Всем Привет! Сегодня хотим поговорить про тендеры, а именно подготовку предложений Event-агентствами. Для многих наших коллег - это больная тема, но и для заказчиков, как выяснилось тоже. Итак, дорогие Заказчики и Любимые клиенты, давайте разбираться. ПЕРВОЕ и самое важное - техническое задание. Это отдельное искусство, которым владеют не все. Чем точнее вы все напишите, тем лучше вас поймет агентство. Запросите бриф, который можете заполнить для агентства или сделайте подробное ТЗ о своем проекте. Опишите аудиторию, свои пожелания, какие задачи ставите, что хотите от мероприятия, что должно быть обязательно (а что нет), что нравится и не нравится. Дайте цифры по проекту. И укажите бюджет, ведь это даст понимание агентству в рамках каких средств готовить предложение по проекту. ВТОРОЕ и тоже не маловажное - лучшим дополнением к такому ТЗ является живое общение, когда агентство может почувствовать на эмоциональном уровне заказчика (его боль, страсть и т.д. из маркетинга термины)). Выделяйте время и общайтесь! Далее агентство получается исходные данные в полной мере и начинает творить, рожать, короче сильно напрягать свой творческий потенциал. И тут есть несколько вариантов развития, которые очень важно понимать заказчику. 1. Агентство творит, как не в себя. Зубные феи летают под потолком, ставим большие конструктивы, сумасшедший и красивый декор, сценография и прочее, прочее. А потом подписывается контракт и начинается детальная подготовка к проекту, где становится понятно, что половину идей невозможно реализовать из-за сложности площадки, ограниченности бюджета или это тупо становится неуместным. КАК ЭТО ПОНЯТЬ: задавайте вопросы, попросите план-схему расстановки мебели и декорационных элементов. Каким способом то или иное технологическое решение будет исполнено. Конечные ли это суммы. Художественные задумки просчитаны верно или несут дополнительные траты, не указанные в смете и даже не просчитанные. 2. Креатив ради креатива. Есть такие агентства, которые фантанируют нереально сочными идеями и фишками. Ну, кажется, что это будет просто "бомба, пушка и петарда". Но при детальной проработке сценарного плана и прописания концепции под задачи клиента, домик начинает рушиться на части. Одно не вяжется с другим. КАК ЭТОГО ИЗБЕЖАТЬ: Задавайте вопросы. Идея в поддержку чего? что даст нам эта фишка, она для чего? А Санта, спускающийся на санях с потолка - это про что? Может быть такое, что идеи развернутся по-другому и пойдут по реально гениальному сценарию. 3. Не паримся. Это отдельная каста агентств, которые не парятся с просчетами, идеями и деталями. Зачем узнавать у площадки что там у нее по меню и какие требования, мы же знаем среднюю рыночную стоимость. Вставим туда программу-конструктор из прошлых наших идей (солянка или винегрет, как мы это называем), упакуем в концепцию и, Вуа-ля, готовая идея, смета и презентация без сильных временных потерь. Это сплошь и рядом, и здесь, можно в оправдание агентств сказать следующее: они задолбались считать в пустую кучу проектов, тратя на это уйму времени. А каждый ивент - это дело полностью эксклюзивное. НО!!! Это неправильно для заказчика. Цените агентства, которые вам четко и подробно считают сметы, расписывая каждую деталь, указывая все размеры и параметры. Это уникумы. Значит, они реально кропотали над проектом, думали над самыми малыми мелочами и детально просчитали смету. Тоже самое в проработке концепции. РЕЗЮМЕ: Дайте агентству в живую защитить свои концепции. У многих у нас полная профессиональная деформация. Нам кажется, что мы все подробно расписали. И идею полностью разложили. А, нет. Не всегда в презентации можно передать эмоции, идеи и образы. Вы посмотрите на агентство, оно на вас. Увидите живую реакацию на свои вопросы, их настрой. Практически сразу же можно понять, сработаетесь вы с тем или иным агентством или нет. Закон Синергии никто не отменял!
1 год назад