Гуру в работе с первичкой

Как бухгалтерия агрофирмы «Русь» приручила 40 000 документов Три года назад бухгалтерия агрофирмы «Русь» страдала от огромного количество бумажной первички: папки лежали под столами, в коробках и шкафах – места не хватало, все терялось. Каждую неделю появлялись новые документы, каждый день — сверки и отчеты, каждый вечер — переработки. Чувство, что никто не справляется, стало привычным. Решение пришло с внедрением «Скан-Архива» — системы контроля финансовых документов. Сначала сотрудники скептически относились к нововведению, боялись потеряться в интерфейсе и сомневались в законности цифровых копий. Но уже через три недели отчетность стала готовиться за считанные минуты, рабочие столы очистились, а подвал освободился от архивных коробок. Сегодня в «Скан-Архив» перенесены все документы с 2020 года, более 20 000 архивных единиц оцифрованы. Отчеты собираются мгновенно, персонал работает без перегрузки и стресса. Что дала автоматизация? ·   Время обработки документов сократилось с 40 минут до 3–5; ·   Убраны десятки коробок с бумагой; ·   Меньше ошибок в отчетности; ·   Упрощено взаимодействие с налоговой и контрагентами; ·   Снизились переработки – сотрудники стали меньше уставать Эта история основана на реальном кейсе. Ваша компания тоже может стать героем такой истории — заказать демонстрацию можно здесь.

Черновики – не только в школе. Они есть и в вашей бухгалтерии В документообороте у многих компаний есть одна «серая зона» — черновики. Это документы, которые вроде бы есть, но юридической силы не имеют. Подписи нет, печати нет, статуса тоже непонятен. Их никто не может использовать по назначению, но они продолжают копиться, мешать работе и создавать хаос. Самое неприятное — черновики легко спутать с финальными версиями. Так они могут случайно попасть в отчетность или бухгалтерские базы. Отсюда — ошибки, задержки, штрафы и лишняя головная боль для сотрудников. Вместо работы с цифрами — постоянные уточнения, бесконечные перепроверки и потерянное время. Мы помогли одной из компаний автоматизировать работу с черновиками с помощью доработки для «Скан-Архива». Теперь документы автоматически распознаются, получают нужный статус и сортируются по папкам. Все четко и прозрачно — без ручной работы и риска ошибиться. Результат — сокращение времени обработки почти в два раза, снижение количества ошибок и полная прозрачность в работе с документами. Если в вашей системе черновики все еще живут своей жизнью — это уже реальный риск. Пора наводить порядок.