2 подписчика
Как сохранять простоту в сложных процессах — опыт из практики
Чем больше задач и инструментов появляется в работе, тем чаще возникает соблазн всё усложнить: добавить ещё одну таблицу, интеграцию, правило или автоматизацию. Но за этим легко потерять главное — простоту и прозрачность.
Вот несколько принципов, которыми я руководствуюсь, чтобы даже самые запутанные процессы оставались максимально простыми и понятными:
1️⃣ Чёткая цель — минимальный набор инструментов
Перед запуском любого процесса я всегда задаю себе вопрос: “Для чего это делается?” Если задачу можно решить в Google Таблицах без дополнительных сервисов — делаю именно так. Избыток инструментов чаще мешает, чем помогает.
2️⃣ Визуализация и понятность
Если процесс сложно объяснить словами — рисую схему или делаю короткую инструкцию. Простая визуализация помогает быстро увидеть “узкие места” и понять, где всё усложнилось без причины.
3️⃣ Автоматизация — инструмент для ускорения, а не усложнения
Автоматизация отлично работает там, где она действительно экономит время и снижает количество ошибок. Но не стоит автоматизировать всё подряд — иногда простая ручная операция быстрее и гибче. Перед запуском автоматизации стоит спросить себя: “Реально ли она упростит жизнь мне и коллегам?” Если да — внедряйте, если нет — не бойтесь оставить процесс ручным.
4️⃣ Регулярный аудит процессов
Пару раз в месяц пересматриваю рабочие процессы: не только автоматизации, но и обычные ручные шаги. Задача — убедиться, что всё по-прежнему актуально, нет “мертвых” звеньев, лишних действий или ненужных правил. Такой аудит помогает поддерживать процессы в рабочем и простом состоянии.
5️⃣ Документация — только по делу
Вместо длинных инструкций — короткий регламент или простая майнд-карта. Главное — чтобы любой мог быстро понять, что и как делать. Обычно достаточно одной-двух страниц или небольшой схемы. Если объяснение занимает больше 5–10 минут, значит, его можно сделать ещё проще.
6️⃣ Не бояться переделывать
Если что-то работает слишком сложно — не жалею времени на переработку. Простота в работе экономит время и нервы всей команды.
7️⃣ Стандартизация процессов и создание форм
Ещё один способ упростить работу — стандартизация. Не тратьте время на постоянное “изобретение велосипеда”: для повторяющихся задач лучше создать готовую форму или шаблон (бланк согласования договора, форма передачи данных, шаблон письма и пр.).
Так сотрудник не будет гадать, как оформить отчёт, заявку или описание, и не будет тратить время на выдумывание структуры. Стандартизация экономит время, уменьшает количество ошибок и делает процессы предсказуемыми для всех.
Сложность в работе неизбежна, когда растёт бизнес или проект. Но важно не терять простоту: она помогает быстро обучать новых людей, не “ломать голову” над каждой задачей и экономить ресурсы на поддержке процессов. В большинстве случаев простой подход работает не хуже, а часто и лучше.
Больше полезного по теме — в моём Telegram-канале t.me/...fin
2 минуты
27 июня 2025