45 подписчиков

Как оптимизировать протокол, постановку задач после проведения рабочих совещаний

Друзья, начинаю рубрику ИИ для бизнеса. Я плотно использую ИИ и это реально помогает, упрощает многие процессы и даже помогает экономить на каких то сотрудниках. Начну с оптимизации процесса постановки задач после совещаний.

Рабочие совещания, планерки и любые другие собрания это работающий инструмент повышения эффективности компании. В рамках данного поста я не буду рассказывать о правильности его проведения, поделюсь лишь тем, как повысить эффективность через упрощение фиксации результатов собрания.

Как бывает на практике у многих: посовещались с коллегами пару часов, руки пожали и разошлись. Да, безусловно, о многом договорились, сроки какие то наметили, но устно, без протокола и выставления задач. Что говорит о том, что часть задач будет не сделана.

Знаю многих, у кого и CRM есть, но задачи не выставляют, потому что после совещания нужно же их описать в CRM, поставить сроки. На это нужно отдельное время. И вот этот этап и тормозит процесс постановки задачи. Мое правило железобетонно: Нет задачи со сроками — нет порядка в компании.

Итак, что можно сделать, чтобы процесс постановки задачи, получения протокола после 2 часового собрания занимал примерно 10 минут. Это все может сделать обычный ассистент.

1. В начале собрания (встречи и проч.) включить диктофон на запись. Если записывать на телефон, то 2-3 часовые записи выгружать долго. Лучше использовать диктофон с USB передачей.

2. После проведения собрания аудиозапись встречи нужно перевести в текст с разделением на спикеров. Сервисов транскрибации много, лучше использовать платные, так как качество текста выше (с точками с запятыми, с разделением на предложения). Мы используем этот сервис

3. На выходе после транскрибации получается немного сырой файл. Этот файл нужно загрузить в GPT с промтом “ Улучши текст, расставь знаки препинания”. Так как ИИ разные, то и оптимальный промт нужно подобрать самостоятельно, так как итоговый результат может быть разным. Я использую GPT 4.0 with Canvas, который уже обучен на мне и моей команде, и мои промты сейчас простые.

4. После первого прогона через ИИ нужно проверить полноту информации, так как иногда (в зависимости от промта и нейросети) ИИ может сократить текст. Если такое произошло, просто уберите слова “улучши текст" и добавьте "не изменяй объем” либо замените ИИ. В общем, промтом нужно экспериментировать.

5. Самый главный пункт: в ИИ задать промт “Во вложенном файле текст последнего совещания, на основании которого нужно сделать сводный отчет всех проблем, которые описаны, а также рекомендациями по всему файлу, который во вложении. Оформить списком с нумерациями, без отдельных заголовков, с выделением Проблем и рекомендаций”. Этот промт дает расширенное описание проблемы и рекомендации.

6. Можно в промт добавить слова “оформи в виде протокола собрания, если в тексте есть сроки задач, то впиши это в протокол” и в целом различные уточнения.

7. Итог: на руках у вас протокол, который вы просто можете скопировать в задачи CRM. Здесь пример протокола с реальной 2 часовой встречи.

8. Ранее писала, что мы используем только GPT OpenAI. В платной командной версии функционал шире. Я лично использую модуль GPT 4.0 with Canvas — быстрее, умнее, круче.

Весь процесс от обработки 2-3 часового аудио до получения на руки протокола (списка задач) занимает максимум 10 минут. Длительность зависит от ИИ. Если информация была полезна — просто нажмите Спасибо за пост! Это даст каналу новые функции!

Помогу выйти из операционки @LKalenteva

________

ТГ t.me/...pro

Все услуги lkalenteva.pro

Авторский курс “Открытие пекарни. Практическое руководство” lkalenteva.ru

3 минуты

23 октября 2024