7 подписчиков
Как обычное зачисление в сад навеяло мысли об управленческом кризисе
В этом году мне довелось столкнуться с процессом зачисления сына в государственный детский сад.Это была типичная бюрократическая процедура с множеством нюансов,но один из них показался мне особенно показателен в контексте управления.
Итак,я подала заявление через портал госуслуг. (думала ускорить процесс. Спойлер - не вышло😁).Потом последовало приглашение на сверку документов, хотя их копии я уже загрузила онлайн.
На этом все не закончилось:мне пришлось снова подписывать бумаги — сначала электронно,а потом снова лично в саду.Мы также долго спорили с методистом по поводу СНИЛСа — система выдает его с рождения в электронном виде,но почему-то меня настоятельно просили его распечатать. . Хотя ни на портале госуслуг,ни в "Моих документах" такая функция не доступна. Продиктовать,вручную записать-не подходило.В конце концов, я преодолела все бюрократические препятствия,и сын был зачислен в сад.
Казалось бы, что еще могло пойти не так?
Мы с семьей вернулись из отпуска 27 августа.Новостей от сада не было. Ровно как и обещанного приглашения на родительское собрание.Но никакой информации не поступило,и времени оставалось мало — всего три рабочих дня до начала занятий.Как ответственный человек,я решила самостоятельно уточнить все вопросы: в какой корпус идти,когда нас ждут,что брать с собой.
По телефону дозвониться не удалось.
28 августа, в 9.30 утра я была у кабинета заведующей. Меня там встретили без особой радости.Заведующая была явно не в духе. В грубой манере она бросила мне:
«сядьте, не стойте!».
Я напряглась. Терпеть не могу хамства.Я сказала, что предпочту постоять.Задав резко обрывистые вопросы на тему ФИО ребенка,кто мы и откуда, она нашла папочку у себя в шкафу. Заглянув в нее, сказала:
"так вам в новый сад! ждите! позвонят!"
И со звуком захлопнула папку. Поясню - прям рядом с моим домом открывался новый садик.
Я уточнила, кто позвонит, когда?Мне нужно запланировать в расписании собрание. Еще очень тактично сказала заведующей,что не нужно разговаривать в таком тоне.Отвечать нужно нормально, ровно как и я задаю вопросы. У нас не произошла стычка, но в воздухе витало напряжение.
Она взорвалась.
"Вы понимаете, мне не дают работать! целый день люди приходят и приходят!спрашивают и спрашивают!Вот за вами видите стоят уже!Невозможно работать!".
Здесь возникает важный вопрос: что пошло не так? В первую очередь,сама манера общения. Заведующая, как менеджер, является лицом учреждения и задает тон всему коллективу.Ее задача — не только управлять процессами, но и обеспечивать благоприятную атмосферу для всех участников — будь то сотрудники или родители.
Теперь давайте посмотрим на ситуацию с другой стороны.Я понимаю, что конец августа для заведующих д/с — это горячая пора. Новый корпус, новые задачи, открытие сада к началу уч.года.Объем работы был, вероятно, огромен, и на заведующую могла обрушиться лавина вопросов от родителей.
Но что можно было сделать иначе?
Оперативное информирование.У заведующей были все контакты родителей, включая электронные почты. Достаточно было рассылки с краткой информацией о сроках, процессах и ожиданиях — это бы сразу сняло часть вопросов.
Визуальные объявления. Простое объявление на входе в сад или на информационных стендах могло предупредить родителей о том, что новый сад сдан, позвонят позже, дата собрания:Х.
Персонализированный подход. Методист или другой сотрудник мог обзвонить родителей, уточнив все необходимые моменты.
В итоге ситуация могла быть решена проще и эффективнее,если бы управление коммуникациями было организовано более структурировано.В нашем случае ситуация возникла не из-за объема работы,а из-за отсутствия своевременного информирования и перегруженности руководителя рутинными задачами.
Что в заключение сказать? Иногда все, что требуется от руководителя — это немного больше внимания к деталям в вопросах коммуникации и делегирование части задач, чтобы избежать перегрузки.Э ффективное управление процессами и коммуникациями позволяет сохранить и улучшить репутацию как учреждения, так и руководителя.
3 минуты
10 октября 2024