33 подписчика
Почему точечная оценка времени задач не работает?
В управлении проектами мы стремимся к предсказуемости, пытаясь точно определить сроки выполнения задач. К сожалению, реальность вносит свои коррективы. Возникают непредвиденные задержки, задачи занимают больше времени, чем планировалось, и проекты срываются. Почему так происходит? Ответ – вариабельность.
Вариабельность – это неизбежное свойство любого процесса, будь то производство товаров или выполнение задач в проекте. Она проявляется в том, что длительность операций колеблется, и предсказать ее точно невозможно.
Традиционный подход к оценке задач – это назначение одной точки на временной шкале. Мы спрашиваем исполнителя: «Сколько времени займет эта задача?» и получаем в ответ одно число. В этом подходе скрыто опасное допущение – что мы можем точно предсказать, сколько займет задача. На деле же длительность выполнения задачи – это не точка, а вероятностное распределение, смещенное влево и имеющее длинный хвост справа.
Что это значит?
- Задача никогда не будет выполнена за ноль времени (есть минимальный срок, меньше которого она просто не может быть сделана).
- Существует высокая вероятность того, что задача займет больше времени, чем мы запланировали (из-за непредвиденных задержек).
- Мы не можем точно сказать, сколько времени займет задача.
Точечная оценка заставляет нас игнорировать вариабельность, что приводит к целому ряду проблем:
- Завышенные оценки. Исполнители, зная о возможных задержках, склонны закладывать в оценку “страховочное” время.
- Синдром студента. Зная, что в оценке есть запас, исполнители откладывают выполнение задачи на последний момент.
- Непредвиденные задержки съедают резерв времени и проект срывается.
Решение – оценка задач по двум точкам:
- Минимальная оценка – прогнозируемое время, за которое задача может быть выполнена при самом оптимистичном сценарии. Это время, в котором не должно быть никакой подстраховки. Из-за того, что в человеческой памяти обычно остаётся самое часто встречающееся значение, специалисты склонны из всего распределения вероятности называть моду, а это примерно 20% шанса попасть в эту оценку.
- Максимальная оценка – время, за которое задача будет выполнена почти наверняка (например, 85%). Эта оценка учитывает длинный “хвост” распределения вероятности. В неё должны быть включено всё, что может пойти не так, весь субъективный опыт выполнения подобных задач за самое длительное время.
Такой подход позволяет:
- Увидеть реальную картину вариабельности. Разница между минимальной и максимальной оценкой – это и есть “страховочное время”.
- Построить реалистичный график. Цепочка задач выстраивается по минимальным срокам, а “страховочное время” уходит в буфер в конце проекта.
- Управлять неопределённостью. Работа с буфером позволяет видеть влияние задержек по задачам на ход проекта и понимать нужно ли предпринимать какие-либо корректирующие действия.
- Устранить “синдром студента”. Цепочка задач организованная по минимальным оценкам предрасполагает к эстафетной культуре работы, когда нужно выложится на короткой дистанции и как можно скорее передать задачу на следующий этап.
- Сфокусировать внимание на решение непредвиденных ситуаций, вместо того, чтобы расходовать его на мелочи.
В итоге мы получаем более точное расписание не разрушающееся от малейшего дуновения неопределённости.
---
2 минуты
30 июля 2024