50 подписчиков
Завершим наш разбор способов по коммуникациям в команде.
☑️Четко определяйте периметры ответственности
Каждый сотрудник должен понимать, за какие задачи он несет ответственность, какую роль выполняет. Иногда на этой почве возникает конфликт: сотрудники пытаются перекладывать свои обязанности друг на друга.
Такие проблемы можно решить с помощью матрицы RACI. Это способ визуализировать работу сотрудников и распределить их обязанности. Когда обязанности четко обозначены, перекладывать задачи на коллег не получится.
Матрица — это таблица. В ней указывают все этапы работ по проекту, записывают сотрудников, которые будут над ним работать. Напротив каждого сотрудника проставляют одну из ролей на проекте:
● R — исполнитель, их может быть несколько.
● A — управляет проектом.
● C — эксперт, консультирует исполнителя.
● I — человек, которого нужно информировать о результатах, часто это исполнитель на следующем этапе работы.
Например, вот так с помощью матрицы можно распределить роли сотрудников в процессе.
☑️Создайте удобную систему чатов
В мессенджерах бывает сложно найти информацию. Рабочие чаты перемешаны с пабликами, новостными каналами, переписками с друзьями. Искать нужную информацию или документы приходится долго. Из-за этого могут возникнуть сложности: сотрудники теряют время на скроллинг чатов, процессы встают, продуктивность команды снижается.
Залог эффективного общения — удобная система чатов, в которых легко искать нужную информацию. На самом деле, чем проще структура чатов, тем лучше. Создайте чаты для каждого проекта и организационного действия. Например, для команды PR система может выглядеть так:
● Главный чат — организационные вопросы.
● Авторы — чат для команды копирайтеров.
● Маркетологи — чат для команды маркетологов.
● Отчеты — маркетинговые исследования и отчеты.
● Рекламный бюджет — фиксируем расходы на рекламу.
● Аналитика — цифры из CRM-систем, Яндекс Метрики, Google Аналитики.
● Онбординг — инструкции, чек-листы.
● Зарплата — расчет зарплат, выплаты.
☑️Используйте подходящий формат общения
Формат взаимодействия зависит от цели: какой результат хотите получить.
● Если нужно собрать идеи и придумать несколько новых гипотез по улучшению воронки продаж, подходит брейншторм. Устройте совещание, запишите все идеи команды.
● Если хотите показать, как пользоваться , например, CRM-системой, запишите видеоинструкцию или устройте сессию в Zoom.
● Для корпоративных развлечений используйте треды. Сотрудники смогут участвовать в играх, не засоряя рабочий чат.
● Чтобы поставить задачу, составьте техническое задание в Google Docs. Отправьте документ в личный или групповой чат.
☑️Введите правило сбора обратной связи
Приучите сотрудников оставлять фидбек после встречи или созвона. Создайте отдельный чат, в котором команда будет обсуждать каждое собрание. Введите правило фиксировать 3 важных момента:
● что полезного узнал сотрудник;
● какие дальнейшие планы по проекту у команды;
● какие у сотрудника первоочередные задачи на проекте.
Так команда лучше запомнит информацию и будет понимать, какие дополнительные задания появляются.
☑️Используйте корпоративный мессенджер
Чтобы достичь эффективности в работе внутри команды, нужно сделать ее взаимодействие прозрачным. Используйте корпоративный мессенджер, чтобы:
1.Планировать работу. В чатах команд удобно вести планы на день. Каждый член команды пишет свои планы. Сотрудники видят, когда коллегу лучше не беспокоить. Например, с 10:00 до 11:00 он на созвоне.
2.Сделать информацию доступной. В корпоративном мессенджере можно создать базу знаний, сделать отдельный чат с документами и шаблонами. Так вся информация будет в свободном доступе.
3.Обозначить структуру компании. Карточки сотрудников, где указана должность каждого пользователя. Это помогает лучше ориентироваться в оргструктуре компании.
Что из сегодняшних способов с собой возьмете? Как вы выстраиваете коммуникации в команде, делитесь своими в комментариях 🙌🏼
3 минуты
1 декабря 2023