11 подписчиков
📍Когда пора документировать процессы? Часть 2
На самом деле — чем раньше, тем лучше.
И здесь важно одно: не усложнять.
Идеальный момент для начала — не тогда, когда у вас появится красивый шаблон или регламент на 10 страниц.
А тогда, когда вы ловите себя на простых, но очень показательных мыслях:
— вы делаете одно и то же снова и снова
— каждый раз объясняете новому сотруднику одно и то же
— и всё чаще думаете: «почему я опять трачу на это время?»
Вот это и есть сигнал.
⸻
С чего начинать на самом деле
Не нужно сразу писать «официальный регламент».
Самый простой и рабочий вариант — проговорить процесс голосом.
Просто наговорите на диктофон, как вы это делаете:
что делаете первым шагом, что вторым, где чаще всего ошибаются, какой результат в итоге нужен.
Даже если вам кажется, что это примитивно — это уже систематизация.
Вы фиксируете правильный порядок действий и нужный результат.
И именно в этот момент вы впервые перестаёте быть узким местом в своём бизнесе.
⸻
Второй уровень — структурирование
Когда голосовая фиксация уже есть, наступает следующий этап.
Вы начинаете видеть повторяющиеся шаги и точки контроля, а не просто «рассказывать, как делаете».
На этом уровне не нужны сложные форматы. Достаточно:
• таблицы
• простой схемы
• майнд-карты
Важно зафиксировать:
• что запускает процесс (вход)
• какие шаги выполняются
• кто за что отвечает
• какой результат должен быть на выходе
И всё.
Это уже почти готовый регламент.
Без канцелярита, сложных формулировок и «красивых» документов.
Главное — чтобы человек, открыв файл, смог сделать без вас.
⸻
Третий уровень — когда процессы начинают жить
Дальше появляется визуализация и обучение.
Процессы выходят из головы и файлов и начинают работать в реальности компании:
• в CRM
• в инструкциях и чек-листах
• в onboarding-досках
• в системе обучения сотрудников
В этот момент бизнес становится предсказуемым.
Новый сотрудник понимает, что и как делать,
а руководитель перестаёт быть «живой вики», которая всё держит в голове.
⸻
Документирование — это зрелость бизнеса
Каждый зафиксированный процесс —
это шаг к свободе собственника
и управляемости компании.
Если хотите понять, с чего начать документировать процессы именно в вашей компании,
напишите мне слово «процессы» — подскажу точку старта и подходящие форматы.
#системная_компания
1 минута
15 января