес, прихожу к бухгалтеру и говорю: у меня УСН, но мне нужен полноценный учет, как у больших, то во-первых это сразу станет дорого, во-вторых избыточно. Если повезёт с бухгалтером, то можно будет объяснить, что нужно учитывать полноценно, а что нет, будет тяжело это сделать и существенно дороже. Зачем например микро и малому бизнесу учёт доходов будущих периодов, или классификация на долгосрочную/краткосрочную кредиторскую задолженность. Иногда и дебиторской задолженности может не быть.

Прибыль - в нашем малом предпринимательстве мы будем говорить про ООО/ИП на упрощенке или патенте. Бухгалтер возьмет закону о бух. учете, стандарты и будет использовать в своей деятельности кассовый метод, то есть отражать оплаченные расходы и доходы. Пример: продали товар с отсрочкой платежа. По кассовому методу мы увидим доход, только когда нам придут за него деньги. Или пример с расходами: оплатили товар, бухгалтер записал расход, а товар пришел к нам в следующем месяце. В общем будут искажения с реальностью. И прибыль будет не точной. Как минимум, если мы решили полагаться на книгу доходов и расходов, то надо знать об особенностях кассового метода и корректировать бухгалтерскую прибыль, чтобы получить реальную. Здесь, но и не только здесь, как раз возникает потребность в управленческом учете.