20 подписчиков
В поисках интересностей в профессиональных блогах набрела на статью с советами по согласованию требований How to Get Meaningful Sign-Off on Requirements? От названия я немного заскучала и хотела пройти мимо, но советы оказались дельными и мне есть чем дополнить.
1. Относитесь к согласованию как к заключению соглашения о возможностях решения и его месте в процессах заинтересованных сторон.
Самая первая задача в моей карьере была про подготовку огромного документа с названием Описание программного обеспечения, который был увесистой частью комплекта документации по ГОСТ 34. Согласование выглядело как спортивный и азартный процесс хождения по кабинетам с бумажным документом. Учесть комментарий, означало найти надпись карандашом на странице документа, внести изменение, перепечатать все (разбивка на страницы ведь тоже съехала при этом) и снова нести документ куда-то. Мне тогда казалось, что на это ушла вечность, на самом деле эта вечность длилась около полугода. Помню, что на финальном этапе мы все так замучились, что я ходила только с титульным листом от документа и просила каждого подписанта оставить на нем свой росчерк, какой документ я к этому приложу было на моей совести.
Процесс подписания за 20 лет изменился, а вот элемент полного доверия со стороны подписантов остался. Если по процессу требуется подпись под документом, то подписанты вынуждены смириться, что чего-то могли в тексте не понять или пропустить, и в итоге им придется рассчитывать исключительно на совесть и порядочность исполнителя. Они будут долго и придирчиво оставлять комментарии, пока либо не устанут, либо не решат вам доверять. Много ли так можно узнать об их ожиданиях от решения? Не нужно ли сразу заняться вопросами доверия? Альтернативный подход в паре пунктов ниже.
2. По возможности поэтапно согласовывайте материалы разного уровня: общую концепцию, границы изменений или конкретные варианты использования и т.п.
Работа над поиском и проектированием решения имеет свою этапность. Чаще всего я двигаюсь от общего к частному и на каждом шаге стараюсь получать обратную связь и договариваться с заинтересованными. Например, как только появляется представление о границах решения — можно обсудить и согласовать общее понимание этих границ. Так можно начать управлять ожиданиями стейкхолдеров, чтобы на этапе детального описания не столкнуться с завышенными ожиданиями. Кроме того, уход в детализацию при ошибках на концептуальном уровне — это гарантия будущих переделок, заплаток и изменений в последнюю секунду перед ПРОМ.
3. Адаптируйте материалы под аудиторию. Чтобы прийти к соглашению, может понадобиться объяснить наглядно.
Далеко не все заинтересованные стороны готовы прочитывать детальные требования. В своих недавних задачах я стала использовать любые наглядные материалы, которые могут помочь донести детальную информацию — интерактивные доски со стикерами, презентации, прототипы. Приходится потратить дополнительное время, но это как правило дешевле для команды, чем изменения «по живому» за день до внедрения или еще спринт после него.
Здесь я напомню о том, с чего начинала, - полезно держать фокус на общем понимании и соглашении о возможностях решения, если для этого нужно уместить ваши варианты использования на доску со стикерами, то почему бы и нет? Если подпись на документе тоже нужна, то вам проще будет ее получить после такого соглашения💁♀️
2 минуты
10 декабря 2023