308 подписчиков
Документооборот в электронном виде.
Документы и задачи к ним, как единая универсальная форма записи.
В продолжение темы универсального подхода надо рассмотреть вариант учета выше перечисленных документов в электронном документообороте.
Это есть во многих программах, как платных, так и бесплатных: Битрикс24, 1C ERP, Docvision, Directum RX, Тезис и т.д.
Такой функционал часто добавляют и в разные CRM системы.
Хорошо под эти функции годятся и разные трекеры задач, например Yougile, Redmine.
Можно реализовать это во всяких новомодных BPM системах, типа ELMA, Первая форма, BPMсофт
В JDX это было реализовано так:
Виды документов
Документы (подчиненные формы: связи документов, копии документов, оценка рисков).
Задачи
Быстрый просмотр задач и документов на форме "Документооборот", включая просмотра реестра документов по подразделениям.
Системные уведомления о задачах.
Прикрепляемые файлы.
Отдельная форма для работы с несоответствиями и рисками - Отчеты КД.
В форме Документы можно сохранять разные виды документов, каждому виду присваивается своя нумерация и кодификация, которая настраивается администратором в форме "Виды документов".
К документам назначаются задачи трех типов: ознакомление, согласование и исполнение.
После согласования документ можно утвердить.
Документ можно отменить другим документом через форму связи.
Основные части документа может редактировать только сотрудник, ответственный за данный документ. Это может быть либо создатель документа в системе, либо отдельный ответственный сотрудник - получатель документа в системе.
К каждому документу можно прикрепить неограниченное число файлов. Описание документа не ограниченно по объему текста.
Все изменения документа, сделанные ответственными сотрудниками, записываются в отдельную форму «Изменения».
Для назначения задач не надо открывать отдельную форму, все задачи назначаются во вкладке «Назначение задач», редактируются во вкладке «Задачи». Для ускорения работы есть возможность назначить однотипные задачи сразу группе сотрудников, например задачу ознакомления с приказом.
Блок «Связи и статус» документа необходим для установления взаимосвязи документов. Связь у документов бывает 3 видов: связан с документом, отменяет документ, заменяет документ. При добавлении нового документа можно добавить какие документы он заменяет, и автоматически у старых документов будет изменен статус.
Кроме того есть контроль актуальности документа по периодам. После проверки актуальности необходимо нажать кнопку "Проверено", тогда встанет дата актуализации (текущая дата).
Периодичность актуализации зависит от настроек. Для просмотра документов, требующих актуализации есть отдельная вкладка на форме "Документооборот".
У каждого документа можно просматривать кому были выданы копии документа. Каждая копия нумеруется по порядку (1,2 3 ...). При изъятии копии помечают.
Эту часть вы можете посмотреть в демо JDX, ссылку на которое я выкладывал на канале.
Для реализации полностью универсального документооборота планирую сделать доработки:
1) Добавление дополнительных полей, настраиваемых администратором для каждого вида документа;
2) Формирование документов для печати по произвольным шаблонам;
3) Назначение задач в соответствии с настраиваемыми шаблонами, возможно в режиме последовательных действий, то есть можно будет планировать порядок выполнения задач.
Такая система документооборота удобна не только для лаборатории, но может использоваться и в других сферах деятельности, поскольку является универсальной.
#СМК #JDX #процессы #handmade #готовим_сами #LIMS #Обзор #ЛИМС
2 минуты
2 июля 2024