12 подписчиков
📑Нужно ли вычитывать документы?
Когда самое время?
На протяжении двух недель мы много говорили о «высоком»: о клиентах, о продажах, об отношениях.
Сейчас предлагаю сугубо прикладную тему, касающуюся работы с документами.
Вообще, тема письменных коммуникаций очень обширная, практически неисчерпаемая, но крайне важная для нас, если мы хотим развиваться как профессионалы.
Если вы хотите получить действительно качественный документ, то рекомендую прием обязательной вычитки документа!
Да, все знаю и понимаю! 🤯
Да, после часов работы над документом, когда нам кажется, что он уже закончен и в нашем ежедневнике поставлена галочка «Выполнено», нужно снова возвращаться к этому документу.
Кто вычитывает документы - знает, кто этого не делает, поверьте на слово (лучше попробуйте), этого не хочется делать от слова «НИКОГДА»!
Иногда делают формально, сразу же после написания, но эффективность такой вычитки крайне низкая.
Итак, вы закончили документ. Когда его вычитывать?
В идеальных условиях хотя бы через 2-3 дня, поскольку документ, его структура и аргументации должны быть стерты из вашей оперативной памяти. В противном случае вы будете частично «читать» документ из памяти, а не с листа бумаги.
Что дает такая отложенная вычитка документа? Достоинств у данного приема достаточно:
✔️Устранение орфографических и пунктуационных ошибок – согласитесь, очень неприятно, когда вам указывают на такие ошибки, особенно клиенты;
✔️Корректировка аргументации и структуры документа – помните, что документа уже нет в вашей оперативной памяти, а значит, нет и того мысленного образа документа, который казался вам идеальным); вы увидите большую часть огрехов, захотите изменить формулировки, поменять местами тезисы и аргументы;
✔️Правка или изменение позиции – у меня бывали случаи, когда после такой вычитки я видел недостатки в позиции или приходили совершенно новые идеи (да, это приводит к тому, что нужно еще работать, но результат в итоге просто отличный)!
И я все понимаю, все мы очень заняты, у нас много работы и вычитывать документы некогда!
Однако наши документы, это фактически основной из немногих овеществленный результат нашей работы. Его качество, особенно в содержательной части, характеризует нас как профессионалов.
Качественные, содержательные и опрятные документы, в том числе, позволяют обосновывать стоимость нашей работы или услуги!
Считаю, что вычитку необходимо вводить обязательно. Это вопрос дисциплины или самодисциплины и планирования.
Конечно, бывает, когда вы находитесь в цейтноте и у вас просто нет этих 2-3 дней. ➡️Здесь моя рекомендация сводится к тому, что давайте читать документ коллегам (по работе, по фирме, хорошим знакомым). Если коллег нет в зоне доступа, попросите просто кого-то из семьи, друзей, знакомых. Да, они не поправят вам документ юридически, но помогут почистить стилистические, орфографические и пунктуационные ошибки!
✒️Всем легкого пера и отличного воскресенья! 🙂
2 минуты
26 ноября 2023