2100 подписчиков
Шаблон для создания успешного проекта
Чтобы получить такие знания, люди тратят кучу денег и времени на курсы. Или бросают вызов нервной системе, учась на своих ошибках. Вы же узнаете все бесплатно и безболезненно, прочитав этот пост :)
Не стоит думать, что проект — это некий особенный продукт, который никогда не появится в «обычной жизни простого смертного». Они встречаются не только в работе/бизнесе. Что такое проект более подробно рассказывали в предыдущем посте.
Руководить проектом — настоящий кошмар, если вы не знаете, с чего начать. Но прямо сейчас мы разложим все по полочкам, опираясь на проверенные принципы PMBoK. Простыми словами и без лишнего занудства :)
Представьте, что вам нужно сделать ремонт в квартире. Если вы не хотите превратить его в «состояние души», сделайте это проектом. Для этого понадобится 5 ключевых принципов:
1. Инициация. Каждый проект начинается с идеи. Но ее нужно правильно оформить: определить цели (для чего?), задачи (как к этому прийти?), ресурсы (что для этого нужно?) и ответственных лиц (кто за что отвечает?). Коллективная ответственность = отсутствие ответственности.
В нашем примере с ремонтом это будет выглядеть примерно так: цель — обновить интерьер (обои, пол, мебель); задачи — снять старые покрытия, закупить материалы, вывезти старую мебель, поклеить обои и т.д.; ресурсы — бюджет на ремонт, контакты строительной бригады, список материалов; ответственные — вы/ваш партнер, прораб.
2. Планирование. Нужно четкое руководство к действию — задачи, сроки, бюджет, распределение обязанностей. Не забывайте про реалистичные ожидания/прогнозы, а также просчет возможных рисков. Без этого вы рискуете застрять уже на старте. Например:
До 31 октября: распределить средства на все этапы работ, найти бригаду.
До 14 ноября: вывезти мебель, снять старые покрытия, закупить материалы.
До 30 ноября: заменить обои и пол.
До 7 декабря: принять работу бригады, устранить недочеты, закупить мебель.
До 14 декабря: вымыть все комнаты, привезти и расставить новую мебель.
3. Исполнение. Когда работа началась, ваша задача — отслеживать прогресс, поддерживать мотивацию и оперативно решать возникающие проблемы. А они точно будут возникать, идеально не бывает :)
Например, кто-то из ремонтников не вышел на смену. Или не хватило обоев. Или в процессе пришлось заменить плинтус. Или бабуля-соседка звонит и жалуется, что в вашу квартиру ходят какие-то посторонние мужчины.
4. Контроль. Регулярно «сверяйте часы» — все ли идет по плану? Конечно, торчать в квартире от начала и до конца работ не надо, но хотя бы раз в неделю уточнять, укладываетесь ли вы в сроки придется. Это как управлять автомобилем: не держите руль — рискуете попасть в аварию.
Например, договоритесь с прорабом, чтобы он писал/звонил/скидывал фотоотчет о проделанной работе. Много времени и сил это не займет. Сняли обои, вывезли мусор, подготовили стену — дали знать.
5. Завершение. Когда все сделано, не спешите праздновать. Важно грамотно закрыть проект: подвести итоги, собрать обратную связь, сделать выводы, оформить документы. Это поможет уложить происходящее в голове и дать почву для анализа на будущее.
В нашем случае, сюда относятся принятие объекта у бригады, перевод денег за работу, сравнение с изначальной и фактической сметой.
Итог
Управление проектами — это не магия и не что-то далекое, а часть жизни любого современного человека. Здесь важна дисциплина, знание принципов и последовательные действия. Чтобы было проще держать все под контролем, для любых проектов лучше использовать систему ведения задач Zetep. Так вы сможете автоматизировать рутину, распределять задачи, следить за сроками и в целом навести порядок в рабочих процессах.
Грамотная организация — это уже половина успеха!
3 минуты
18 октября 2024