30 подписчиков
Снова про системы (Из практики)
У нас была дикая и бесячая проблема «внезапной — срочной — о боже мой» оценки и сценарного анализа изменения бюджетов. К нам регулярно, но совершенно рандомно (во времени и пространстве) прибегал внутренний заказчик с запросами «надо ещё вчера пересчитать распределение бюджета, как это повлияет на договорённости с партнёрами и какой эффект возымеет на продажи».
Такие итерации происходили совершенно бессистемно, выбивали толпу людей из рабочего ритма и несчадно жрали ресурсы. Если просто, то все бросали все дела и до ночи считали цифры… а через два дня к нам приходили с новым запросом, но по другому продукту, и все по новой. Короче, жесть.
Посмотрев на это несколько раз и выслушав от команды всё, что она об этом думает,мы с коллегой сделали следующее:
1. Изучили причину запросов и их срочности. Как выяснилось, нужно это было для точного прогнозирования (то есть работа не "в стол"), но делать это надо было раз в месяц к определённому числу, когда финансы собирают всё воедино. То есть у заказчика, по какой - т опричине не было четкого ответа на вопросы "зачем" и "когда".
2. Поняв это, мы сели и нарисовали (в виде блок-схем) процесс, кто когда у кого и как запрашивает информацию. Важно, что мы чётко прописали временные сроки, когда запрос делать и сколько времени дается на каждое действие каждому участнику. Из важного, мы четко прописали, что вне этих временных окон с запросом даже не приходите. Ибо он никак на бизнес не влияет
3. После этого мы собрали всех причастных и обучили процессу. Были просто возмущённые (как так, раньше было так, а сейчас вот), а были люди с валидными комментариями, которые мы вставили в процесс. Важно было показать плюшки от внедрения процесса. Не только нам стало хорошо, но и заказчик получает полную, продуманную информацию к тем срокам, когда реально нужно.
По итогу из дикого хаоса, который поедал десятки человеко-часов каждый месяц, мы выстроили простой, цикличный процесс, который стал выполняться двумя-тремя людьми за два часа раз в месяц. И самое классное, что даже после того, как мы сменили роли, процесс продолжил жить, и народ не откатился к прошлому режиму свободного плавания.
1 минута
23 августа 2024